Telêmaco Borba (PR) comemora agilidade e economia com gestão pública 100% em nuvem

A equipe da Prefeitura de Telêmaco Borba, cidade com 79,7 mil habitantes na região centro-oriental do Paraná, comemora diversas facilidades após a implantação da tecnologia 100% em nuvem da IPM Sistemas. A administração municipal adotou o software Atende.Net em 2016 e, dentre os benefícios, ganhou atualização de informações e cruzamento de dados em tempo real, emissão de relatórios em minutos e economia de papel.

Analista de sistemas da Prefeitura, Harrisson de Moraes lista algumas diferenças entre trabalhar com o sistema antigo desktop e a tecnologia de ponta 100% em nuvem.

“Com o sistema desktop, tinha um servidor aqui, local, na nossa sala. Já o IPM é todo na nuvem, então a gente não precisa se preocupar com espaço, backup, atualização, ao contrário do que acontecia no sistema anterior”, relata Moraes. 

Já o contador geral da Prefeitura, Agostinho Romão, diz que a rotina do seu departamento ficou muito mais ágil, simples e transparente. 

“O sistema anterior não era em tempo real, então deixava um pouco a desejar. Já o sistema da IPM é rápido. Por exemplo, na parte tributária, se faz o lançamento ali e já aparece na contabilidade, basta planilhar e conferir com os lançamentos bancários. Estando tudo ok, é só fazer o procedimento de contabilização, então é bem eficaz”, comemora Romão.  

O chefe da divisão de RH, Marcelo Proença, também salienta as facilidades de usar um sistema desenvolvido com base de dados única e compartilhada entre os setores da Prefeitura. 

“O sistema anterior era meio engessado, então, em muitas rotinas a gente precisava tirar vários relatórios para chegar em um determinado resultado. Depois que foi implementada a tecnologia IPM, coisas que demoravam duas horas, agora, a gente consegue em minutos”, destaca Proença.

> No vídeo a seguir, confira relatos de membros da equipe administrativa da Prefeitura de Telêmaco Borba:

Facilidade para tramitação de processos e comunicação entre setores

Toda a tramitação de dados e documentos fica facilitada com a tecnologia da computação em nuvem, do inglês cloud computing. E como o sistema IPM é desenvolvido com uma base única, garante visão completa da gestão, com amplo e rápido acesso aos dados. Dentre os benefícios, o analista de sistemas Harrisson de Moraes salienta a facilidade para localizar informações.

“O cadastro único é importantíssimo, porque normalmente a gente cria o sistema de help para atendimento, para ver em qual setor o processo está. Então ajuda bastante não só a TI, mas a Prefeitura como um todo. Você tendo uma base só, consolidada, não fica se batendo para buscar uma informação aqui e outra lá. Não! Agora há um local só, você busca tudo ali”, relata Moraes. “Ganha-se com desempenho do sistema e ganha-se tempo”, completa.

Trabalhar com um sistema de gestão pública que permite acesso e compartilhamento de dados em tempo real facilita muito a rotina interna da Prefeitura, indo além da agilidade e economia. Isso se aplica também à área de gestão de pessoas, que precisa trocar informações com outros departamentos, conforme destaca o chefe de RH.

“Ficou mais ágil a comunicação entre RH, financeiro, logística. É fantástico! A gente não tinha essa questão da base única antes. No sistema anterior, era só uma compilação de informações”, salienta Marcelo Proença. 

O contador Arnaldo José Bueno também comemora essa facilidade de compartilhamento de dados na nuvem, 24h a partir de dispositivos com Internet. 

“O cadastro único facilitou bastante, pois você pesquisa e tudo está integrado. Facilitou até para a prestação de contas, porque você gera o arquivo e na mesma base você acessa tudo que você quer, como cadastro de fornecedor, de pessoa. Achei muito proveitoso”, salienta.

Tecnologia resulta em economia pela redução do uso de papel

A gestão pública telêmaco-borbense não ganhou apenas agilidade em seus processos, mas também economia de tempo e de dinheiro com a redução do uso de papel. Porém, essa questão requer um processo de mudança de cultura, conforme analisa o contador geral, Agostinho Romão.

“Hoje há economia de papel, de impressões, pois naquilo que a gente se propõe a não utilizar mais em papel, é tranquilo. Você pode deixar arquivado no computador, criar arquivos eletrônicos”, salienta.

E um bom exemplo disso vem do setor de RH, especialmente da rotina da folha de pagamento, que antes demandava alta quantidade de impressões. Conforme explica o chefe do RH, Marcelo Proença, antes da tecnologia em nuvem da IPM era emitido holerite impresso, com uso de impressora matricial. 

“Hoje o Servidor consegue fazer a consulta do seu contracheque on-line. Reduziu-se drasticamente essa questão de impressão, de gasto com formulários, que eram carbonizados. Hoje há uma economia grande no município nessa questão de papel, pois temos a tecnologia a nosso favor”, enfatiza Proença. 

> Vídeo: 3 vantagens da modernização digital dos órgãos públicos

Tecnologia 100% em nuvem qualifica a gestão pública garantindo agilidade e economia

O sistema de gestão pública desenvolvida pela IPM permite que as Prefeituras possam executar todos os seus processos sem o uso de papel, o que inclui procedimentos de contabilidade, pagamentos, arrecadação, fiscalização, pessoal, compras, licitações, procuradoria, entre outros. Além disso, o Atende.Net também permite assinar documentos virtualmente. 

E como trabalha com base de dados única e compartilhada, ainda permite que facilmente sejam consultadas as mais diversas informações, com geração de gráficos e indicadores em tempo real. Essas facilidades ampliam a visão da administração municipal e, por exemplo, melhoram a fiscalização e a arrecadação, tornando a gestão mais eficiente. 

“Nossas soluções utilizam tecnologia de última geração, que permite ir muito além da simples abertura de protocolos e envio de memorandos ou requerimentos por meio de um sistema informatizado”, destaca o gerente de Relações Institucionais da IPM, Sedi Zanella. “O próprio sistema utilizado no trâmite de processos também realiza os lançamentos em contabilidade, folha, arrecadação, compras e em outras áreas”, completa.

Como resultado do uso dessa solução tecnológica, há redução de gastos com correios, impressoras, tinta, papéis, arquivo morto, além do tempo da equipe administrativa. Da mesma forma, há maior celeridade e eficácia na prestação de serviços públicos. Portanto, a administração pública torna-se mais transparente e mais econômica.

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