Administração Geral

Em nosso post anterior, abordamos os primeiros passos para mapeamento de processos administrativos. Como já exposto, é fundamental a participação ativa da gestão no momento de realizar o mapeamento e fazer a escolha das ferramentas de controle e gerenciamento das demandas. Mas, na hora de optar pelos recursos, alguns pontos devem ser considerados.

Pretende controlar os prazos? 

Para que as atividades sejam desempenhadas dentro do tempo previsto e as entregas não fiquem comprometidas, é essencial utilizar ferramentas que mostrem todas as etapas do processo. Com essas ferramentas, é possível perceber onde o processo está enfrentando dificuldades e qual das etapas adotadas podem ser otimizadas ou eliminadas – sem descuidar dos prazos.

Seu objetivo é também estimar tempo e custo?

Caso deseje estimar o tempo e o custo para a execução, você pode optar por ferramentas que possibilitem o apontamento das atividades em projetos. Esse aspecto deve ser levado em conta, principalmente, em casos onde a prefeitura e/ou secretaria recebe uma verba específica para a execução de um determinado projeto. Dessa forma, é possível utilizar apenas o orçado e gerenciar as demandas de acordo com os prazos estabelecidos.

As atividades são desempenhadas de maneira integrada entre os setores?

A administração pública apresenta sinergia em muitas áreas. E algumas atividades são desempenhada graças a atuação conjunta dos setores. Uma ferramenta que mapeie as atividades considerando esses setores é fundamental. O formato de workflow possibilita a organização e monitoramento das atividades numa espécie de checklist. Assim, é possível analisar o cumprimento dos prazos, os responsáveis por cada uma das etapas e o que pode ser feito por cada área para dar vazão à demanda.

A preocupação com prazos e processos não só pode como deve ser parte da rotina de uma administração pública. E contar com ferramentas que reúnam os aspectos citados acima é um diferencial. Uma das vantagens de implantar um sistema moderno de gestão consiste em reunir funcionalidades como as listadas acima.

O Atende.Net, desenvolvido pela IPM, é um exemplo. A nova versão do sistema, disponível desde o final do ano passado, passou a ter foco na orientação de processos. Ou seja, os clientes passaram a contar com uma interface mais intuitiva, em formato de fluxograma, onde as demandas e prazos passaram a ser controladas de maneira mais assertiva. A visão geral do processo e a possibilidade de integração entre as áreas são algumas das vantagens.

Com a ferramenta é possível também estimar o tempo de realização das atividades – o que otimiza a utilização de recursos públicos e a mão de obra dos servidores. Vale lembrar que a implantação de um sistema de gestão eficiente é uma premissa básica de qualquer órgão público e os reflexos positivos dessa implantação são sentidos por toda a população.

Mapear processos e gerenciá-los não é uma tarefa fácil. Mas sabemos que com o avanço tecnológico, essa tarefa pode se tornar mais simples e possível de ser concluída. Se você se interessou sobre as funcionalidades de um sistema de gestão com foco em processos, entre em contato conosco e conheça o Atende.Net!