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Conforme dados da Firjan (2021), 1 a cada 3 municípios brasileiros não gera receita suficiente para sustentar a própria burocracia. E, segundo levantamento do BID (2021), 44% dos brasileiros não conhecem ou nunca usaram algum serviço digital da sua cidade. Estatísticas que comprovam a urgência de dar eficiência à gestão pública municipal brasileira, qualificar o atendimento aos cidadãos e aumentar a arrecadação sem mexer em impostos.  E tem, ainda, o novo SIAFIC – Sistema Único e Integrado de Execução Orçamentária, Administração Financeira e Controle (Decreto nº 10.540/2020), em vigor desde o dia 01/01/2023, que trará mais transparência. 

Mas existem bons exemplos de cidades antenadas nas novas tecnologias e nos seus benefícios à sociedade. É o caso de São José (SC), município de 253,7 mil habitantes da Grande Florianópolis que está se modernizando com soluções inovadoras cloud computing IPM. A seguir, apresentamos a Necessidade, o Desafio, a Solução e os Benefícios deste case de sucesso. Confira:

Necessidade

Até setembro de 2022, a administração municipal de São José (SC) trabalhava com dezenas de fontes de dados diferentes, o que impossibilitava cruzar informações e gerar estatísticas fidedignas com agilidade. Por outro lado, desejava uma gestão eficiente, econômica e transparente. Então, como fazer para ser mais assertiva, tendo decisões baseadas em dados? Como cumprir as determinações do SIAFIC?

A resposta: acelerando e ampliando o seu processo de modernização digital com o melhor da tecnologia atual, para obter agilidade e maior confiabilidade dos dados e, ainda, reduzir a carga de trabalho sobre os Servidores públicos.

Então, após realizar a licitação pública para implantar o Programa São José Digital, a Prefeitura assinou contrato com a IPM Sistemas, empresa com mais de 26 anos e pioneira em cloud computing e SaaS para gestão pública. Além de desenvolver tecnologia 100% em nuvem (sem emuladores) desde 2012, seu software Atende.Net cumpre os requisitos do novo SIAFIC.

“O novo software irá diminuir o fluxo de papel, possibilitando a tramitação de documentos no formato digital, economia de gastos com transporte e guarda de processos. Também irá facilitar e agilizar a rastreabilidade de documentos, oferecendo maior segurança, confiabilidade e integridade da informação”, comemorou o prefeito, Orvino Coelho de Ávila, durante anúncio da nova tecnologia de gestão da prefeitura.

Desafio

O desafio da IPM era migrar e configurar os 76 bancos de dados diferentes e 8 sistemas da Prefeitura e de mais 12 entidades (fundos e fundações) para o seu sistema de cadastro único de dados Atende.Net, gerando o mínimo impacto possível. Conforme explica o Gerente de Projetos IPM, Antônio José Begnini, a empresa trabalha com softwares cloud computing para gestão pública municipal há uma década, tendo sólida experiência em processos de alto grau de complexidade. 

“Em cada migração, fazemos uma preparação detalhada, com análise de dados, reuniões preliminares, levantamentos de requisitos, bem como mantemos total transparência com o cliente sobre como será executada a migração. No município de São José, bem como em todos os nossos clientes, respeitamos e executamos todas essas etapas com o objetivo de causar o menor impacto possível nas operações diárias dos usuários e dos cidadãos”, salienta. “Contribuiu para o sucesso deste caso, há de se ressaltar, o comprometimento e profissionalismo de toda a equipe de Servidores do município, em especial a do setor de Tecnologia e Informação”, completa Begnini.

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Solução

A primeira ação da IPM foi realizar um estudo detalhado dos dados administrativos de São José, elaborando o Fluxo da Implantação, dividido em 7 fases (veja mais abaixo). Para este caso específico, devido à complexidade do trabalho diante da quantidade de bancos de dados a serem migrados, a IPM escalou 40 consultores técnicos.

Com o planejamento executado à risca, a implantação do Atende.Net na Prefeitura de São José ocorreu em tempo recorde para uma cidade desse porte: apenas 8 dias – de 02 a 09/09/2022. 

Ao mesmo tempo, foram treinados os Servidores para o bom uso da nova ferramenta de gestão pública municipal. Tudo com o mínimo impacto possível. Por exemplo, o serviço de emissão de Notas Fiscais seguiu normalmente, com emissão superior a 560 mil NFs no município no mês de novembro, com uma média superior a 18 mil/dia.

“O processo de implantação da NFe da IPM permite que seja feita a migração sem a necessidade de interrupção do serviço ao prestador emissor de NFe”, explica o Gerente de Projetos IPM, Antônio José Begnini.

O diretor de Tecnologia da Prefeitura de São José, Fernando Cerutti, destaca que muitas novidades ainda serão implementadas ao longo do processo de modernização digital, e está entusiasmado e certo do sucesso da solução a partir das melhorias disponibilizadas pelas funcionalidades já em operação.

