Integração de processos licitatórios entre várias secretarias

Talvez por desconhecimento, ou ainda por falta de um sistema de suporte que auxilie na tarefa, é comum setores e órgãos ligados a prefeituras realizarem processos licitatórios em separado para aquisição de um mesmo objeto. Por exemplo: a Secretaria de Educação precisa comprar canetas para o setor administrativo. Ao mesmo tempo, esse item também é necessidade na Secretaria de Obras e na Procuradoria Jurídica. Não justifica abrir dois processos de compra. Nesse caso, o melhor caminho é realizar a integração de processos licitatórios, no que chamamos de processo licitatório multientidades.

Integração de processos licitatórios: funções e vantagens

A integração de processos licitatórios, ou multientidades, é quando a prefeitura deseja fazer um processo licitatório coletivo, isto é, somar os quantitativos das requisições de compras das entidades do município e suas autarquias em um único processo. Com isso, há economia de tempo e dinheiro, pois evita-se retrabalho dos técnicos da área e é possível buscar um preço ainda mais baixo para o objeto, que será licitado em maior quantidade.

Com o agrupamento de quantitativos, tem-se ainda um aumento significativo no interesse dos participantes e diminuição de esforços junto ao setor de licitações, pois, como já mencionamos, não há necessidade de fazer várias licitações uma para cada entidade.

Nesse caso, o mais indicado é ter o suporte de sistemas de gestão informatizados, pois eles permitem de maneira fácil realizar o gerenciamento de todo o processo, resultado em uma economia grande de esforços por parte do licitador. O software relaciona no cadastro do processo administrativo as requisições de todas as entidades interessadas na compra de um determinado objeto, fazendo automaticamente a inclusão dos itens e a soma das quantidades em caso de itens repetidos.

O sistema importa também as dotações orçamentárias associadas as requisições de compras, bem como faz o gerenciamento das reservas e saldos orçamentários de cada dotação.

Integração de processos licitatórios na prática

Mas, na prática, como funciona? Todo o processo é gerenciado uma única vez dentro da entidade da prefeitura, desde etapa de cadastro da minuta, pareceres, publicações, sessões, propostas, julgamentos, impugnações, interpolação de recursos, homologação, adjudicação e contratos. O sistema irá replicar automaticamente o processo multientidades dentro das entidades participantes para que as solicitações de compras, ordens e posteriormente a emissão dos empenhos sejam realizados cada um na sua entidade.

Aí, na hora da prestação de contas, cada entidade ou secretaria realiza a sua de forma independente. O sistema gera para cada entidade participante os arquivos de acordo com a sua participação no processo multientidades.

Vale a pena estudar e aplicar a integração de processos licitatórios em prefeituras.
Caso queira alguma informação adicional, fale conosco por meio dos comentários.

Crédito de imagem: Stevepb/CC