A importância de um sistema de gestão de processos eficiente

11/01/2017 por IPM

sistema de gestão de processosA última edição do Índice de Cidades Empreendedoras, estudo criado pela Endeavor e que chega à sua terceira edição em 2016, apresenta um dado importantíssimo e, para alguns, surpreendente: o maior potencial de desenvolvimento das cidades brasileiras está no interior, e não nas capitais. Basta observar que entre as dez melhores para empreender apontadas pelo documento, seis não estão em regiões próximas a grandes centros urbanos. Mas o que isso indica para os gestores públicos municipais? Que é preciso começar a montar, o quanto antes, um sistema de gestão de processos eficiente. Vários municípios já se deram conta disso. Se a sua cidade ainda não planejou nem executa nada relacionado à otimização de processos, é preciso acelerar.

Para entender o que essa mudança representa, é preciso saber: há alguns pilares fundamentais que, além de servirem de critérios para a análise das cidades que compõem o estudo, sugerem quais pontos devem estar entre os de maior atenção do gestor público municipal. São eles: ambiente regulatório, acesso a capital, mercado, inovação, infraestrutura, capital humano e cultura empreendedora. Em todas as 32 cidades analisadas pela Endeavor, há pontos a melhorar, e uma das primeiras ações a serem tomadas é a “organização da casa”.

Em outras palavras, dê prioridade à elaboração de um sistema de gestão de processos eficiente. Num país como o Brasil, em que as instituições públicas podem rever rotinas a fim de fomentar o desenvolvimento econômico e melhorar a vida da população, certamente há detalhes que passam despercebidos no dia a dia da administração, mas que se forem repensados, vão trazer um significativo ganho de eficiência. O resultado será um ambiente mais favorável ao desenvolvimento, para onde os investimentos serão direcionados quando uma empresa quiser crescer e os contribuintes serão estimulados a empreender.

Mas afinal, o que pode ser feito diferente? Ou melhor: como identificar o que está sendo de forma equivocada? Simples: a Lei 9.784/99 regula o processo administrativo no Brasil, e considera fundamentais, entre outros princípios, a manutenção da legalidade, segurança jurídica, o interesse público e a eficiência. Começar por este último pode ser uma maneira de confirmar que você precisa implantar um sistema de gestão de processos eficiente na sua cidade.

Não é aceitável, por exemplo, que algumas delas demorem quatro meses para autorizar a abertura de uma empresa. Esse tempo representa menos vagas de emprego abertas, menos tributos sendo recolhidos para o município e um gap temporal para os recursos começarem a circular pela economia local. Mas porque isso acontece? Pelo fato de que, apesar de a tecnologia ter permitido a conexão de pessoas, instituições e máquinas, digitalizando praticamente tudo, em alguns casos, a mentalidade ainda é analógica.

As metodologias tradicionais para acompanhar o andamento de processos bem estruturados também podem ser aplicadas à realidade da gestão pública. Uma das mais populares, o ciclo PDCA, ajuda a melhorar o entendimento de cada etapa das ações:


  • P: Planejar;

  • D: Fazer (Do, do inglês);

  • C: Checar;

  • A: Agir.


Aliado a outros métodos de controle, como o uso de gráficos de produtividade, o gestor público vai conseguir observar em quais pontos as rotinas administrativas não estão evoluindo como deveriam. Em alguns casos, uma etapa simples não consegue ser vencida simplesmente porque a forma de executá-la não é correta, e a falha pode comprometer toda a cadeia de gestão. Em se tratando de um órgão público, isso pode ser catastrófico. Veja o seguinte exemplo: atendendo a uma determinação legal válida em todo o país, as cidades precisam disponibilizar de forma facilitada, acessível e rápida quaisquer informações sobre o recolhimento e a destinação de recursos pelos gestores municipais por meio de uma solução digital. É o Portal da Transparência.

Os dados são lançados lá de forma automática, e podem mostrar se um sistema de gestão de processos eficiente foi implementado pela prefeitura ou não. Com tudo está disponível instantaneamente, se algo não funciona da maneira adequada, o resultado aparece. No caso, a indisponibilidade das informações, um dos erros mais graves, pode ser punido com uma redução da nota da cidade no ranking da transparência, elaborado pelo Ministério Público Federal.

Para estar bem posicionada na lista e manter a credibilidade diante dos contribuintes, é fundamental adotar um sistema de gestão de processos eficiente. É ele que vai permitir monitorar o andamento do trabalho desenvolvido pelos servidores. Se um processo começa a tramitar num determinado setor de um órgão público mas não avança com a velocidade desejada, é possível identificar se há alguma dificuldade no encaminhamento dos trâmites ou se falta alguma liberação para dar sequência. Mais do que isso: é possível, usando a solução correta, configurar notificações que vão alertar o funcionário público ou o seu superior imediato de que o andamento está num ritmo abaixo do desejado.

Um sistema de gestão de processos eficiente, exige, necessariamente, uma postura preocupada com a transparência, a rapidez e a eficiência. Elas vão explorar a onipresença da tecnologia e a integração de informações e sistemas, contribuindo com a implementação de um ritmo novo de trabalho dentro do órgão público. O resultado será a eliminação dos entraves que os procedimentos analógicos causam e a sua cidade será um espaço ideal para o desenvolvimento, o empreendedorismo e a modernização da administração pública.

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