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Abandonar antigos sistemas desktop e realizar uma migração para nuvem com sucesso é uma das principais preocupações de prefeituras e outros órgãos públicos.

Uma vez que a mudança envolve o tratamento de milhões de dados sensíveis que movem os serviços públicos, é essencial ter um processo estruturado e claro e uma equipe especializada no assunto.

Neste artigo, discutimos como realizar o processo de migração para nuvem com celeridade e apresentamos cases de sucesso do time IPM na implantação em municípios.

Processo de migração

A migração de sistemas desktop para a tecnologia cloud no setor público é um processo que envolve a transferência de dados de um ambiente de computação tradicional, ou seja, localizado em máquinas físicas, para uma infraestrutura baseada em nuvem.

Essa mudança representa uma transição significativa que pode modificar como a gestão pública desempenha suas funções. Uma vez que gera mais flexibilidade, acessibilidade, escalabilidade e economia a longo prazo.

Como prefeituras e outros órgãos públicos atuam a partir uma gigantesca quantidade de dados, a migração para nuvem pode ser um momento de ansiedade para a gestão. O receio de perda de dados ou dificuldades com o novo software cria um “fantasma” que amedronta.

Entretanto, a contratação de uma empresa adequada para a função, pode fazer com que esse seja um processo rápido e seguro. O contrário, pode acarretar danos irreversíveis a qualidade de dados da governança.

Como a tecnologia cloud computing dispensa o uso de espaços físicos das prefeituras para manter a infraestrutura de informática. A empresa responsável pela migração deve contar com uma infraestrutura de segurança que envolva firewall, backups, sistemas de monitoramento e outros dispositivos de segurança.

Assim, ao realizar a migração para uma base em nuvem, a gestão pública precisa considerar todas essas variáveis para ter parceiros estratégicos e renomados na área, evitando, dessa forma, qualquer aspecto negativo à segurança.

Etapas da migração

Na IPM Sistemas, quando um novo município finaliza todos os trâmites legais para contratação da empresa, inicia-se o processo de migração para o Atende.Net – sistema para prefeituras da empresa.

Entre as etapas, temos:

Reunião entre equipes — esse é o momento em que as equipes da IPM reúnem-se os gestores da prefeitura para definição dos responsáveis de cada área.

Diagnóstico — logo após definição de coordenadores e acessos, é realizado o diagnóstico do município para identificar quais as maiores necessidades atuais, como é a rotina de servidores e qual trabalho digital já foi construído.

Análise de infraestrutura — é feito um levantamento sobre as condições de rede e internet do órgão, quando o time IPM lista quais as recomendações para funcionamento ideal dos sistemas. Nesse momento, o data center começa a ser estruturado para receber os dados do cliente.

Migração de dados — após a estruturação, a equipe técnica especializada da IPM realiza o processo de migração e configuração da base de dados da prefeitura. Nesta etapa- centraliza-se os dados do cliente em um único banco de dados para integração entre áreas.

 Treinamento de usuários — paralelamente a migração, o time IPM realiza uma série de demonstração e treinamentos para os servidores para ensiná-los sobre a operação do Atende.Net.

Homologação — finalizada a migração, inicia-se o processo no qual a equipe IPM revisa e verifica se todos os processos e pré-requisitos foram devidamente atendidos, realizando os ajustes e personalizações necessárias.

Revisão técnica — o time IPM realiza uma conferência para averiguação da migração e configurações junto aos gestores responsáveis. Dessa forma, há certeza que cada área finalizou o processo com sucesso.

Sucesso do Cliente — Após a migração, inicia o processo de atendimento consultivo. Nesse momento, profissionais IPM passam a acompanhar o órgão público com reuniões sistemáticas para garantir usabilidade plena.

Já trouxemos um artigo sobre o tema e como oferecemos um atendimento consultivo para potencializar o uso do sistema.

Atendimento consultivo e monitoramento constante

A migração para a nuvem muitas vezes requer uma mudança na cultura organizacional e nos processos de trabalho. Por isso, o treinamento adequado aos servidores é fundamental para garantir que eles compreendam os benefícios da nuvem e saibam como usar as novas ferramentas e tecnologias de forma segura.

O atendimento consultivo, por sua vez, é uma metodologia que a IPM Sistemas utiliza para manter uma comunicação bidirecional efetiva. Dessa forma, permite que prefeituras comuniquem suas necessidades sem dificuldades.

Outro fator, é o monitoramento de desempenho do sistema para assim detectar e mitigar possíveis ameaças a segurança ou sub-usos do software de gestão.

Na IPM, esse monitoramento acontece por meio de um time de especialistas que garante a integridade e disponibilidade total do Atende.Net.

São José: migração em tempo recorde

Em São José (SC), o processo de migração e configuração de 76 banco de dados distintos e 8 sistemas de prefeitura, além de 12 entidades associadas, foi realizado em tempo recorde.

Foram apenas 8 dias, de 02 a 09 de setembro de 2022, em uma demanda que mobilizou 40 consultores técnicos para seguir o plano à risca e implantar o Atende.Net na Prefeitura.

A realização do trabalhou gerou mínimo impacto nas operações diárias dos usuários e cidadãos, começando por um estudo detalhado dos dados administrativos em São José.

Desse estudo resultou um Fluxo de Implantação dividido em 7 fases: reuniões com os responsáveis técnicos em cada área, levantamento e diagnóstico, análise de estrutura, migração, treinamento de usuários, homologação e revisão técnica.

Essa implantação trouxe benefícios imediatos para a gestão pública e para os cidadãos. Com todos os dados consolidados em um único cadastro, eliminando duplicidades e garantindo segurança e agilidade.

Trajetória sólida em migração

A IPM é pioneira e trabalha, desde 2012, inteiramente com a cloud computing. A tecnologia é o motor da inovação completa que uma administração pública eficiente necessita, pois permite a integração de dados em um único sistema web, com disponibilidade em 99,9% do tempo, alta segurança e acesso unificado.

Além disso, as soluções da IPM otimizam processos, diminuem a burocracia com gestão de empenhos, ordens de compra, folha de pagamentos, memorandos, saúde, social, meio ambiente, cemitérios e demais áreas em um ambiente único, com acesso único via aplicativo ou navegador.

Prefeituras interessadas em construir governos verdadeiramente digitais, podem oferecer centenas serviços públicos digitais para que os cidadãos. Promovendo, assim, atendimento de qualidade sem precisar se deslocar, enfrentar filas ou gastos com papel.

O Atende.Net descomplica a vida das pessoas enquanto gera economia e qualifica a gestão municipal.

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