Governo Digital: Módulo Memorando simplifica a comunicação pública
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Não são apenas as redes sociais que buscam constantemente novas soluções para melhorar a comunicação entre seus usuários. As entidades públicas também estão implementando ferramentas inovadoras para facilitar e agilizar o fluxo de informações entre Servidores, gestores e cidadãos. Um bom exemplo disso é o novo Módulo Memorando, lançado pela IPM Sistemas para tornar a comunicação pública mais ágil, proativa e eficiente.

O módulo Memorando funciona em conjunto com os demais módulos do Sistema Atende.Net, o que propiciará às Prefeituras e outras entidades públicas o funcionamento 100% digital, em rotinas como empenhamentos, liquidações, pagamentos, compras, folha de pagamento, comunicações internas, interações com os contribuintes, escritórios contábeis, imobiliárias, etc, tudo pela Internet a partir de login único.

Há anos o sistema Atende.Net oferece funcionalidades digitais para facilitar a comunicação entre órgãos internos da própria entidade pública ou com destinatários externos. Entretanto, novas funcionalidades foram agregadas neste início de 2022 com o lançamento do novo Módulo Memorando.

A nova solução permite criar, enviar e gerir memorandos, ofícios e qualquer tipo de comunicação, de uma forma muito mais dinâmica e simples, facilitando ainda mais a realização de toda e qualquer comunicação que o Município precise fazer. E com economia de papel, tempo e dinheiro.

Vantagens oferecidas pelo Módulo Memorando IPM:

  • Comunicação Ágil: a comunicação digital é movimentada de forma mais rápida do que via papel impresso, além de dispensar a logística de entrega e recebimento de documentos entre os órgãos municipais, e de garantir mais segurança, pois elimina o risco de extravios e esquecimentos. Também possibilita a assinatura digital dos documentos, facilitando a comunicação e gerando economia de tempo.
  • Solução de Problemas: se a comunicação é ágil e rápida, os problemas são resolvidos com efetividade. Além disso, é possível acompanhar cada demanda de forma separada, aumentando o controle e gerenciamento das informações.
  • Governo Mais Digital: a adoção de uma comunicação digital proporciona grande economia de papel e reduz a burocracia das comunicações, uma vez que não existem intermediários entre o remetente e o(s) destinatário(s).

sistema Módulo Memorando IPM para gestão pública municipal

Ferramenta da IPM reproduz a usabilidade de um e-mail

Desenvolvido com foco em usabilidade e intuitividade, o Módulo Memorando trabalha de forma semelhante a um e-mail. Ou seja, dentro do Atende.Net, foi criada uma caixa onde são gerenciadas todas as comunicações, que podem ser organizadas como demandas abertas, arquivadas ou favoritadas, por exemplo.

“Nosso objetivo é ampliar e facilitar a comunicação pública municipal. Por isso, o Módulo Memorando prima pela facilidade e usabilidade de um correio eletrônico, porém, mantendo uma linha do tempo que fica registrada no sistema Atende.Net. Isso permite que o gestor público veja, rapidamente, quem leu, o que não foi lido e as pendências, facilitando as buscas e análises de cada comunicação realizada”, explica a coordenadora de Desenvolvimento de Governo Digital da IPM Sistemas, Kananda Mayer.

Essa solução completa agiliza e facilita o encaminhamento das comunicações oficiais municipais. Conforme salienta Kananda, quando a pessoa/entidade notificada responde a esse e-mail enviado pela municipalidade, pode anexar os documentos que forem necessários.

Do outro lado, dentro do Atende.Net, na Prefeitura, esse e-mail resposta torna-se uma movimentação do memorando, sendo registrado como etapa cumprida no sistema. Tudo isso dá agilidade e segurança aos trâmites oficiais, sem gastos de papel nem risco de extravios de documentos.

Confira um resumo das funcionalidades do novo sistema de Memorando da IPM Sistemas:

  • Elimina o uso de papel e os gastos com impressões e logística de entrega, bem como de extravios de documentos;
  • Disponibiliza as funcionalidades Memorando, Ofício, Circular e Comunicado, podendo o cliente cadastrar novos tipos de comunicados;
  • Gerencia todas as comunicações (Memorando, Ofício, Circular, Comunicado, etc) referentes aos centros de custo dos quais o usuário logado é integrante usando uma caixa postal virtual única, que contém as abas Entrada, Saída, Arquivados, Favoritos, Rascunho, tal qual um e-mail comum/padrão, inclusive com a opção de imprimir todas as movimentações do memorando selecionado;
  • Permite incluir assinatura eletrônica em todas as movimentações, sendo que o próprio sistema Atende.Net emite a Assinatura Avançada sem custo adicional ao cliente;
  • Cria uma “linha do tempo” para cada comunicado, facilitando a visualização de todas as fases realizadas e/ou pendências;
  • Oferece opções de filtros, como consultar os centros de custo em que o memorando teve movimentação de origem ou destino, o histórico de visualizações, assim como a data e a hora da visualização de cada usuário;
  • Permite incluir marcações personalizadas (cor e texto) indicando a etapa em que está cada comunicado/correspondência, ou seja, esse marcador pode ser utilizado para qualquer necessidade de organização do usuário/setor;
  • Oferece opção de cadastro de um modelo de resposta, facilitando e agilizando a rotina de trabalho.

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