Tecnologia IPM

A assinatura eletrônica ou digital é um recurso cada vez mais utilizado, trazendo praticidade e segurança para diversos tipos de transações.

Neste artigo, exploramos o que é assinatura eletrônica, os diferentes tipos de assinatura eletrônica e digital, os benefícios para gestão pública, validade jurídica e como utilizar esse recurso dentro do Atende.Net.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica de documentos é um método para acesso, validação e compartilhamento de documentos e transações feitos de forma digital.

Ela permite que um indivíduo ou empresa assine documentos de forma remota, sem a necessidade de papel, caneta ou presença física.

Com a assinatura eletrônica, é possível garantir a autenticidade e integridade de um documento, além de facilitar e agilizar processos que antes demandavam tempo e recursos físicos.

Ou seja, uma assinatura eletrônica atesta que um documento é verídico.

As assinaturas eletrônicas estão presente em muitos momentos da nossa rotina. Ao utilizar uma rede social, por exemplo, o “check” que marcamos nos termos é uma forma de assinatura.

Tipos de assinatura eletrônica e digital

A legislação brasileira prevê três tipos de assinaturas realizadas em ambiente virtual: assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada.

Continue acompanhando para conhecer os tipos de assinatura disponíveis!

Assinatura eletrônica simples

A assinatura eletrônica simples é a mais básica e não requer qualquer certificação de identidade. É comumente utilizada em formulários online, cadastros, agendamentos e outros documentos de “menor” importância jurídica.

A assinatura eletrônica simples pode incluir dados como nome, CPF, data ou geolocalização para efetuação do procedimento.

Assinatura eletrônica avançada

A assinatura avançada utiliza um método de autenticação mais seguro que a assinatura simples. Ela pode ser baseada em dados biométricos, como impressão digital ou reconhecimento facial, ou em outros métodos, como certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras confiáveis.

Geralmente, aplicam essa forma de assinatura em documentos mais específicos, como contratos de prestação de serviços ou contratos de empréstimo.

Em geral, as pessoas utilizam esse modelo de assinatura quando precisam certificar que o documento não sofreu alterações após a assinatura ou quando é necessário verificar a autenticidade do signatário.

É um dos modelos de assinatura que o uso mais cresce devido à segurança e validade jurídica dos documentos eletrônicos.

Assinatura eletrônica qualificada

A assinatura eletrônica qualificada é a mais segura e equivale à assinatura feita de próprio punho com reconhecimento de firma em cartório. Os certificados digitais da ICP-Brasil servem como base para a Assinatura Eletrônica Qualificada, sendo emitidos após uma rigorosa verificação da identidade do signatário.

Considerada o formato mais seguro com maior valor jurídico, o certificado digital possui chaves públicas e uma privada, de propriedade do titular.

Contratos, procurações e transferências de bens e imóveis são exemplos de documentos que exigem assinatura eletrônica qualificada para maior segurança.

A escolha do tipo de assinatura eletrônica a ser utilizada deve ser feita conforme as necessidades do documento a ser assinado.

Documentos de menor importância jurídica podem ser assinados com uma assinatura eletrônica simples. Enquanto documentos de maior importância jurídica, como contratos e procurações, devem ser assinados com uma assinatura eletrônica avançada ou qualificada.

Benefícios da assinatura eletrônica para gestão pública

O uso da assinatura digital vem sendo incentivado e fortalecido pelo Governo Federal dado seus inúmeros benefícios.

Na gestão pública, além de promover comodidade e agilidade em processos que antes demandavam tempo e deslocamento, ela contribui para a redução do uso de papel.

Abaixo, listamos alguns benefícios da assinatura eletrônica na gestão pública.

Agilidade e Eficiência

• Elimina a necessidade de documentos em papel, reduzindo o tempo necessário para processar e aprovar transações.
• Permite a assinatura remota de documentos, enquanto agiliza processos e reduz a dependência de encontros presenciais.

