6 benefícios da implantação de uma gestão digital

Lidar com levantamentos, relatórios, análises e planejamentos são algumas das tarefas mais básicas de qualquer administração pública, não apenas no Brasil. Entre os desafios, otimizar as demandas tendo como ponto de partida uma base de dados densa, bruta e que requer muito tempo de estruturação, ainda é uma das maiores dificuldades de um gestor. Confira neste artigo 6 benefícios da implantação de uma gestão digital e como a tecnologia pode ser de fato uma ferramenta transformadora para a rotina pública.

Implantando uma gestão digital

Os softwares são ferramentas digitais que ajudam a organizar e planejar demandas no dia a dia da administração pública. Com eles é possível manter a integração eficiente entre os setores e facilitar a tomada de decisões. Apesar do receio de gestores e servidores na hora de adotar novas ferramentas e migrar dos sistemas manuais, a tecnologia beneficia de inúmeras formas, facilitando, inclusive, a redução de tarefas manuais.

• Imagine que: a Prefeitura X tem 100 servidores, mas somente 50 deles são responsáveis por gerenciar processos e atender a população. Supomos que, diariamente, são registrados 350 processos e todos demandam etapas manuais pelos servidores. Análise de documentos, registro das informações no sistema, baixa dos arquivos um a um, tudo passa pelas mãos dos servidores. Como uma equipe pequena consegue dar conta de tanta coisa?

A resposta é simples: a equipe não dá conta. É praticamente impossível conseguir tramitar tantos processos em pouco tempo sem exigir demais ou sobrecarregar os servidores. E os impactos, além de refletir em consequências para a saúde mental e física, também são sentidos pelos munícipes, que sofrem de fato com a demora dos processos e a dificuldade em conseguir informações.

A organização manual deixa de ser uma garantia de precisão quando é necessário lidar com números significativos. Nesse sentido, a tecnologia é a ferramenta chave para facilitar os processos e evitar o retrabalho dos servidores.

6 benefícios da implantação de uma gestão digital

1. Melhoria da eficiência operacional

O sistema digital é a melhor opção para quem busca migrar do processo analógico para um mais moderno e com uma gama maior de funcionalidades. Assim, é possível movimentar fluxos internos mais facilmente. Além disso, as tarefas manuais se transformam em processos automatizados.

2. Aumento da transparência

Os dados automatizados permitem um acesso mais fácil, tanto dos servidores quanto da população. Dessa forma, também é possível prestar contas de maneira mais ágil, tendo em vista a disponibilidade das informações. Outro aspecto que também ajuda é a integração dos sistemas com os portais da transparência.

3. Comunicação facilitada entre setores

Organizar e centralizar comunicações de um mesmo setor/órgão é o desejo de qualquer administração. Eliminar o desperdício de papel com envio de memorandos, ofícios e avisos também são grandes benefícios do sistema para gestão digital, garantindo, como resultado, mais eficiência e economia de recursos públicos.

4. Otimização da gestão digital financeira

A economia de recursos e a rapidez na tramitação de processos digitais são dois resultados positivos de uma gestão tecnológica. Desse modo, sem demandas manuais, os servidores conseguem trabalhar com mais eficiência e o sistema organiza automaticamente débitos, pendências e avisos de cobrança, facilitando a regularização do contribuinte.

5. Decisões pautadas por dados

A atualização dos dados em tempo real é um dos maiores trunfos para o administrador, mas lidar com eles manualmente não. Por isso o sistema digital é tão importante, ele analisa, organiza e cria planejamentos específicos, sempre com base nos números reais e na realidade de cada cidade.

6. Autoatendimento para cidadãos

Ter a facilidade de acessar qualquer serviço ou atendimento sem sair de casa é uma das preferências de todo cidadão. Além disso, o autoatendimento promove a redução das demandas de servidores, economiza gastos com papel e dá mais celeridade ao serviço público, contribuindo para a autorregularização do contribuinte.

A adoção do sistema digital fortalece a gestão e facilita a vida dos servidores e da população. Buscar atendimentos e serviços, hoje, nunca foi tão fácil, basta ter um dispositivo conectado à internet. No entanto, ainda é preciso maior abertura de administradores para os benefícios da tecnologia e suas inúmeras possibilidades. Cuidar do bem-estar e preservar a saúde das pessoas também são alguns dos impactos positivos de uma cidade organizada e com processos funcionando plenamente.

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