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A administração municipal de Santa Rosa (RS) desenvolve, constantemente, ações para modernização e desburocratização da gestão pública. E o novo projeto da Prefeitura é a implantação de processos digitais via Workflow que estão agilizando a abertura de empresas.
Essa inovação está facilitando tanto a rotina interna quanto o atendimento ao munícipe. Para se ter uma ideia da demanda, Santa Rosa registrou uma média anual de abertura de 1.739 novas empresas nos últimos dois anos.
“O objetivo é promover a implementação de ferramentas de gestão e melhoria contínua nas ações e serviços, para que, assim, possamos estimular as empresas ao desenvolvimento”, explica o secretário de Gestão, Ademir Rosa.
Com a novidade, os empreendedores que estão abrindo suas empresas, bem como os empresários que solicitam alterações, agora têm seus processos liberados no mesmo dia. “Implementamos um processo digital, automatizado e paralelo. E o que vem a ser esse paralelo? É que antes um servidor tinha de esperar o outro fazer um trabalho para iniciar o seu. Agora, como é automático no sistema, não precisa mais esperar ninguém para começar”, relata Ademir.
Isso significa a desburocratização das atividades internas, otimizando recursos financeiros e humanos. Até mesmo a carga de trabalho diminuiu.
“Esse fluxo eliminou três rotinas de trabalho em três secretarias. Ou seja, tinha três Servidores, um em cada secretaria, que fazia a atividade, mas agora não precisa mais, pois está automático. Agora conseguimos fazer essa análise de viabilidade locacional em 10 segundos”, salienta Ademir.
Como resultado, acabou a espera. Conforme Ademir, neste momento, a Prefeitura de Santa Rosa não tem nenhuma solicitação de análise de viabilidade pendente. “Tudo que foi enviado já foi analisado e retornado”, completa.
Então, se antes o processo de análise de viabilidade passava por quatro secretarias, agora, com a implementação do fluxo digital, é aprovado em apenas uma secretaria. Portanto, ao facilitar o processo de abertura de empresas, a Prefeitura gera um estímulo ao empreendedorismo.
“Essa é uma das ações que estamos fazendo para estimular novos investimentos e geração de emprego e renda para Santa Rosa”, salienta o prefeito Anderson Mantei.
Essa implantação de processos digitais na rotina da Prefeitura também representa um ganho muito importante em autonomia. “Nós deixamos de ter dependência de um servidor técnico ou engenheiro para fazer essa análise. Agora é clicar no ícone, que a análise é feita automaticamente e enviada à Junta Comercial”, explica Ademir.
Novamente, o benefício se reverte ao empreendedor, que ganha rapidez no seu atendimento.
“Essa resposta está programada para ser feita no sistema a cada 10 minutos. Ou seja, se o empreendedor fizer o preenchimento na Junta Comercial no horário que está programado o fluxo, ele corre o risco de, em 10 minutos, já ter a resposta”, comemora Ademir.
“Este é o primeiro de três fluxos necessários para que a gente ganhe mais velocidade na concretização das análises para o empreendedor abrir sua empresa”, salienta Ademir.
De acordo com o secretário, em breve, a Prefeitura de Santa Rosa implementará novas rotinas digitais. “Temos mais dois fluxos digitais para fazer, mas ainda tem um trabalho bastante grande”, conta.
No entanto, o processo de desenvolvimento com a IPM Sistemas para integração de novos fluxos com a Junta Comercial já começou.
A Prefeitura de Santa Rosa utiliza o sistema de gestão pública Atende.Net desde 2009. A partir de 2017, é operado 100% em nuvem. O software desenvolvido pela IPM Sistemas reúne todas as informações do município em uma plataforma única. Assim, permite acessar dados e cruzar informações em tempo real em qualquer lugar, via Internet. Então, com poucos cliques, gera relatórios e gráficos de diversos departamentos.
Além disso, permite a implementação dos processos digitais guiados por Workflow, otimizando o trabalho na Prefeitura. Como resultado há celeridade do atendimento das demandas.
Mas como isso funciona?
Pronto. Com essa automatização, os processos ficam mais simples e rápidos, sem o risco de perda de informações ao longo da tramitação dentro do município. Além disso, os processos digitais eliminam o uso de papel dentro da Prefeitura. Com a tecnologia em nuvem, todos os documentos podem ser tramitados e assinados pela Internet.
Os efeitos do projeto de Desburocratização são destacados especialmente na Secretaria de Planejamento. Além de criar fluxos de processos digitais, a pasta alterou o Código de Obras e implantou o Manual de Análises de Projetos. Como resultado, ganhou agilidade na liberação dos alvarás de construção, legalização, demolição, ampliação, entre outros.
Conforme divulgação da Prefeitura, nos seis primeiros meses de 2021 já foram liberados 620 alvarás, praticamente o mesmo número que em todo 2020. No ano passado, foram concedidos 659 alvarás. De acordo com o secretário de Planejamento da Prefeitura de Santa Rosa, Cláudio Franke, esse aumento é fruto da agilidade na rotina interna e do aquecimento do setor da construção.
“Estamos conseguindo colocar em dia vários processos que estavam parados e, também, agilizar a liberação das novas solicitações com rapidez”.
Juntamente com esses números, o prefeito Anderson Mantei comemora o empenho de toda a equipe de funcionários. “Todos estão empenhados e trabalhando muito para que possamos, o mais rápido possível, agilizar as obras e, com isso, fomentar ainda mais o setor da construção com geração de emprego e renda”, salienta.
Atualmente, a Prefeitura recebe 4 novos projetos por dia. Mantendo esse ritmo, é provável que ultrapasse 900 alvarás liberados em 2021.
Ainda dentro do projeto de melhorias nos processos na Prefeitura de Santa Rosa, está a criação dos fluxos digitais para redução de tempo. Ou seja, para dar agilidade e facilidade para o contribuinte realizar suas demandas sem sair de casa. Para isso, mais de 115 serviços já estão disponíveis de forma digital no Portal da Transparência da Prefeitura. E uma das mudanças promovidas ocorreu no processo de compras.
“Estamos melhorando nossos fluxos, e isso motiva também os Servidores que encaminham os pedidos”, destaca Luciane Warmbier, chefe da seção de Compras.
Por exemplo, a nova sistemática já promoveu a redução de 33% das assinaturas, o que também agiliza o fluxo da atividade.
Nos seis primeiros meses do ano, mais de 50 ações já foram desenvolvidas para a desburocratização na Prefeitura.
“Estamos trabalhando em várias frentes e sabemos que precisamos normatizar e agilizar os processos de aquisição de materiais. O processo de compras vai ser todo analisado através de metodologia e ferramentas de gestão e, como esta melhoria, as demais também terão participação de várias secretarias”, destaca Ademir Rosa, secretário de Gestão.
Além de disponibilizar todas as informações em tempo real e facilitar os trâmites, o Atende.Net garante visão geral da gestão. Por exemplo, oferece mais de 50 indicadores, como comparativo entre receita e despesa e entre orçado e arrecadado; estatística de pagamento de IPTU; entre outros.
Também possibilita maior controle da cobrança dos impostos, da mesma forma que oferece diversas funcionalidades para fiscalização de tributos. Entre elas, estão a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e), a implantação de Nota Fiscal Premiada e um maior controle do ISSQN Bancos.
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