Administração Geral

A rotina de trabalho na Prefeitura de São João do Polêsine, na região central do Rio Grande do Sul, mudou muito nos últimos dois meses. Com a implantação do Atende.Net, desenvolvido pela IPM Sistemas, a gestão pública municipal agora é feita com um sistema 100% em nuvem, que disponibiliza as informações 24h por dia, bastando ter um dispositivo com Internet.

Conforme relatos do prefeito Matione Sonego e do diretor de TI, Alexandre Somavilla, a troca de tecnologia vai gerar uma economia em quatro anos na ordem de R$ 1 milhão. Valor que será investido em outras áreas.

Além disso, há ganhos com a economia de tempo dos Servidores públicos, que agora conseguem atuar de forma mais estratégica. Afinal, as rotinas estão sendo digitalizadas e automatizadas, o que reduz a carga de trabalho e mitiga possíveis erros. Como resultado de tudo isso, a gestão está mais eficiente, célere e econômica. E tudo se reverte à comunidade de cerca de 2,5 mil moradores – conforme a última estimativa do IBGE.

Abaixo, confira 10 benefícios percebidos nos dois primeiros meses de uso do sistema 100% em nuvem IPM:

1. Acompanhamento em tempo real
2. Agilidade com processos digitais e assinaturas eletrônicas
3. Economia de R$ 1 milhão com equipamentos e manutenções
4. Maior segurança da informação
5. Migração surpreendeu pela facilidade
6. Fim dos cadastros duplicados
7. Rapidez na geração da folha de pagamento
8. Redução de papel perto de 100%
9. Melhora na qualidade de vida dos Servidores públicos
10. Ganhos com mobilidade, praticidade e compatibilidade

A seguir, confira a entrevista realizada com o prefeito Matione e o diretor de TI Alexandre. Após, confira os 9 benefícios de forma mais detalhada.

1) Acompanhamento em tempo real

A tecnologia IPM de gestão pública é desenvolvida em plataforma única e 100% em nuvem. Dessa forma, garante acesso 24 horas em qualquer dia, o que garante uma visão geral da gestão. Vantagem que está sendo bem aproveitada pelo prefeito Matione Sonego.

“Consigo usar o sistema tanto no laptop, quanto no tablet, e até em meu celular. Hoje com um único usuário e senha consigo acompanhar em tempo real empenhos, ponto dos meus colaboradores, informações gráficas de todos os setores, como arrecadação, saldo em bancos”, enumera.

Mesmo quando precisa se ausentar fisicamente da Prefeitura, ele consegue dar andamento a qualquer processo. “Consigo realmente acompanhar tudo dentro da minha administração, até assino tudo digitalmente, desde projetos, empenhos, portarias e tudo mais isso em deslocamento ou em viagem”, conta.

Uma realidade bastante nova, fruto do investimento em tecnologia. “Anteriormente, no antigo sistema, tinha que solicitar para meus funcionários gerar relatório e trazer os documentos em meu gabinete para assinar manualmente, ou levantamento de férias, licença-prêmio”, conta.

Agora, com a tecnologia em nuvem, o controle é feito em tempo real e de forma muito simples, com poucos cliques, qualificando a gestão. “Tudo era feito em planilhas. Era difícil obter as informações necessárias para tomada de decisão. Hoje o tempo de tomada de decisão é muito importante e ter o máximo de informação para ser mais assertivo possível nos rumos que nossa cidade deve seguir”, alerta.

2) Agilidade com processos digitais e assinaturas eletrônicas

Como resultado da implantação dos processos digitais e assinaturas eletrônicas, vieram a eficiência e a tranquilidade. “De dois meses para cá, não lembro de algum ofício que eu tenha assinado em papel. Já temos os protocolos todos eletrônicos. Agora eu demoro menos para fazer assinatura eletrônica, do que fazer em papel”, salienta o prefeito Matione.

“Minha vida ficou mais fácil. Não preciso ir na minha sala assinar nada manual, pois tudo já está sendo feito pelo sistema”, relata Matione. “Hoje, em qualquer momento, em qualquer lugar, com laptop, tablet, smartphone posso fazer isso. Claro que preciso ter acesso à Internet, mas percebi que pode ser até a Internet móvel quando estou em deslocamento na estrada”, completa o prefeito.

