Cases

Um dos indicadores que mais afeta municípios em todo Brasil é o número de abertura de novas empresas. Mais do que uma métrica, o número impacta a arrecadação dos municípios, a geração de emprego, renda e a qualidade de vida da população. Por isso, muitas administrações públicas voltam, cada vez mais, esforços para modernizar sistemas de gestão a fim de facilitar a vida de empreendedores, proporcionando agilidade na abertura de novas empresas e ampliando o controle à arrecadação.

Em São José, Santa Catarina, a preocupação com modernização levou o município a implantação do software para gestão pública Atende.Net, da IPM Sistemas, que trouxe resultados surpreendentes logo após o fim da implantação: em apenas 30 dias, mais de 3 mil empresas foram abertas na cidade. A seguir, apresentamos como o município do sul catarinense transformou a gestão pública e vem criando um ambiente favorável para empresas e fortalecendo a vida das pessoas em São José.

Antes: múltiplos sistemas e longa espera por atendimento

São José é a quarta cidade mais populosa de Santa Catarina, com uma população estimada em mais de 270 mil habitantes, segundo censo de 2022. Parte da Grande Florianópolis, a cidade é um importante polo de inovação e tecnologia, abrigando empresas de diversos setores, indústrias e de tecnologia da informação.

 A Junta Comercial de Santa Catarina (Jucesc) aponta que o município registrou um crescimento de 22,5% no número de empresas abertas em 2021, com um total de 12.705 empresas, ante 10.257 em 2020. Apesar dos números aparentemente animadores, a administração municipal de São José enfrentava um problema comum a muitas gestões públicas brasileiras: a descentralização e burocracia do sistema de gestão.

A falta de uma ferramenta integrada e em nuvem dificultava o cruzamento de informações e a geração de estatísticas confiáveis de forma rápida, porque os dados eram armazenados em dezenas de fontes diferentes. Os efeitos refletiam no atendimento ao cidadão, com lentidão e erros, já que exigia a realização de atividades manuais para consultar e realizar processos.

Com o surgimento do Programa São José Digital, um projeto para criar uma gestão eficiente, moderna, econômica e transparente, a Prefeitura realizou licitação pública e contratou a IPM Sistemas, empresa com mais de 27 anos e pioneira em cloud computing para gestão pública, com tecnologia 100% em nuvem (sem emuladores) desde 2012 por meio do seu ecossistema de soluções Atende.Net.

Migração rápida para atender município

Após conclusão dos processos legais para entrada da IPM no município, o grande desafio era realizar a migração e configuração dos 76 bancos de dados diferentes e 8 sistemas da Prefeitura e de mais 12 entidades (fundos e fundações) para o seu sistema de cadastro único de dados Atende.Net, gerando o mínimo impacto possível nas operações diárias dos usuários e cidadãos.

O processo foi construído de maneira cuidadosa por especialistas, e em São José envolveu a realização de um estudo detalhado dos dados administrativos. Com isso, foi criado um Fluxo de Implantação, dividido em 7 fases: reunião com responsáveis técnicos em cada área, levantamento e diagnóstico, análise de estrutura, migração e treinamento de usuários, homologação, revisão técnica e acompanhamento por meio de reuniões sistemáticas.

Diante da alta complexidade do trabalho, a IPM escalou 40 consultores técnicos que executaram o planejamento à risca e realizaram a implantação do Atende.Net na Prefeitura de São José em tempo recorde: apenas 8 dias – de 02 a 09/09/2022.

O processo de implantação resultou em benefícios imediatos para a gestão pública e cidadãos.  Agora com todos os dados em um cadastro único que eliminou duplicidade de informações, conferiu agilidade e segurança de dados à gestão, além de transparência durante o restante do processo de implantação e com as contas públicas.

Atende.Net: o sistema para gestão de prefeituras que os gestores confiam

3 mil novas empresas em 30 dias

Após os primeiros resultados imediatos, a Prefeitura de São José concluiu em junho de 2023 a modernização digital de todos os processos necessários para abertura de empresas, após mudar sua plataforma de gestão em setembro de 2022. Após a implantação, o município abriu 3 mil novas empresas — 2 mil delas com aprovação de documentos automatizada e praticamente instantânea, com tecnologias de inteligência artificial. Há quatro anos, a criação de um CNPJ no município demorava até 90 dias.