Redução de Custos

• Elimina despesas associadas à impressão, envio e armazenamento de documentos físicos.
• Reduz os custos associados à manipulação manual de papel, como envio por correio e digitalização.

Sustentabilidade Ambiental

• Contribui para a redução do uso de papel e, por conseguinte, o impacto ambiental associado à produção, transporte e descarte de documentos em papel.

Segurança Jurídica

• Oferece níveis avançados de segurança e autenticação, garantindo a integridade e autenticidade dos documentos assinados eletronicamente.
• Atende aos requisitos legais e regulatórios para a aceitação de documentos assinados digitalmente.

Acessibilidade

• Facilita o acesso a documentos a partir de qualquer lugar, a qualquer momento, promovendo dessa forma a colaboração remota.
• Melhora a acessibilidade para pessoas com deficiência, pois pode incluir recursos de acessibilidade.

Transparência

• Facilita o rastreamento e auditoria de documentos assinados eletronicamente, melhorando a transparência nos processos.

Integração com sistema

• Quando integrada a um sistema inteligente como o Atende.Net, que permite a automatização de fluxos, a assinatura digital ajuda a promover agilidade e reduz o tempo de processos em tramitação.

Melhoria na Experiência do Usuário

• Simplifica a interação dos servidores responsáveis por processos digitais na gestão pública, permitindo que tenham mais tempo para atividades estratégicas.

Como utilizar a assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é uma forma segura e eficiente de garantir autenticidade e integridade de documentos. Atualmente, a legislação brasileira já possui toda uma estrutura jurídica que reconhece a validade dessas assinaturas.

O Atende.Net, software para gestão pública da IPM Sistemas, permite que gestores assinem digitalmente documentos como empenhos e contratos, com a segurança e até mesmo o Certificado Digital ICP-Brasil.

Atualmente, há dois tipos de Assinaturas Eletrônicas disponíveis no Atende.Net:

• Assinatura Eletrônica Simples: emitida pelo próprio sistema, este tipo é emitido especificamente quando o usuário não possui vínculo com a folha de pagamento, ou seja, o mesmo não é funcionário da entidade.

• Assinatura Avançada: este tipo é emitido quando o usuário possui vínculo com a folha de pagamento, ou seja, o mesmo é funcionário da entidade. Também pode ser utilizada quando um usuário administrador da rotina de assinaturas identifica uma assinatura Simples, passando a ser Avançada.

Em relação à Assinatura Eletrônica Qualificada, é possível inserir o certificado no sistema para utilização sem nenhum custo adicional, permitindo desse modo a assinatura de qualquer documento com ela.

A assinatura Eletrônica Qualificada possui validade de 1 ano, quando for do tipo A1. Enquanto o tipo A3 possui validade de 3 anos.

Solução para gestão pública

O Atende.Net é um software para gestão pública 100% em nuvem, sem emuladores, desenvolvido pela IPM Sistemas. Assim, ele reúne as informações de todos os departamentos da Prefeitura em um banco de dados único. Com a solução, gestores consultam, cruzam dados e geram relatórios e gráficos diversos em tempo real.

A tecnologia da IPM é uma solução para gestão inteligente que auxilia cidades a conquistarem a transformação digital por meio de soluções inovadoras. Além de suas soluções em inteligência fiscal, suas ferramentas digitais otimizam processos e reduzem a burocracia por meio da gestão de empenhos, ordens de compra, folha de pagamentos, memorandos, saúde, social, meio ambiente, cemitérios e demais áreas. Tudo isso em um ambiente único, com acesso facilitado por aplicativo ou navegador.

Além disso, a IPM Sistemas é pioneira em Inteligência Artificial para gestão pública. Em maio de 2023, lançou a Dara, a primeira IA abrangente para o setor público. A tecnologia utiliza o mesmo modelo de solução cloud que já está presente no Atende.Net.

Se você quer conhecer mais sobre a nossa tecnologia, entre em contato com nosso time de especialistas e agende uma demonstração.

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