Como se chega aos preços dos softwares de gestão pública

15/04/2021 por IPM

Nos últimos meses, muitas administrações municipais têm se deparado com dúvidas e dificuldades para instruir com preços médios seus processos licitatórios para aquisição de softwares de gestão pública. Isso tem acontecido como resultado, em especial, da Portaria 804, de 13/11/2018, do Ministério da Justiça, e da Instrução Normativa 73, de 05/08/20, do Ministério da Economia.

No passado, costumava-se pesquisar preços com base em orçamentos fornecidos por empresas do ramo, cuja obtenção era difícil e demorada. Felizmente, a partir de 2018 tudo mudou.

A regra agora é, em outras palavras, pesquisar preços decorrentes de licitações promovidos pelo próprio Município e em outros com necessidades similares, sempre em fontes públicas. Ou seja, em portais de transparência e serviços de tribunais de contas.

Contudo, em se tratando de sistemas de gestão municipal, logicamente que cada Município tem suas próprias necessidades e particularidades, as quais geram custos específicos aos fornecedores de sistemas.

 

Dentre essas necessidades individuais de cada Município, poderíamos citar:


* Tecnologia empregada, se “desktop” ou “nuvem”. Sistemas desktop, por serem antigos, têm menos valor, pois apresentam restrições operacionais e maiores custos indiretos aos contratantes, dentre eles os com CPD, SGBD, softwares básicos, administração de CPD e outros. Já os fornecedores de sistemas nuvem têm os custos adicionais com datacenter (hardwares, softwares básicos e de virtualização, tecnologia e serviços de segurança, links de Internet, etc.) e com monitoramento funcional 24X7;


* Áreas a serem informatizadas;


* Número de usuários;


* Estimativa de habitantes. Quanto maior a população a ser atendida, maior o consumo de bens e serviços de informática do Município, sendo esses especialmente suportados pelo fornecedor de sistema tipo nuvem (em inglês, cloud computing). Para atender maior número de habitantes / usuários, o fornecedor do sistema precisa alocar maior configuração de datacenter e suportar mais custos com os serviços de informática. Tais diferenças ainda podem ser cíclicas, como, por exemplo, no caso de Municípios com economia baseada em turismo. Logo, nos períodos de turismo mais aquecido, os custos ao fornecedor de sistemas nuvem aumentam;


* Existência de Servidores internos com conhecimento em informática e com disponibilidade para a realização de serviços de atendimento aos usuários, configuração do sistema e realização de tarefas de maior complexidade, tais como: configurar cálculo e lançamento de tributos, prestar contas, configurar layout de relatórios e outras;


* Quantidade de alunos;


* Registro total de pacientes;


* Tecnologias agregadas. Dentre elas: web service, OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e outras;


* Número de imóveis urbanos. Essa soma tem reflexos diretos nos custos do sistema de arrecadação e contabilização, especialmente em relação aos tributos imobiliários;


* Número de empresas e/ou de prestadores de serviços na cidade. Esse dado tem reflexos diretos nos custos da arrecadação, fiscalização e contabilização;


* Existência de alguma atividade econômica específica no Município. Por exemplo: portos, aeroportos, montadoras de automóveis, grandes indústrias, universidades, turismo, número de bancos, empresas prestadoras de serviços especiais (fora do padrão, tais como operadoras de cartão, construtoras, dentre outras) e diversas outras. Quanto mais forte a economia local, mais prestadores e tomadores de serviços usarão o sistema fiscal e precisarão ser atendidos, controlados;


* Volume de imagens e informações processadas e mantidas em datacenter, no caso de sistemas cloud computing;


* Regime de serviços. Como, por exemplo: SLAs (acordos de nível de serviço), volume de customizações, atendimentos locais, e outros;


* Serviços contratados. Variam entre atualização tecnológica, atualização legal, atendimento em central de atendimento, atendimento local, consultorias, e muitos outros. Nesse caso, especial atenção deve ser dada à cobertura de serviços do contrato, afinal, alguns Municípios incluem alguns ou todos esses serviços nas mensalidades, enquanto outros pagam por hora;


* Número de processos digitais tramitados;


* Volume de serviços de demanda variável;


* Total de Servidores e folhas de pagamento processadas no Município;


Todas essas variáveis, bem como diversas outras especificidades, influenciam no cálculo dos preços dos softwares de gestão pública. Por fim, cada software tem seu preço. Assim como cada música, cada obra de arte também tem, e estão sob a proteção dos direitos autorais. 

 

Cada sistema tem seu grau de usabilidade, interatividade e abrangência


Além disso tudo, é preciso ficar atento a outras questões. Afinal, enquanto alguns softwares dificilmente “dão problema”, outros exigem muitos serviços de manutenção, às vezes cobrados por hora técnica dos clientes. Também há sistemas que exigem menos link de internet, em relação a outros que exigem mais.

Alguns sistemas ajudam no melhor controle e funcionamento das Prefeituras, enquanto outros criam dificuldades.

Alguns softwares estão prontos para uso e podem ser adaptados às muitas necessidades individuais por configuração, enquanto outros só por customização, geralmente onerosa.

Ainda, uns são mais lentos, ao passo que outros têm melhor performance.

Variam também a usabilidade, a interatividade e a abrangência do software, além da possibilidade de uso em diferentes hardwares e sistemas operacionais, dentre outras particularidades.

Todas essas questões devem ser consideradas na hora de fazer o cálculo dos preços dos softwares de gestão pública. Dessa forma, para cada sistema há custos e valores distintos.

 


Ficou tudo muito complicado, não é mesmo? Nem tanto!


A solução está em pesquisar preços em Municípios com necessidades similares, inclusive em volume de processamento, que usam o mesmo padrão tecnológico que você especificou como o necessário para o seu, e que se baseiam em contratos com serviços e obrigações similares ao que será agregado ao seu processo.

E se alguma área necessária ao seu Município não foi encontrada nessas fontes de pesquisa, peça orçamento para algum fornecedor. Mas cuide, isso porque a nova área necessária para seu Município talvez somente seja atendida por um único fornecedor, o que criará restrições à participação de todos os demais.

Assim, você conseguirá instruir preços médios que fazem mais sentido e se aproximam da real necessidade e particularidades do seu Município. E o preço final será resultado da licitação, um pouco maior, ou preferencialmente menor, não é mesmo?

Lembre-se também que, se o preço estimado em seu edital for muito baixo, você não provocará o interesse de participação na licitação, isto porque os fornecedores dos melhores sistemas de gestão pública têm alta demanda e preços diferenciados.  Afinal, preços muito baixos acabam induzindo o serviço público ao funcionamento com tecnologias padrão inferior e a suportar maiores custos indiretos.

Ao final, como toda a economia de mercado, os preços também são sempre relacionados à oferta e procura.

 

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