3) Economia de R$ 1 milhão com equipamentos e manutenções

O sistema 100% em nuvem gera grande economia ao eliminar gastos com equipamentos, cabeamentos, softwares e manutenções. Para qualquer cidade, é um custo considerável. Para cidades pequenas, como São João do Polêsine, torna-se muito pesado e pode comprometer alguns investimentos, como relata o diretor de TI.

“A cada seis, sete anos, era preciso trocar o servidor. O último orçamento foi de R$ 56 mil, para daqui seis anos mudar novamente”, salienta Alexandre. “A estimativa do estudo e levantamento realizado por nossos colaboradores é que iremos poder aplicar, nos quatro anos, mais de R$ 1 milhão em outras áreas, como saúde, educação e saneamento, só com a economia gerada pela troca de sistema”,  diretor de TI, Alexandre Somavilla. “Sem contar o tempo dos nossos colaboradores com retrabalho e trabalho manual”, completa. Essa projeção refere-se a custos com servidores, equipamentos, licenças e sistemas de outras empresas. 

Ainda, ele explica que, com o antigo sistema desktop, era constante a necessidade de manutenção. “Sofríamos constantemente com necessidade de troca de computadores, licenciamento de software, troca de servidores, ocasionando um gasto não necessário. Com um sistema mais moderno, que utilizasse as tecnologias já existentes e de ampla utilização no mercado de software, estes gastos tornaram-se desnecessários”, pontua Alexandre.

Vídeo: 5 vantagens da Computação em Nuvem na gestão pública

4) Maior segurança da informação

Conforme relata Alexandre, a rotina no setor de tecnologia da Prefeitura está mudando muito. “Não tenho mais preocupação com invasão nos servidores locais, pois toda informação gerencial já está na cloud de responsabilidade da IPM”, diz o diretor de TI. “E a IPM investe muito em segurança. Por exemplo, o sistema tem o certificado fornecido pela McAfee, um tipo de gasto que municípios como Polêsine não teriam condições de fazer, pois são cidades pequenas”, completa.

A adoção do sistema 100% nuvem IPM também trouxe mais tranquilidade para a equipe de TI da Prefeitura. “Agora não tenho preocupação em troca de servidores e de estação de trabalho, licenciamento de software de outras empresas, como banco de dados SQL Microsoft, Pacote Office, Microsoft, que tinham rápida defasagem”, salienta. “Com o sistema em nuvem da IPM, só precisamos de conexão com Internet, podendo até ser móvel, pois exige muito pouco processamento da estação de trabalho. E não é preciso mais nenhum software de outras empresas”, completa Alexandre.

5) Migração surpreendeu pela facilidade

Trocar um sistema enorme, como é o de uma Prefeitura, é um desafio que merece muita atenção. Por isso, a IPM Sistemas segue um protocolo rigoroso de segurança na migração. E o resultado foi aprovado pelo prefeito de São João do Polêsine.

“A migração foi bem tranquila, porque nossa equipe já estava preparada para isso. Nós já tínhamos, inclusive, antecipando muitos problemas que nós teríamos, mas que não tivemos”, conta o prefeito Matione.

“Nós tivemos reuniões semanais com o responsável da IPM com a equipe da Prefeitura, com relatórios do que aconteceu na semana, previsão das próximas semanas, quais os próximos passos. Então me surpreendeu positivamente a facilidade, a maneira que transcorreu”, salienta.

6) Fim dos cadastros duplicados

Mais uma grande vantagem da implantação do sistema único e 100% em nuvem foi a identificação de inconsistências, como cadastros duplicados. “Por exemplo, eu era uma pessoa na contabilidade, uma pessoa diferente na folha, uma pessoa diferente na saúde, uma pessoa diferente como usuário em cada sistema. Você imagina a dificuldade de manter todas as minhas informações em todos esses cadastros de forma a não gerar inconsistência nelas”, conta o prefeito Matione.

“No processo de migração, percebemos que algumas fórmulas na arrecadação, índices de reajustes, não estavam sendo feitas de forma correta, mas já foi corrigido. Descobrimos descontos que ocorriam na folha de pagamento e também os índices não estavam corretos, assim como classificação de produtos que não estavam de forma condizente”, completa o prefeito. 

Conforme explica o diretor de TI Alexandre, uma mesma pessoa tinha de ser cadastrada em cada sistema, o que provocava redundância ou falta de informação. “Nunca podíamos ter certeza sobre estes dados, pois quando atualizamos apenas um telefone tínhamos que alterar em mais de 6 sistemas diferentes”, revela.

