Administração Geral

Na gestão pública, a falta de tecnologias de workflow de processos (fluxo de processos) é um dos maiores entraves na eficiência da área. Fundamental para a gestão de operações, essa abordagem permite aprimorar a eficiência operacional e construir uma gestão mais inteligente.

Neste artigo, exploramos as nuances do uso e implementação de tecnologias de gestão de fluxos de trabalho e processos digitais, destacando como sua aplicação estratégica pode transformar a dinâmica operacional, especialmente no contexto desafiador e complexo da gestão pública.

O que é workflow de processos?

Workflow de processos ou fluxo de processos é uma abordagem sistemática para a coordenação e automação de atividades relacionadas a processos de trabalho. Envolve definição, execução e acompanhamento de uma sequência de tarefas interligadas.

O principal objetivo dessa metodologia é otimizar a eficiência operacional, melhorar a colaboração entre membros da equipe e garantir a consistência nos resultados.

Geralmente, sua implementação depende da utilização de tecnologias e ferramentas que permitam a visualizado como um diagrama de fluxo. Assim, é possível implementar a metodologia de processo digital, destacando as etapas específicas do processo, as decisões a serem tomadas e as interações entre diferentes participantes ou sistemas. Isto é, cada etapa do processo digital fica mapeada e há a definição clara de prazos e responsáveis, propiciando maior agilidade e eficiência ao trabalho.

Embora seja uma abordagem muito presente na iniciativa privada, ela tem se tornado cada vez mais relevante na gestão pública.

Na administração pública, os workflows de processos são implementados para melhorar a eficiência dos serviços públicos, reduzir a burocracia, aumentar a transparência e a responsabilidade, e aprimorar a entrega de serviços à comunidade.

5 benefícios de fluxos de processos

Workflows de processos na gestão pública podem trazer diversas vantagens. Destacamos abaixo alguns dos motivos por que os fluxos são positivos:

1. Eficiência Operacional: workflows de processos na gestão pública promovem a eficiência operacional ao automatizar tarefas rotineiras e coordenar fluxos de trabalho de maneira mais eficaz. Todas as etapas de um processo são mapeadas e seus responsáveis e prazos definidos, o que permite que todos os envolvidos saibam com precisão suas responsabilidades, próximos passos, prazos e etapas do processo digital mapeado com workflow. Assim, é possível identificar e entender em tempo real o andamento de cada demanda, com rastreabilidade e ganho de agilidade.

Isso reduz a duplicação de esforços, minimiza a probabilidade de erros e acelera a execução de processos, permitindo que as agências governamentais atendam às demandas de maneira mais rápida e eficiente. Para o servidor público, há também uma melhor organização das demandas de trabalho, com maior segurança em relação às etapas e demandas envolvidas em cada processo. Em um sistema de gestão com workflow, por exemplo, o servidor público consegue visualizar em uma única tela quais suas demandas pendentes e prazos, e dar continuidade à execução dos trabalhos de forma digital, sem papel.

2. Transparência e Responsabilidade: ao adotar essa abordagem, a gestão pública pode melhorar a transparência e responsabilidade em suas operações, assegurando o cumprimento da legislação vigente e adequação às normas aplicáveis. A implantação de processos digitais com workflow permite à gestão pública fortalecer suas práticas de promoção de integridade e ética.

O rastreamento detalhado de cada etapa do processo proporciona uma visão clara das atividades, facilitando a auditoria e garantindo que os processos sejam conduzidos de maneira ética e conforme as normas estabelecidas.

3. Redução de Burocracia: a implementação de fluxos eficientes e processos digitais com workflow contribui para a redução da burocracia. Automatizando procedimentos e simplificando processos, as organizações governamentais podem eliminar redundâncias e agilizar a prestação de serviços.

O resultado é uma experiência mais eficiente para os cidadãos e para os próprios funcionários públicos.

4. Melhoria na Tomada de Decisões: Workflows de processos fornecem dados e insights em tempo real sobre o andamento dos procedimentos governamentais.

Essa informação é valiosa para a tomada de decisões assertivas, permitindo que gestores e autoridades identifiquem áreas de melhoria, aloquem recursos de maneira mais eficaz e respondam de maneira proativa às necessidades da comunidade.

5. Adaptação a Mudanças: A flexibilidade inerente dessa metodologia permite que as organizações públicas se adaptem rapidamente a mudanças nas políticas, regulamentações ou nas demandas da sociedade.

Essa agilidade é crucial para lidar com desafios dinâmicos, garantindo que os processos governamentais possam evoluir segundo as necessidades em constante mudança da comunidade que servem.

Como aplicar na gestão pública?

O primeiro passo para adotar workflow de processos no setor público é contar com um sistema para prefeituras que ofereça essa funcionalidade.

A adoção de ferramentas tecnológicas como softwares para gestão de gestão pública permite automatizar partes do workflow e visualizar e executar processos complexos no formato de fluxogramas virtuais.

Dessa forma, as fases executadas e as pendentes são facilmente identificadas em um painel que mostra o andamento do processo, emite alertas e gera relatórios em tempo real.

