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Nova tecnologia auxilia na digitalização, organização e integração nos órgãos públicos
Uma atualização para o sistema de gestão pública Atende.Net, desenvolvido pela IPM Sistemas, melhorou o controle, armazenamento, consulta, compartilhamento e recuperação de arquivos dos órgãos públicos. Por meio do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), quaisquer processos podem ser catalogados e tramitar de forma integralmente digital, eliminando a necessidade de uso de papel e reduzindo os riscos de perda e fraude.
O recurso funciona baseado na computação em nuvem. Por meio dele, as sedes administrativas das cidades conseguem criar um banco de dados consolidado e íntegro. Dessa forma, o gerenciamento e a execução de atividades passam a ser realizados diretamente no Atende.Net, evitando o uso de ferramentas adicionais para complementar o trabalho. Documentos que atualmente estão disponíveis apenas em formato físico podem ser digitalizados e incorporados ao sistema de gestão pública em uma base de dados consolidada, indexada e organizada, permitindo o acesso ágil e seguro.
A tecnologia garante ainda que os documentos digitalizados sejam identificados e relacionados diretamente ao registro ao qual está vinculado. Por exemplo: ao anexar um item a um processo de compra, a tecnologia permite identificar de qual se trata por meio da chave de identificação já existente.
De acordo com o coordenador de Tecnologia e Pesquisa da IPM Sistemas, Cléber Nardelli, os recursos disponíveis com a integração da tecnologia GED dão mais transparência à administração pública, como preconiza a Lei de Acesso à Informação.
“A nova atualização também oferece um conjunto de funcionalidades que vai além dos ofertados na maioria dos sistemas de GED específicos, como criação de documentos baseado em template, conversão de diversos tipos de documento para o formato PDF e junção de arquivos, entre outras possibilidades. O sistema também tem o módulo de GED, que permite a definição do Plano de Classificação de Documentos, Temporalidade de Documentos, Localização Física, entre outras melhorias em conformidade com as normas do CONARQ e definições técnicas do e-ARQ”, explica Nardelli.
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