“Notamos grandes vantagens e progressos que o sistema IPM está trazendo, com vários procedimentos que antes não estavam ao nosso dispor. É claro que há um pouco de ansiedade, porque somos a 5ª maior arrecadação do estado de Santa Catarina, gerando um alto nível de transações. Entretanto, conseguimos prever uma melhoria significativa, com maior eficácia e segurança nas operações e na proteção de dados sensíveis e pessoais, como exige a nova Lei Geral de Proteção de Dados”, destaca o diretor de Tecnologia da Prefeitura de São José, Fernando Cerutti.

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Entenda como a IPM realiza os processos de migração:

• ETAPA 1) A primeira ação foi reunir a equipe do Centro de Tecnologia IPM com o responsável pelo projeto de Governo Digital da Prefeitura de São José, para definição dos Coordenadores e Acessos. Ou seja, estipular quem seriam os responsáveis técnicos em cada área (RH, Fiscal, Contabilidade, etc.) da Prefeitura.
• ETAPA 2) Em seguida, foi realizado o Levantamento/Diagnóstico junto a esses responsáveis técnicos, de forma que a realidade dos Servidores josefenses e sua metodologia fossem levadas para o Atende.Net, mantendo suas características habituais de trabalho.
• ETAPA 3) Depois disso, foi realizada a Análise de Infraestrutura de rede e internet do cliente, sendo listadas as recomendações e boas práticas para o funcionamento dos sistemas. Foram analisados indicadores e descritas as necessidade para o Data Center. A partir disso, foi criada toda a infraestrutura, bem como o processo de replicação das bases de dados para o data center da Prefeitura Municipal de São José (SC).
• ETAPA 4) Na quarta etapa, dois processos foram realizados de forma concomitante: a) Migração/Configuração, envolvendo a equipe técnica especializada composta por analistas experientes IPM, que iniciaram o processo de configuração e migração da base de dados do cliente; b) Treinamento de Usuários, com a equipe IPM demonstrando e treinando os Servidores para a correta operação do Atende.Net.
• ETAPA 5) Com a migração realizada, foi iniciado o processo de Homologação, com a equipe IPM revisando e confirmando se todos os processos e pré-requisitos foram cumpridos, fazendo os ajustes e customizações necessárias.
• ETAPA 6) Em seguida, a equipe IPM iniciou a Revisão Técnica, para conferência das migrações e configurações junto aos responsáveis técnicos de cada área, de forma a assegurar a qualidade do processo de entrega.
• ETAPA 7) Na última fase, após concluída a migração e a implantação, passa a atuar o time de Sucesso do Cliente (customer success e customer experience). Esses profissionais acompanham o cliente com reuniões sistemáticas pré-agendadas para aumentar a usabilidade e sanar dúvidas. 

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Benefícios

A implantação da tecnologia cloud computing para gestão pública Atende.Net IPM está resultando em inúmeras vantagens para a administração municipal de São José. A principal delas é que, agora, todos os dados estão em um cadastro único, o que:

• Elimina a duplicidade de informações, como a existência de vários cadastros para um mesmo CPF/CNPJ;
• Confere agilidade e assertividade à gestão, com tomada de decisões baseadas em dados atualizados em tempo real;
• Segurança de dados, com todas as informações salvas em nuvem e seguindo as normas da LGPD, além de oferecer rastreabilidade de documentos;
• Aumento da arrecadação sem mexer em impostos, devido ao maior controle das informações financeiras e à economia de gastos com papel, impressões e correios;
• Maior transparência, com prestações de contas publicadas automaticamente no novo Portal da Transparência; 
• Redução da burocracia com implantação de processos digitais e oferta de diversos serviços on-line para autoatendimento da população.

Agora, de forma simples e prática, gestores e equipe administrativa josefense têm acesso às informações 24h, todos os dias, bastando ter um computador, tablet ou celular com acesso à Internet. Isso permite cruzar dados e gerar indicadores e/ou gráficos consolidados e atualizados em tempo real, bem como assinar documentos digitalmente.

Confira mais alguns benefícios da tecnologia IPM:

• Sistema único de ponta a ponta;
• Dados da gestão pública municipal salvos em data center próprio e exclusivo IPM;
• Redução de custos com melhor tecnologia e sem emuladores;
• Sustentabilidade com o governo verdadeiramente digital;
• Aproveitamento de dados para uma gestão mais eficiente e inteligente;
• Processos nativos web e com fluxo digital (workflow);
• Aumento da arrecadação e retorno de impostos, devido ao maior controle dos dados;
• Tecnologia adequada ao novo Siafic (Decreto 10.540/2020);
• Acesso mobile aos munícipes (por iOS, MacOS, Linux, Windows ou Android), que podem tratar seus assuntos com a prefeitura de forma on-line (sem deslocamentos e filas), como: solicitação de alvarás, pagamento de tributos, ouvidoria, emissão de NFS-e e muito mais.

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