Cuidados ao buscar sistemas para gestão pública com workflow

Entretanto, sistemas de processos digitais para gestão pública não são todos iguais, e suas diferenças podem significar o sucesso ou o fracasso da implementação do workflow.

Em geral, há dois tipos de ferramentas que permitem a implementação de workflow:

1. Softwares de processos digitais para gestão pública
2. Sistemas de gestão com workflow

No caso dos softwares de processos digitais para gestão pública, o workflow e processos digitais funcionam de forma independente do sistema de gestão. Isto é, o software de processos digitais permite a organização do processo no meio digital, com definição de etapas, prazos e responsáveis. Entretanto, a execução das atividades relacionadas ao processo precisa ser feita de forma separada, no sistema de gestão, exigindo a redigitação das informações e atualização de duas ferramentas separadas.

Já um sistema de gestão com workflow integra em uma única solução o sistema de gestão integrada (ERP) e o workflow, permitindo trazer os processos para o meio digital, com suas etapas, prazos e responsáveis, e executar as rotinas associadas dentro de uma única solução, e muitas vezes de forma automática. Assim, o retrabalho é eliminado e os custos operacionais são reduzidos.

Em um sistema de gestão integrado e completo com workflow, como o Atende.Net, não é necessário buscar dados ou solicitar informações manualmente a cada setor. O próprio sistema sinaliza as demandas de cada pessoa envolvida.

Além disso, os servidores têm acesso a um fluxograma visual que mostra quais passos já foram dados, quanto tempo cada um exigiu e quais serão as próximas etapas até a conclusão de determinado trabalho.

A funcionalidade nativa do Atende.Net racionaliza recursos, diminui custos na execução de serviços e a burocracia.

E como a solução funciona por meio da tecnologia cloud computing, com banco de dados único, as atualizações acontecem em tempo real e são vistas por todos os membros envolvidos. Isto é, pessoas de diferentes secretarias podem ser responsáveis por etapas diferentes de um mesmo processo, tudo com Cadastro Único e colaboração em tempo real.

Processos digitais na gestão pública

Para que todos esses benefícios sejam aproveitados pela gestão pública, é fundamental a circulação de processos digitais.

No setor público, os processos digitais se referem ao uso de tecnologias de informação e comunicação para automatizar, simplificar e aprimorar a eficiência das atividades e procedimentos realizados pelas instituições públicas.

O processo digital já é realidade em muitas prefeituras que são clientes IPM. Graças às soluções IPM que funcionam 100% em nuvem, sem emuladores e de forma online.

Neste artigo, explicamos os benefícios que o uso da tecnologia pode trazer para os processos públicos.

Com um sistema orientado para processos digitais, tudo se torna mais simplificado e visualmente claro. Através da funcionalidade do workflow nos processos que circulam online, em nuvem e integrados, o gestor público pode distribuir tarefas específicas para cada cargo e função.

Além disso, pode visualizar o fluxo de trabalho de maneira completamente digital. Isso proporciona uma maior transparência a todos os processos, permitindo que cada indivíduo entenda claramente o que esperar de cada setor.

Todas essas funcionalidades são disponibilizadas pelo software desenvolvido pela IPM Sistemas, empresa especializada em sistema de gestão pública com 27 anos de atuação.

Tecnologia líder para prefeituras e órgãos

O Atende.Net é uma solução cloud da IPM, como um sistema nativo web que funciona pela internet, 24 horas por dia e 7 dias por semana.

O sistema para prefeituras foi desenvolvido para maximizar desempenho e segurança, promovendo tecnologias modernas que permitem uma gestão mais eficiente, econômica e transparente no setor público.

A tecnologia da IPM Sistemas está ao lado dos municípios para melhor atender aos cidadãos. Assim, promove democratização do acesso aos serviços públicos, amplia e facilita o atendimento ao cidadão e agiliza os processos digitais. É uma solução pensada para atender Prefeituras, Câmara de Vereadores, Autarquias, Tribunais de Contas e outros órgãos públicos.

As soluções da IPM compõem um ecossistema completo que oferece diversos benefícios para a administração pública. Elas otimizam processos e reduzem a burocracia por meio da gestão de empenhos, ordens de compra, folha de pagamentos, memorandos, saúde, social, meio ambiente, cemitérios e demais áreas. Tudo isso em um ambiente único com Cadastro Único, com acesso facilitado por aplicativo ou navegador.

Desde maio de 2023, a solução conta também com a Inteligência Artificial Dara, uma solução inovadora que funciona como um assessor superinteligente. A tecnologia já está disponível na saúde, educação, infraestrutura, mobilidade urbana e também no atendimento digital aos cidadãos.

Prefeituras interessadas em construir transformação digital podem oferecer centenas serviços públicos digitais para que os cidadãos tenham atendimento de qualidade sem precisar se deslocar ou enfrentar filas, e reduzindo os gastos com papel.

Se você quer conhecer mais sobre a nossa tecnologia, entre em contato com nosso time de especialistas e agende uma demonstração.

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