Como reduzir gastos com uso de papel na gestão pública e ajudar o meio ambiente?

A compra de papel para impressão de documentos e arquivos é uma das maiores despesas de qualquer administração pública. De acordo com o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), além do papel, diárias, passagens, telefone, energia elétrica, água e esgoto são outros pontos que também contribuem para o número elevado de gastos. Por conta disso, cada vez mais os órgãos públicos migram para um novo formato: o modelo de Governo Digital.

Investimentos para reduzir o desperdício

Ainda conforme o Ipea, a estimativa é de que um servidor é responsável pelo desperdício de quatro mil folhas de papel por ano. Por exemplo, imagine que a Prefeitura da cidade mais populosa do Brasil tenha 100 mil servidores ativos:

• Isso representa 400 milhões de folhas
• 800 mil resmas (de 500 folhas cada)
• Cerca de 40 mil árvores utilizadas na produção
• E um custo de R$ 8 milhões

Nesse sentido, evitar o desperdício ou apenas reduzi-lo parece uma tarefa praticamente impossível, mas não é. Com investimento em tecnologia é possível reduzir drasticamente as despesas com papel na administração pública. Isto é, além dos benefícios em termos de economia, também é possível melhorar os impactos causados ao meio ambiente.

Em geral, a maior parte dos papéis relacionados a processos podem ser evitados com a adoção de um sistema 100% digital, reduzindo a necessidade de etapas físicas. A diminuição do uso de pastas também facilita ainda mais a organização das equipes e a agilidade dos atendimentos, que deixam de necessitar de inserções manuais.

Benefícios de implantar um Governo Digital

O Governo Digital nada mais é do que uma nova maneira de organizar as demandas e serviços disponíveis em órgãos públicos com mais agilidade, facilidade e segurança. Ou seja, a modalidade não consiste em abandonar os atendimentos à população, mas sim deixá-los mais simples e práticos.

Essa estratégia, que segue ganhando mais adesão de governos e prefeituras a cada dia, é uma forma eficiente de aumentar a arrecadação, evitando o desperdício. Dessa forma, é possível garantir mais proteção às informações relacionadas aos processos, sem perda de dados.

Com o excesso de papel é mais difícil para as gestões manter a transparência. Isso acontece porque, em geral, o servidor precisa inserir no sistema, manualmente, o trâmite físico, o que demanda mais tempo e, muitas vezes, acaba sendo esquecido por conta das rotinas aceleradas.

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No formato digital o cenário é diferente. Como as etapas ocorrem diretamente no sistema, o servidor elimina as chances de erros e o retrabalho com inserções manuais. Como resultado, a satisfação da população com serviços mais rápidos aumenta, gerando o dobro de benefícios para o Município. Com essa modalidade também é possível:

• Ter mais de 50 milhões de processos tramitados por ano
• 97% de economia com processos digitais
• Mais de R$ 6 bi de recursos públicos economizados anualmente

O primeiro passo para a migração do papel para o Governo Digital é a vontade de transformar os processos internos da administração pública. A resistência à novidade é natural, mas não deve ser um obstáculo para a melhoria do andamento das tarefas. A tecnologia pode ser uma grande ferramenta para impulsionar a construção de cidades mais organizadas e verdadeiramente pensadas para atender à população.

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