Primeiros passos para mapear processos na gestão pública

16/02/2017 por IPM

business-man-1236606Você já deve ter ouvido falar na importância do mapeamento de processos para otimizar qualquer rotina de trabalho. Saber exatamente o que deve ser feito, analisar a necessidade de cada etapa de trabalho, estimar um tempo de execução e atribuir a responsabilidade dessas execuções são alguns dos procedimentos adotados ao incorporar a gestão de processos em seu negócio.
Mas quando falamos em ferramentas modernas de gestão, dificilmente as vinculamos ao serviço público. Isso porque imaginamos um alto custo para viabilizá-las e que, a aplicação delas só é possível em empresas privadas, onde as atividades (muitas vezes) se diferem do âmbito público. Mas é justamente aí que nos enganamos.

 

Aproximando as realidades de trabalho


Áreas de recursos humanos, contabilidade, financeira e jurídica estão presentes em oito a cada dez empresas. E também podem ser encontradas na administração pública. As rotinas enfrentadas por essas áreas são semelhantes sob muitos aspectos.
Observar boas práticas do setor privado pode ser uma alternativa para projetar possíveis mudanças nos processos adotados pelos órgãos públicos. Quais as iniciativas (viáveis) podem ser aplicadas no dia a dia de sua prefeitura/secretaria? Quais resultados podem ser obtidos a partir delas? É a partir da aproximação das realidades pública e privada que pode ser analisada a aplicabilidade das ferramentas de gestão de processos.

 

Como começar


O primeiro passo para mapear os processos administrativos conta com o auxílio dos gestores de área. São eles que têm a visão geral das atividades do setor e conseguem dimensionar quais as etapas e profissionais envolvidos nos processos. Esses profissionais também são essenciais para realizar o mapeamento. São eles que sinalizam onde uma etapa pode ser otimizada/eliminada e quais as atividades podem ser incorporadas em suas rotinas.
Na prática, mapear adequadamente os processos pode: reduzir custos, já que podem ser diagnosticados os retrabalhos; potencializar a atuação dos servidores, já que será analisado como sua expertise está sendo utilizada dentro do processo administrativo; e agilizar as demandas, pois é possível projetar possíveis atrasos e agir na solução dos problemas.

 

Utilização de recursos tecnológicos


Para realizar o diagnóstico dos processos, a tecnologia pode ser uma importante aliada. Existem diferentes ferramentas que auxiliam no mapeamento e podem ser usadas, de maneira isolada, em cada um dos setores administrativos. Mas, sem dúvidas, utilizar recursos que mapeiem e integrem as áreas é um grande diferencial. Mas como isso é possível?

Em nosso próximo post vamos abordar as possibilidades de integração entre as áreas e algumas ferramentas que auxiliam na gestão dos processos!

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