Assinatura de empenhos 100% digital moderniza prefeitura de São Bento

Iniciativa economiza papel, agiliza o processo e otimiza o tempo dos secretários municipais

Diminuir o uso de papel e agilizar os processos da administração pública são desafios para muitos municípios. A boa notícia é que, por meio da tecnologia, já é possível tornar a gestão mais fácil, econômica e menos danosa ao meio ambiente. É o que está acontecendo na Prefeitura de São Bento do Sul, em Santa Catarina. Há cerca de um mês, a secretária de Administração, Margareth Bayer Keiser, iniciou o uso do certificado digital para assinatura digital nos documentos de empenho. A iniciativa é possível por meio do sistema de gestão Atende.net, desenvolvido e fornecido pela IPM Sistemas.

A expectativa é que a assinatura digital proporcione mais economia tanto com papel, quanto com impressões. Para se ter uma ideia, em 2018 foram utilizadas 19 mil folhas somente com empenhos no âmbito da prefeitura, sem considerar as fundações e autarquias. Em 2019 este número seria muito maior – até o momento já haviam sido usadas em torno de 9 mil folhas – se não fosse a iniciativa de implantação da assinatura digital.

A secretária Margareth Keiser garante que, nas próximas semanas, todos os secretários municipais poderão assinar os empenhos de suas pastas diretamente no sistema. Além da economia de papel, o tempo dos servidores municipais será otimizado, tendo em vista que o processo digital é muito mais ágil do que físico – esse último envolve um trâmite que passa por vários setores e por diversos profissionais.

“Semanalmente eu levava mais de uma hora para fazer as assinaturas de empenho. Agora eu posso fazer em poucos cliques, inclusive sem me deslocar. Se todos os gestores passarem a usar vamos zerar a assinatura física para esses documentos”, comemora a secretária.

A ideia é que, aos poucos, a assinatura digital esteja disponível também aos demais processos físicos e os papéis sejam eliminados gradativamente. Dessa forma o Município de São Bento do Sul tornaria os processos 100% digitais, a exemplo do que já ocorre com outros clientes da IPM como Indaial (SC), Gravataí (RS) e Pinhais (PR).

“É um sonho e uma necessidade zerarmos o uso de papel na prefeitura. Sabemos que será uma grande quebra de paradigmas, mas não temos porque usar tanto papel. Pra quem está chegando agora é mais fácil, mas nós todos precisamos nos acostumar a não manusear mais o processo físico. É difícil, mas estamos seguindo por esse caminho”, conta.

O diretor-presidente da IPM Sistemas, Aldo Luiz Mees, parabenizou a conquista de São Bento do Sul e lembrou da tendência de digitalização de processos no setor público. “Estamos ainda mais satisfeitos em saber que a Administração conseguiu alcançar esse objetivo em tão pouco tempo. De forma bastante rápida as administrações municipais estão migrando as suas contabilidades para o padrão digital. Depois das notas fiscais digitais, está se formando uma corrente para também processar todas as fases da contabilidade (empenhamento, financeiro e contabilização) em padrão digital. Então, com o passar do tempo, cada vez menos administrações estarão convertendo as notas digitais em papéis para processar os pagamentos e a contabilização.”

A assinatura digital foi apresentada ao Comitê Gestor, na manhã desta quarta-feira (29), durante reunião no gabinete do prefeito de São Bento do Sul, Magno Bollmann. O gestor aprovou a ideia e incentivou a modernização da Administração. “A tecnologia está aí a nosso favor. Temos um sistema moderno e as ferramentas necessárias para cada vez mais nos tornarmos digitais. Esta é a tendência”, concluiu.

Com informações da assessoria de imprensa da Prefeitura Municipal de São Bento do Sul.

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