Governo Digital

Um software de gestão pública traz inúmeros benefícios para a administração governamental.

Eles são soluções tecnológicas desenvolvidas para otimizar processos administrativos, financeiros, operacionais e, também, estratégicos das gestões.

Neste artigo, elaboramos um guia completo para esclarecer as principais dúvidas e incentivar seu governo a adotar um software de gestão pública.

O que é um software de gestão pública?

Um software de gestão pública é uma ferramenta digital que auxilia na organização, planejamento, desenvolvimento e controle das atividades da administração pública.

Ele permite a integração entre setores, áreas e processos, facilitando o acesso à informação, os serviços públicos e a tomada de decisões.

A adoção de um software de gestão pública é o salto entre uma gestão analógica e um governo digital e eficiente, isto é, com processos mais ágeis, transparentes e centrados no cidadão.

A adoção dessas soluções permitem desde a eliminação de tarefas manuais até a análise de dados complexos para melhorar a gestão preditiva das cidades.

Benefícios dos softwares de gestão pública

Os softwares de gestão pública trazem inúmeros benefícios para a administração. Entre os principais, destacamos:

• Melhoria da eficiência operacional
• Aumento da transparência
• Comunicação facilitada entre setores
• Melhores serviços públicos
• Otimização da gestão financeira
• Decisões pautadas por dados
• Autoatendimento para cidadãos

Melhoria da eficiência operacional

A adoção de software para gestão pública pode melhorar a operação das prefeituras, uma vez que essas soluções tecnológicas transformam processos analógicos em processos digitais.

Dessa forma, é possível tramitar processos internamente com muito mais rapidez e facilidade, além de criar workflows que automatizam as tarefas manuais e mantém todos alinhados.

Essas facilidades são ampliadas quando o sistema da prefeitura utiliza tecnologia em nuvem e realiza suas ações sem a necessidade de estar conectado localmente à rede.

Aumento da transparência

Softwares para gestão pública são soluções que armazenam e processam uma grande quantidade de dados de maneira integrada e digital.

Dessa maneira, prestar contas e fortalecer a transparência fica mais fácil, uma vez que as informações já estão disponíveis e podem ser facilmente organizadas para o público.

A criação de portais da transparência integrados ao software também incentivam cidadãos a buscarem ativamente pelas informações, e por conseqüência, participarem da gestão.

Comunicação facilitada entre setores

Adotar um software para gestão pública permite centralizar a comunicação dentro de um único ambiente, além de tramitar comunicados digital.

Assim, é possível eliminar a utilização de papéis para enviar memorando, ofícios, avisos ou outros documentos comuns à rotina do setor público.

Além de promover economia de recursos, isso garante que gestão pública se comunique com agilidade e alinhada às tecnologias modernos de comunicação.

Quando o sistema é impulsionado pela tecnologia cloud computing, essa comunicação é instantânea e pode adicionar recursos extras, como assinatura eletrônica.

Dessa forma, os processos tramitam digitalmente de ponta a ponta, com segurança e validade jurídica.

Melhores serviços públicos

O resultado final da gestão pública é a entrega de serviços públicos com qualidade para os cidadãos.

Ou seja, soluções que incentivem essa transformação devem ser a regra e não a exceção.

Softwares de gestão pública impulsionam eficiência operacional, transparência e digitalização, tudo isso impacta diretamente no cidadão.

Se a jornada da administração é facilitada, a entrega de serviços e o atendimento também se torna mais ágil e resolutivo.

Isso impulsiona o andamento dos processos e também fortalece a relação entre comunidade e governos.

Otimização da gestão financeira

Existem dois fatores que impulsionam a otimização da gestão financeira: a economia de recursos promovida pelo uso de softwares de gestão pública e o andamento digital dos processos.

O uso de um software de gestão pública elimina o uso de papel e permite que esses recursos sejam melhor utilizados em ações estratégicas.

E o andamento digital de processos garante que localizar outros abismos onde é possível promover mudanças ou decisões estratégicas para otimizar recursos.

Um robô de fiscalização integrado ao software, por exemplo, cria uma malha fina que identifica fontes de arrecadação negligenciadas.

Decisões pautadas por dados

Softwares de gestão pública são diariamente alimentados por uma grande quantidade de dados que podem ser aproveitados para pautar ações estratégicas da gestão.

