Inovações em Processo Digital: confira o lançamento IPM

A digitalização dos processos nas gestões pode ser um diferencial quando feita de maneira organizada e ágil. Mas ter que dividir as etapas em diferentes plataformas pode dificultar a transparência. Assim como o surgimento de erros e falhas quando as informações precisam ser inseridas manualmente. Apesar do avanço das ferramentas, o uso de duas ou mais plataformas para dar andamento a um só processo digital é muito comum na gestão pública.

Atualização em Processo Digital

A burocratização de demandas que deveriam ser mais simples e ágeis está na lista das maiores insatisfações do cidadão com o serviço público. Hoje, existem diversas maneiras de oferecer uma experiência com menos etapas, redução do tempo de espera e com mais resultado para a população. 

Pensando em facilitar a rotina e o trabalho de quem está na outra ponta, a IPM lançou a atualização do Módulo Processo Digital. Agora ainda mais ágil e organizadas de forma prática, todas as etapas do processo ficam reunidas em uma só tela. Dessa forma, é possível incluir anexos e datas importantes, sem precisar atrelar cada estágio em outras plataformas.

“Fizemos estudos aprofundados em diversas prefeituras ao longo de vários meses para garantir que as novas funcionalidades atendessem às necessidades reais dos servidores públicos. Essa pesquisa permitiu identificar as demandas e desafios comuns enfrentados no dia a dia da gestão pública. Isso serviu como base para o desenvolvimento de soluções personalizadas e eficazes”, explica o coordenador de desenvolvimento do módulo de Governo Digital da IPM, Leonardo Maciel.

O trâmite dos protocolos físicos nas prefeituras flui através de pastas que são encaminhadas, setor a setor. Desse modo, os responsáveis anexam e assinam documentos, quando necessário. Em resumo, com a solução digital o passo a passo é o mesmo, mas de forma ágil e em menos tempo. Ela não exige deslocamento dos servidores e ajuda a ter mais controle dos estágios, em apenas alguns cliques.

“É uma série de melhorias pensadas para dar ainda mais rapidez e automação aos processos, que são grandes diferenciais nos nossos sistemas”, completa Maciel.

Novo formato de organização

Uma das situações que mais provoca o atraso na tramitação de processos importantes nos órgãos públicos é justamente a fragmentação das atividades, referentes a um mesmo assunto, em vários softwares e plataformas. Além das chances de retrabalho pelo servidor, em geral, isso também demanda mais tempo para o levantamento de dados e atrapalha a transferência de páginas que precisam de assinatura.

Com a Árvore do Processo Digital, ferramenta inovadora da IPM, é possível organizar anexos de maneira automática e intuitiva para os servidores. Desse modo, em vez de pilhas de papel ou pastas digitais desorganizadas, os documentos de um processo são automaticamente agrupados por etapas da movimentação, economizando tempo dos servidores e agilizando o atendimento ao cidadão.

A funcionalidade segue uma estrutura parecida com a árvore genealógica. Dessa forma, cada membro da família é uma etapa do processo e, dentro de cada uma das etapas, constam todos os anexos, documentos e demais informações pertinentes àquele estágio, tudo de forma prática e de fácil acesso.

Visão clara e ampla

Com uma nova pré-visualização dos anexos no processo digital, evoluímos para uma navegação sequencial entre os arquivos do processo, sem precisar abrir cada item individualmente. Imagine um servidor tendo que analisar anexo por anexo de um contrato extenso. A pré-visualização e a navegação facilitada permitem encontrar rapidamente as cláusulas ou documentos relevantes. A funcionalidade é muito útil em processos de obras públicas que necessitam de maior agilidade e precisão para achar documentos em projetos e plantas.

Além disso, a assinatura automática dos relatórios de movimentação agiliza o processo, eliminando a necessidade de assinatura manual, ocorrendo automaticamente, em segundo plano. Após a emissão do comprovante de movimentação do processo, o sistema adiciona uma tarja com as informações do assinante e, por fim, anexa o documento ao processo.

A funcionalidade de impressão do Processo Completo também foi aprimorada, oferecendo maior clareza e organização. Agora, no cabeçalho, as informações relacionadas a cada documento ficam dispostas com fácil acesso, melhorando a consulta de arquivos para fins de auditoria ou encaminhamentos a órgãos externos.

Confira os diferenciais da atualização:

• Acesso fácil a anexos: navegação simples e centralizada de documentos referentes aos estágios do processo;
• Automação das etapas: os processos tramitam no sistema de forma rápida e coordenada, ou seja, sem precisar de inserções manuais;
• Funcionamento independente: não necessita de outros sistemas para começar, navegar ou finalizar um processo, evitando trocas de plataformas;
• Visão geral e clara do processo digital: o usuário consegue ver a estrutura do trâmite, a paginação, movimentos, mudanças e informações detalhadas;
• Árvore do Processo Digital: funcionalidade que não necessita de configurações complexas e facilita a referência, organização e assinatura de documentos ao mesmo tempo, em segundo plano.

As novas funcionalidades otimizam a gestão dos processos nos órgãos, tornando as etapas mais eficientes, transparentes e ágeis, beneficiando tanto servidores internos quanto os cidadãos. É muito mais tecnologia e agilidade para as prefeituras e qualidade de vida para o cidadão.