Como reduzir o tempo de espera da população no serviço público?

Passar horas, dias – ou até meses – esperando por atendimentos básicos no serviço público é só um dos principais problemas que prejudicam a relação governo-cidadão. Não apenas isso, mas a frustração dos gestores por não conseguir mudar esse cenário também afeta o desempenho de quem trabalha no atendimento. Mas como reduzir o tempo de espera dessa população?

Atendimento rápido x burocracia no serviço público

Não é novidade que a burocracia dos sistemas, mesmo com processos cada vez mais digitais, atrasa e dificulta o que deveria ser resolvido com rapidez. Isso porque digital nem sempre significa rapidez e modernidade, e hoje vamos te explicar o motivo disso:

• Sistemas ultrapassados

Em geral, a origem dos problemas nos atendimentos nasce na lentidão de sistemas ultrapassados. Plataformas desktop, sem salvamentos automáticos e que perdem informações com quedas de energia, são obstáculos frequentes e desafios constantes para qualquer gestão.

• Softwares dependentes

Utilizar mais de um sistema para gerenciar atendimentos dispersa os dados e pode, inclusive, mascarar ou perder por completo informações inseridas em softwares menos utilizados pela equipe. Como resultado, surgem os ‘vazios’ e espaços incompletos que contribuem para a inconsistências nos dados, atrapalhando a transparência do Município.

• Falta de backup

Também conhecida como ‘dor de cabeça’. Informações não salvas ou salvas parcialmente são entraves que atrasam o atendimento ao público, bem como aumentam o retrabalho dos servidores. Especialmente em gestões que ainda utilizam sistemas desktop.

A produtividade na rotina de atendimento é uma consequência do desempenho dos softwares. Gestões de cidades inteligentes hoje apostam em tecnologias inovadoras que se diferenciam das básicas, utilizadas pela maioria.

Gerir dados, planejar políticas públicas e atender o munícipe com mais eficiência são prioridades, mas fica difícil seguir à risca esse passo a passo quando a tecnologia em uso não acompanha o fluxo. Apesar de parecer benéfico em relação ao custo-benefício, o sistema não compensa em funcionalidade e as consequências não demoram a aparecer e se materializam na insatisfação do público e no desgaste da equipe.

3 dicas para reduzir o tempo de espera da população

• Escolha um Sistema Único

Usar várias plataformas para fazer um atendimento não é prático e ainda dificulta a vida dos servidores. Aposte em um Sistema Único capaz de organizar todas as informações que você precisa sem alternar entre outras ferramentas. Desse modo, é possível melhorar a rapidez do atendimento com mais eficácia e segurança.

• Automatize etapas

Processos automatizados e inteligentes permitem o maior aproveitamento do tempo dos servidores com demandas que precisam de um olhar atento. Etapas com assinatura e envio automático para outros setores, levantamento e organização de dados relevantes, mapeamento de potenciais com apoio da Inteligência Artificial, tudo funciona de forma mais orgânica quando o sistema é autônomo e eficiente.

• Evite retrabalho

O desgaste das equipes no serviço público tem grande participação de demandas repetidas, seja por erro do sistema ou necessidade de inserções manuais. Tecnologias modernas e inovadoras já poupam os profissionais dessa dor de cabeça, com preenchimentos automáticos e atualização em tempo real, otimizando a rotina de quem está na outra ponta.

Em resumo, ter uma gestão pública eficiente e mais ágil pode ser mais acessível do que você imagina, basta apostar na ferramenta certa. Ajudar na rotina dos servidores e da população é um resultado da implementação de tecnologias modernas e que pensam sempre à frente, prevendo necessidades e melhorando os processos. Conheça a fundo os problemas que precisam ser solucionados na sua gestão e veja qual é a tecnologia que melhor se encaixa no cenário do seu Município.