Prefeitura de Pinhais indica três passos para o sucesso na migração de sistema de gestão pública

Uma prefeitura com mais de 3 mil funcionários que atende a uma população de 127 mil habitantes demonstra como o planejamento estruturado pode minimizar os desafios na troca de um sistema desktop pela tecnologia web, baseada na nuvem. A prefeitura em questão é a de Pinhais, na região metropolitana de Curitiba, Paraná. No início do mês de setembro de 2015, a administração pública efetivou a migração do sistema de servidores próprios para o software Atende.Net, desenvolvido pela IPM Sistemas. Pouco mais de 60 dias após a mudança, o sistema opera dentro da normalidade e evidenciando os benefícios.

No Departamento de Tecnologia da Informação (TI) da Prefeitura de Pinhais, os técnicos residentes apoiam usuários do sistema e, sob o suporte da IPM, solucionam as adaptações que surgem de novas demandas. Segundo o diretor do Departamento de TI, Anderson Tanck, três passos foram essenciais para afastar temores acerca da migração: informar bem as pessoas, estabelecer a partir do setor de TI um cronograma sólido e garantir um bom alinhamento técnico com a empresa contratada.

“Tivemos um processo de migração bem-sucedido, e as dificuldades foram bem menores do que esperávamos. Antes da operação, foi necessário realizar algumas reuniões e explicar aos usuários a importância da migração, assim como os ganhos futuros para a gestão. Outra ação fundamental foi o planejamento de datas, compartilhado com a IPM e seguido à risca. Com ele, conseguimos tempo e o apoio da empresa para implantar um tipo de teste, uma pré-migração, fazendo uma cópia dos dados e migrando para o novo sistema, para que os gestores o experimentassem. Isso nos forneceu mais informações e gerou confiança”, explicou Tanck.

Organização elimina temor dos usuários

O diretor de TI pontuou que é difícil evitar a preocupação dos usuários com mudanças de sistema, mas que a gestão em TI e o alinhamento técnico com a IPM, que ainda mantém um time de técnicos na Prefeitura de Pinhais, proporcionou uma transição ordenada, diminuindo aos poucos a tensão. “Ainda há atendimento presencial por parte da empresa, mas pretendemos que, em breve, os colaboradores passem a utilizar apenas o chat da IPM”, diz Tanck.

As consequências de protelar por muito tempo a modernização também foram pontuadas pelo gestor de tecnologia da prefeitura: “A troca de softwares ERP é muito temida, porque muitas vezes o sistema reserva informações de 15 anos ou mais. Por outro lado, resistir à migração por muitos anos torna a estrutura da prefeitura obsoleta, incompatível com exigências de legislação que vão surgindo, e consequentemente aumenta os custos de manutenção e infraestrutura. Precisamos estar em constante atualização”.

Para saber mais sobre a tecnologia IPM, leia:

> IPM tem 88 clientes com boa ou excelente gestão fiscal no Índice Firjan

> Índice de Governança Municipal 2021: clientes IPM são destaque no Brasil

> Clientes IPM são destaque em ranking de transformação de tributos municipais em qualidade de vida

> Clientes IPM ganham Selo APS de Qualidade do Ministério da Saúde

> Tecnologia IPM está preparada para a Lei do Governo Digital

> Novo Siafic: entenda o que muda com o Decreto 10.540

Siga a IPM no Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram e Youtube