Segundo o Secretário da Casa Civil, Luiz Fernando Verdine Salomon, agilizar a abertura de novas empresas é fundamental para ganhar competitividade. “Antes o empreendedor enfrentava até três meses de burocracia para começar a trabalhar. Muitos preferiam instalar seus negócios em cidades vizinhas. A diminuição da burocracia melhorou o ambiente de negócios e tornou a cidade mais atrativa”.

Desde a entrada em funcionamento da nova tecnologia, a Prefeitura recebeu 9.288 pedidos de abertura de empresas inseridos de forma digital e integrada no sistema. Esse número deve-se às facilidades que o Starter, da IPM Sistemas, traz para a rotina da gestão pública. Com ele é possível automatizar processos de abertura de empresas, resultando em economia de tempo tanto de trabalho dos Servidores quanto para resposta aos empreendedores.

“O novo software diminui o fluxo de papel, possibilita a tramitação de documentos no formato digital, economia de gastos com transporte e guarda de processos. Também facilita e agiliza a rastreabilidade de documentos, oferecendo maior segurança, confiabilidade e integridade da informação”, pontuou o prefeito, Orvino Coelho de Ávila.

Hoje o município de São José possui o processo de abertura de empresas praticamente instantâneo. Ou seja, o empreendedor dá entrada na documentação online e recebe a resposta imediata. Mesmo em casos complexos, a resposta é de 6 horas, 24 horas a menos do que o tempo para abertura de empresas no país, onde a estimativa é de 1 dia e 6 horas segundo Mapa de Empresas 2023.

O Starter no Atende.Net agiliza a abertura de empresas, pois funciona de forma integrada à legislação vigente e sincronizada com o Plano Diretor do Município, que é importado durante o processo de implantação. Dessa maneira, os processos de solicitação de viabilidade de empresas são automatizados no sistema, o que permite que pedidos de alterações e baixas de empresas sejam realizados de maneira integrada e ágil.

Construção de uma cidade inteligente

Além dos números impressionantes de abertura de novas empresas, que representa valores significativos para o município de São José no que tange à área fiscal, hoje a IPM está presente nas mais diversas áreas gestão municipal de São José, com tecnologia para uma administração integrada. O objetivo do projeto é construir uma cidade inteligente que tenha uma gestão pública eficiente, digital e transparente, com reflexos diretos na qualidade de vida da população.

Hoje o cidadão conta com 109 serviços online através da página da prefeitura no Atende.Net ou no aplicativo com acesso único do Gov.Br. A disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semanas, se reflete nos números de autoatendimento do município. Em São José, foram 4.199.163 autoatendimentos em 2023 até a 1ª semana de setembro, número que mostra crescimento na procura por serviços digitais.

Segundo a gerente de Tecnologia e Inovação na IPM, Lúcia Mees, a transformação digital da gestão pública é uma forma de melhorar a experiência do cidadão e garantir dados para que os Municípios tomem melhores decisões para a população com inteligência. “O fundamental é que as soluções gerem benefícios para o cidadão e para a administração pública. E é isso que tem sido feito, construindo uma cidade inteligente com foco no cidadão e no desenvolvimento econômico, a partir de bases tecnológicas sólidas que tornam o Município referência em tecnologia na gestão.

A IPM é pioneira e trabalha, desde 2012, inteiramente com a cloud computing. A tecnologia é o motor da inovação completa que uma administração pública eficiente necessita, pois permite a integração de dados em um único sistema web para gestão pública, garantindo disponibilidade em 99,9% do tempo, alta segurança e acesso unificado.

Além disso, as soluções da IPM otimizam processos, diminuem a burocracia com gestão de empenhos, ordens de compra, folha de pagamentos, memorandos, saúde, social, meio ambiente, cemitérios e demais áreas em um ambiente único, com acesso único via aplicativo ou navegador. Prefeituras interessadas em construir governos verdadeiramente digitais, podem oferecer centenas serviços públicos digitais para que os cidadãos tenham atendimento de qualidade sem precisar se deslocar, enfrentar filas ou gastos com papel.

O Atende.Net descomplica a vida das pessoas enquanto gera economia e qualifica a gestão municipal.

Vídeo: Por que o Atende.Net é a melhor solução para cidades inteligentes?

Leia mais: