Administração Geral

A Gestão de Documentos faz parte da área de Administração e tem o objetivo de oferecer economia e eficácia na produção e uso dos documentos de uma instituição. Por meio dela que se assegura o acesso às informações necessárias para os procedimentos diários de um setor. A Gestão Eletrônica de Documentos, conhecida como GED, portanto, é uma forma de facilitar o armazenamento de documentos e garantir o fácil acesso a eles de forma totalmente digital.

Funciona assim: os documentos em formato físico guardados em pastas e arquivos do setor público são digitalizados diretamente no sistema através do escaneamento direto; da obtenção da imagem através de uma câmera ou de um link externo, ou através do upload de arquivos. A partir daí eles passam a tramitar de forma integralmente digital e online e os usuários podem acessá-los de qualquer lugar por um navegador web.

Confira a seguir como essa tecnologia beneficia a gestão e facilita a rotina de servidores públicos:

1. Eliminação de uso de papel

Com os documentos digitalizados, os servidores municipais dificilmente vão precisar pesquisar em arquivo morto. Isso elimina a necessidade de uso de papel, que ocupa muito espaço e gera prejuízos ao meio ambiente.

2. Redução dos riscos de perda e fraude

Diferente dos documentos em papel, os arquivos digitalizados por meio do GED não podem ser perdidos quando ocorrem eventos como incêndios ou enchentes, por exemplo. O armazenamento em nuvem proporciona maior segurança nesses casos, mas também em tentativas de invasão ao sistema da prefeitura. Além disso, as informações guardadas na nuvem estão menos suscetíveis a fraudes e desvios.

3. Facilidade na localização dos documentos

O GED permite que os documentos digitalizados sejam classificados e catalogados através de uma série de filtros, facilitando assim a indexação e a organização. As imagens estão sempre disponíveis online, de forma organizada, numa base de dados consolidada. Isso torna a localização desses documentos mais fácil e ágil.

4. Possibilidade de transformar documentos digitalizados em arquivos de texto

O sistema converte qualquer documento digitalizado em arquivo de texto. Sendo assim, a busca pode ser feita através do nome, descrição, conteúdo, palavra-chave, data de emissão, data de upload, data de vencimento, tipo de documento, entre outros.

5. Conversão de arquivos

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite criar documentos baseados em templates, converter diversos tipos de documentos para o formato PDF, editar e compartilhar os documentos digitalizados via e-mail ou link QRCode e, ainda, permite a junção de arquivos.

6. Acesso rápido de qualquer lugar

Com os documentos digitalizados, o servidor municipal não precisa deslocar-se até um arquivo para acessá-los como faria com os documentos físicos. A rotina de quem precisa viajar ou estar em outros órgãos municipais também se torna mais ágil, já que é possível acessar as informações de qualquer lugar e dar sequência ao trabalho.

Para saber mais sobre o GED assista ao vídeo abaixo:

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um recurso disponível no Atende.Net, sistema de autoatendimento da IPM Sistemas. Saiba mais sobre essa solução para a sua prefeitura clicando aqui.