Workflow: como organizar um processo licitatório

Agora que você já conhece as principais modalidades de licitação e como utilizá-las para organizar a compra de um sistema de gestão pública para o seu município, vamos mostrar como criar um processo licitatório. Como já falamos neste conteúdo sobre plataforma de licitação, a legislação exige que os responsáveis pelos setores de compras e licitações das prefeituras cumpram alguns passos a cada etapa do processo. Para que nada se perca nesse processo, o ideal é utilizar uma plataforma de licitação que tenha um sistema de workflow. Ele que permite a organização das etapas da licitação e confirma a conclusão de cada uma delas, através de um checklist de atividades. Sem isso, o software não permite o avanço no processo, por exemplo. O sistema de workflow ainda é ideal para preservar a legalidade do processo e garantir que todas as  informações corretas cheguem aos interessados.

Principais etapas do workflow de um processo licitatório

1. Convocação e efetivação da audiência pública: em casos de compras com valores muito altos, é necessário que seja convocada uma audiência pública 15 dias úteis antes da data de publicação do edital. A divulgação da audiência deve acontecer no mínimo dez dias úteis antes de realização. É lá que os interessados terão acesso às informações sobre o objeto da licitação, por exemplo.
2. Criação e divulgação do edital*: escrever o edital é responsabilidade da comissão permanente de licitação da prefeitura, e deve seguir os parâmetros definidos no artigo 21 da Lei 8.666/1993. Os prazos para divulgação também estão definidos no artigo, mas o licitante pode definir os que achar mais convenientes, desde que respeitado o mínimo determinado em lei.
   * Em caso de licitação na modalidade convite, o método de convocação é a carta-convite. Essa carta é enviada aos interessados e não precisa necessariamente ser publicada, mas deve ser fixada em local apropriado e público.
3. Habilitação dos licitantes: esta é a etapa de verificação da documentação e requisitos pessoais dos licitantes, com o objetivo de garantir que o vencedor tenha condições técnicas e financeiras para cumprir o contrato de forma adequada, além de ter regularidade fiscal. Sem a habilitação, não é possível participar da licitação.
4. Julgamentos das propostas: é feito segundo o julgamento publicado no edital e segundo a modalidade de licitação escolhida. O julgamento é efetuado pela comissão de licitação e é feito em duas fases. A primeira é a verificação da conformidade das propostas, com desclassificação das que não estiverem de acordo; a segunda é a classificação das propostas e escolha do vencedor.
5. Homologação e adjudicação ao vencedor.

Como você pode ver, existem diversas etapas envolvidas em uma licitação  e é preciso muita organização para que não ocorram erros que invalidem todo o processo licitatório. Sendo assim, a utilização de uma plataforma de gestão que otimize o processo se torna essencial.