Como o Workflow promove a desburocratização de serviços públicos

Administração Geral

O Workflow atende à necessidade de desburocratização dos serviços públicos, uma vez que organiza o fluxo de trabalho, em sua tradução literal, contribuindo com uma melhor gestão do órgão público. Sua utilização na gestão pública de municípios, por exemplo, faz a diferença no atendimento ao cidadão, entregando agilidade e praticidade. O processo de uma solicitação de alvará para a construção de imóveis, em algumas Prefeituras, que antes demorava até 90 dias para ser concluído, pode ser entregue em menos de uma semana com o auxílio do Workflow.

Quem precisou resolver algum processo que dependia do município certamente teve de esperar um tempo significativo para obter a solução solicitada. Por isso, há alguns anos, o Senado Federal vem colocando em pauta projetos de lei que contribuem com a desburocratização dos serviços oferecidos por órgãos públicos.

Com o avanço das novas tecnologias, a sociedade vem ganhando, cada vez mais, benefícios no que se refere à praticidade e agilidade na realização da maioria das atividades. Em consequência, um número crescente de organizações públicas estão aliando seus serviços a tecnologia, para oferecer um atendimento de qualidade aos cidadãos.

Neste artigo, você vai entender como a utilização do Workflow, fluxos de trabalho, promove a desburocratização dos processos que dependem da administração pública.

O que é Workflow?

O gerenciamento das atividades de uma empresa, geralmente, é organizado por gestores responsáveis por seu segmento e sua equipe de colaboradores. Na gestão pública, os segmentos são divididos em secretarias específicas para cada área de serviços. Por isso, existe um gestor para a pasta da saúde, outro para finanças, para educação e assim sucessivamente.

Levando em consideração que uma secretaria engloba uma série de serviços distintos, dos quais muitas vezes são solicitados em espaços físicos também distintos. Para atender qualquer solicitação do cidadão, essa secretaria precisa estar integrada, com tarefas muito bem definidas.

Através do Workflow, é possível:

Conectar colaboradores e cidadãos numa mesma plataforma;
Possibilitar a troca de informações de todos os segmentos envolvidos no processo;
Garantir que o fluxo de trabalho da organização funcione com mais eficiência;
Melhorar o atendimento ao cidadão;
Reduzir custos para a gestão;
Atuar na automação dos processos, de acordo com as regras específicas de cada setor, para que cada tarefa seja transmitida de colaborador para colaborador.

A divisão de tarefas para cada cargo e função faz com que todos os processos se tornem mais claros, permitindo que cada um saiba o que esperar de cada setor. Desta forma, o gestor consegue garantir que cada fase de um processo seja monitorado com organização. Uma vez delimitadas as funções, contando com ações automatizadas, fica mais fácil aumentar a produtividade e identificar os erros que podem ter ocorridos durante o processo. O cidadão que solicita o serviço também pode acompanhar cada etapa do trâmite e ter a previsão do período de entrega.

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Como implantar o Workflow na Gestão Pública?

Diante de todas as vantagens trazidas pela utilização do Workflow, é inegável a sua contribuição para a melhoria dos serviços públicos. Buscar soluções para garantir uma maior desburocratização dos serviços é tarefa de todo gestor público. Com o auxilio poderoso da tecnologia, essas soluções estão mais acessíveis e qualquer gestão pode ser beneficiada. Para implantar o Workflow na administração pública, é necessário procurar serviços especializados na área.

O processo de configuração depende do trabalho de profissionais de Tecnologia da Informação, assim como do software que permita todos esses acessos a serviços. Levando em consideração a importância de oferecer este tipo de serviço qualificado aos cidadãos, o software precisa atender as necessidades da gestão.

A IPM Sistemas é líder no desenvolvimento de software para gestão pública. Com seu sistema 100% em nuvem, a IPM atua no mercado há mais de 20 anos e em sua trajetória, continua somando conquistas. A plataforma Atende.Net oferece o Workflow e muitos outros serviços para o gerenciamento eficaz da administração pública.

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