Os dados auxiliam no entendimento geral do cenário da gestão ou podem ajudar a monitorar a evolução de projetos específicos.

Entretanto, para ganhar eficiência na análise de dados e garantir a qualidade das informações apresentadas, é fundamental utilizar um sistema de gestão integrado e em nuvem.

Dessa forma, a centralização e disponibilização real e online dos dados garante que todos cenários estão sendo considerados e não há silos.

Em síntese, decisões pautadas por dados é um benefícios que está intrinsicamente ligado à tecnologia por trás do software de gestão pública – nuvem ou desktop.

Além desse benefícios, existem vários outros motivos para adotar softwares de gestão pública em nuvem. Conheça 10 vantagens neste artigo.

Autoatendimento para cidadãos

O autoatendimento para cidadãos é uma das soluções tecnológicas que promove transformação digital na gestão pública.

Contar com opções de autoatendimento significa que o munícipe pode resolver um problema sem onerar servidores, sem se deslocar e sem gastar recursos em papel.

Essa facilidade impulsiona o andamento dos serviços público e, por conseguinte, garante que a relação do cidadão com o município se torne mais forte.

Quais os principais desafios?

A implementação de um software de gestão pública enfrenta alguns desafios que são comuns à mudanças tecnológicas no setor público.

O primeiro obstáculo encontrado diz respeito à burocracia.

A lentidão na aprovação de processos, aquisição de tecnologia ou contratação de serviços costuma desencorajar a inovação na gestão pública.

Além disso, muitas instituições fragmentadas fazem com que a adoção de um software de gestão pública torne-se um problema.

Seja pela falta de coordenação e cooperação, ou igualmente pela descentralização de dados disponíveis.

O segundo desafio enfrentando é a resistência à mudanças.

Os servidores públicos e os cidadãos podem receber mudanças relacionadas à tecnologia com resistência e ceticismo.

Quando funcionários públicos estão acostumados aos métodos tradicionais, a adoção de um novo software de gestão pode ser encarada como uma complicação da rotina de trabalho.

Para superar esses desafios, é fundamental um trabalho conjunto entre gestão, servidores e fornecedor do sistema.

Desse modo, é possível desenvolver ações com foco em tecnologia, otimização de rotina e mudanças culturais para promover uma transição eficiente.

Estratégias para fortalecer a contratação de um sistema

Para pesquisar sobre o software de gestão pública para a sua prefeitura, é importante considerar algumas questões para fortalecer o processo legal da contratação.

A primeira delas envolve o diagnóstico preciso da situação atual da administração. Portanto, algumas perguntas podem ajudar:

• Quais funcionalidades são essenciais para a gestão?
• Tecnologia em nuvem ou solução desktop?

Em segundo lugar, é necessário a pesquisa sobre as opções disponíveis, isto é, uma avaliação dos softwares de gestão do mercado.

Neste momento, é importante buscar por outras prefeituras e gestões que utilizam as soluções disponíveis.

Considere os seguintes fatores:

• Funcionalidades: o software oferece todas as funcionalidades que você precisa?
• Facilidade de uso: o software é fácil de usar e aprender?
• Suporte: o fornecedor oferece suporte técnico de qualidade?
• Segurança: o software é seguro e protege os dados do seu município?
• Custo-benefício: o preço do software é compatível com o seu orçamento?

Muito além da gestão municipal

Além de impulsionar a gestão municipal, a adoção de um software de gestão pode ajudar o município a cumprir metas a longo prazo e globais.

Os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável (ODS) são um exemplo de como a administração pública deve estar alinhado ao que movimenta a sociedade como um todo.

Apesar dos desafios, é possível encontrar o equilíbrio entre as metas de longo prazo e ações de curto prazo.

Os gestores devem integrar os ODS nas políticas, planos e programas municipais. E é similarmente importante  estabelecer metas específicas e mensuráveis para cada ODS relevante.

Desse modo, é essencial manter o acompanhamento constante para identificar se há resultados positivos ou não.

Nesse sentido, um software de gestão pública ajuda a monitorar essas ações com facilidade por meio de um ambiente único e com a integração de dados.

Qual a opinião de especialistas sobre essa adoção?

A implementação de um software de gestão pública já foi considerada uma tendência no setor, porém, hoje é um pilar básico para o bom funcionamento da administração.