7) Rapidez na geração da folha de pagamento

Entre as grandes vantagens da troca do sistema desktop para 100% nuvem, o prefeito lista a otimização do trabalho dos colaboradores municipais. Por exemplo, conta que o tempo para geração da folha de pagamento reduziu muito.

“No antigo sistema, as informações do ponto eram lançadas manualmente: tinha o sistema do ponto, tinha a planilha, e tinha o sistema da folha. O cálculo travava todo o sistema de todos os setores. E, após, enviarmos a informação da folha para a contabilidade realizar o pagamento, era impossível refazer a mesma, só sendo possível isso fazendo a restauração de backups”, conta Matione.

Situação muito diferente da vivida atualmente, com o Atende.Net. “Hoje é imperceptível, pois cálculos de folha e envio à contabilidade são feitos várias vezes em um dia e a qualquer momento podemos voltar o processo ao começo sem transtorno algum”, comemora. 

O prefeito destaca também que era impossível lançar informações de férias e ponto numa folha de pagamento do futuro, sem que antes a folha mensal estivesse completamente fechada. “Hoje temos a folha atual em andamento e a folha do mês posterior já recebendo informações. Isso, conforme a antiga fornecedora do sistema de gestão, era impossível fazer”, relata. 

8) Redução de papel perto de 100%

Por consequência da digitalização dos processos, há uma grande economia em papel. O prefeito Matione orientou a equipe a tirar o máximo proveito do que o Atende.Net oferece. “Já informei meus colaboradores que tudo que for possível fazer digitalmente é para ser feito. Acredito que já estamos perto dos 100% da necessidade de não usar papel”, salienta. “Usamos papel, pois ainda estamos nos adaptando a não precisar dele, pois somos seres humanos e leva um tempo para que possamos nos adaptar a novas rotinas”, completa. 

Vídeo: como a tecnologia IPM ajuda a construir Cidades Inteligentes

 

9) Melhora na qualidade de vida dos Servidores públicos

Com a otimização da rotina que o sistema IPM 100% em nuvem oferece, o trabalho ficou diferente dentro da Prefeitura de São João do Polêsine. Além da qualificação da gestão das informações, também houve melhora na qualidade do ambiente.

“Conseguimos acabar com o retrabalho, com isso otimizamos em muito a eficácia de trabalho de nossos colaboradores municipais”, salienta o prefeito Matione.

“Hoje já posso tirar férias, pois não preciso executar atualização em cada estação de trabalho, necessidade esta que, no antigo sistema desktop, era imprescindível. Antes, se executássemos a atualização no servidor, as estações de trabalho já paravam de funcionar corretamente, tornando quase impossível”, conta Alexandre. Com o sistema em nuvem, essa preocupação acabou, pois a atualização é automática em todas as estações via WEB.

10) Ganhos com mobilidade, praticidade e compatibilidade

Desde a sua fundação, o Município de São João do Polêsine utilizava o sistema de uma mesma empresa fornecedora. Para modernizar a gestão, a gestão municipal apostou na computação em nuvem. Conforme o diretor de TI da Prefeitura, Alexandre Somavilla, as reuniões em busca de inovações iniciaram há alguns anos, na busca de um sistema para melhorar a gestão, otimizando as rotinas internas.

“No início de 2021, realizamos nossa licitação e, com a nova ganhadora, migramos todo o sistema e implantamos novos módulos que antes não seriam possíveis”, conta Alexandre. “As principais diferenças que existem do sistema desktop para nuvem são mobilidade, praticidade e compatibilidade”, enumera o diretor de TI. E ele explica:

Mobilidade: “em qualquer lugar, apenas tendo uma conexão com Internet, podemos gerir todas as funcionalidades do sistema”, conta. 

Praticidade: “devido ao sistema rodar utilizando um navegador de Internet, podemos utilizar qualquer dispositivo e em diferentes sistemas operacionais, não ficando mais limitados como antigamente a uma estação de trabalho com apenas um sistema operacional”, relata Alexandre. 

Compatibilidade: Alexandre explica que antes, em cada computador, era preciso atualizar o sistema, pois software de gestão exigia um único sistema operacional, no caso o Windows. “O desktop também exigia que vários processos fossem executados de forma local, sendo preciso passar de estação por estação de trabalho para executar o instalador”, relata.

 

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