O que evolui, neste momento, são as funcionalidades e maturidade tecnológica das soluções utilizadas pelas prefeituras.

Segundo Antonio Natalio do Canto Vignali, advogado e especialista na área pública, essas ferramentas surgiram inicialmente com o proposito de organizar e informatizar a burocracia.

“Em que pese alguns sistemas continuam apenas com esse propósito. Os softwares mais modernos, como é o caso dos sistemas da IPM, resinificaram esse conceito”.

Essa mudança da visão de software de gestão pública no setor “transformou os sistemas em verdadeiras ferramentas de promoção de políticas públicas que tem como foco a acessibilidade tecnológica, a democratização da informação e maior assertividade na tomada das decisões”, explica o especialista.

Histórias de sucesso com software de gestão pública

Case de sucesso: Pinhalzinho (SC)

Em 2018, o município de Pinhalzinho adotou o software de gestão pública da IPM Sistemas, o Atende.Net e iniciou uma jornada de transformação digital

A centralização de dados e integração entre órgãos e setores motivou a adoção do sistema para prefeituras, isso proporcionou uma série de benefícios e prêmios ao município catarinense.

PIB (Produto Interno Bruto): saltou de 801 milhões em 2016 para 1 bilhão 792 milhões em 2022.

Novas empresas: 476 empresas abertas em 2023 e tempo médio de uma hora para finalização desse processo.

Premiação: 1º lugar no Ranking Nacional de Dispensa de Alvarás e Licenças, com 1.129 atividades dispensadas de alvarás e licenças.

Case de sucesso: Novo Hamburgo (RS)

Em 2022, Novo Hamburgo integrou software de gestão pública, o Atende.Net da IPM Sistemas, à plataforma Tudo Fácil Empresas, por meio de uma parceria com o governo do Estado, a Junta Comercial e o Sebrae/RS.

O sistema analisa viabilidade do endereço, liberação de licenças e conclui na criação do CNPJ junto à Receita Federal e cadastro mobiliário fiscal junto ao município.

Com tudo pronto, a nota fiscal é liberada imediatamente. Desse modo, o processo tornou-se mais simples e rápido, permitindo a conclusão em menos de 10 minutos.

Acessos: nos últimos 18 meses, foram mais de 6.743.302 acessos aos serviços disponíveis.

PIX híbrido: desde outubro de 2023, mais de 4 milhões foram arrecadados aos cofres públicos com facilidade para pagamentos instantâneos.

Novas empresas: tempo de abertura de empresa de baixo risco foi de 480 dias para 10 minutos.

Case de sucesso: Araucária (PR)

A Prefeitura Municipal de Araucária, após substituir o trâmite de processos em papel pelo meio digital, só aumentou suas conquistas.

Com apoio do software para gestão pública da IPM Sistemas, o Atende.Net, os serviços são agilizados, em contraste com a antiga ideia de burocracia em órgãos públicos.

Mais receita: crescimento de 89% na receita própria entre 2015 e 2021.

Menos gastos: economia de mais de 1 milhão de reais ao ano só com papel.

Acessos digitais: mais de 6 milhões de autoatendimentos digitais com tecnologia IPM nos últimos 18 meses

Atende.Net: software de gestão pública completo

O Atende.Net é uma solução tecnológica criada pela empresa catarinense IPM Sistemas e já está presente em mais de 800 municípios brasileiros.

O sistema utiliza a tecnologia cloud computing, ou seja, funciona 100% em nuvem e com disponibilidade total para gestão e cidadãos.

Com banco de dados único, ele integra todos os órgãos, áreas e setores da administração em uma única plataforma intuitiva e centrada em otimização em eficiência.

Do lado do cidadão, o Atende.Net garante autoatendimento por meio de website ou aplicativo, funcionando através de qualquer dispositivo com acesso a internet.

De maneira idêntica, além de Prefeituras, as soluções da IPM estão disponíveis também para Câmara de Vereadores, Autarquias e outros órgãos públicos.

O software para gestão pública engloba todas as áreas de gestão, de meio ambiente e gestão de cemitérios à saúde e educação.

Além disso, conta também com a Dara, a primeira Inteligência Artificial para gestão pública e que está disponível na saúde, educação, mobilidade, infraestrutura e atendimento.

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