Administração Geral

Você já ouviu falar em Workflow ou sistema orientado a processos? Se ainda não, saiba que sua rotina de trabalho pode ser melhorada, e muito! Com o uso dessa tecnologia, o fluxo de atividades fica organizado, dinâmico e transparente. Mas, na prática, como o Workflow acelera e qualifica a resolução de processos nos órgãos públicos?

Primeiramente, é preciso contar com um software que ofereça essa funcionalidade. Então, a partir do Workflow, será possível visualizar e executar processos complexos no formato de fluxogramas virtuais. Ou seja, o recurso possibilita o acompanhamento em tempo real da situação de cada etapa.

Como resultado, facilmente são identificadas as fases executadas e quais estão pendentes. E o melhor, sem uso de papel, garantindo uma gestão mais sustentável.

Em outras palavras, o Workflow é como um painel que mostra o andamento do processo, emite alertas e gera relatórios, tudo em tempo real. Portanto, não é preciso ficar “viajando” de setor em setor em busca de dados ou solicitando o cumprimento de prazos. O próprio sistema sinaliza as demandas de cada agente envolvido.

Toda essa otimização da rotina garante agilidade com economia de tempo e de recursos. Além disso, há mais uma vantagem: a redução da carga de trabalho da equipe, resultando na qualificação do ambiente de trabalho e também dos serviços entregues à população.

> Vídeo: as vantagens oferecidas pelo Workflow 

Confira os principais benefícios do Workflow:

• Redução de custos;
• Fim do uso de papel;
• Celeridade na conclusão de processos;
• Automatização de processos, sem intervenção humana;
• Tramitação customizada conforme regras de cada setor;
• Fluxo de trabalho mais eficiente;
• Redução da carga de trabalho;
• Rápida troca de informações entre todos os envolvidos;
• Definição de tempo em dias, horas, minutos e segundos para tramitação;
• Inserção de assinatura digital a qualquer momento;
• Melhor atendimento ao cidadão.

Controle cada etapa de um processo em tempo real

Com um sistema orientado a processos, tudo fica mais simples e visual. Com a funcionalidade do Workflow, o gestor público consegue fazer a divisão de tarefas para cada cargo e função, além de visualizar o fluxo de trabalho de forma 100% digital. Isso torna todos os processos mais claros, permitindo que cada um saiba o que esperar de cada setor.

Todas essas funcionalidades são disponibilizadas pelo software desenvolvido pela IPM Sistemas, empresa especializada em sistema de gestão pública com 25 anos de expertise.

“O Atende.Net é desenvolvido em plataforma única, totalmente web. Além disso, é orientado a processos, com a execução ocorrendo de maneira orgânica. Ou seja, trabalhamos para facilitar ao máximo o trabalho dentro da repartição pública”, destaca Márcio Brito, coordenador de Desenvolvimento do Conjunto Suprimentos da IPM.

Por exemplo, no caso de licitações eletrônicas, o fornecedor pode cadastrar mais de 300 itens rapidamente através da funcionalidade Workflow. Ainda, o agente público pode definir o tempo em dias, horas, minutos e segundos que os processos devem ser analisados/tramitados pelos responsáveis. 

Além disso, o sistema não permite passar para a próxima fase sem que a anterior seja concluída adequadamente. Ou seja, é um sistema que facilita as ações, garantindo a segurança e a lisura de todo o processo.

> Vídeo: os diferenciais de um sistema em nuvem

Sistema em nuvem garante acessibilidade e economia

Em tempos de hiperconectividade, contar com soluções tecnológicas 100% web e de alta disponibilidade é fundamental para uma gestão mais eficiente e econômica. Afinal, com a computação em nuvem, as informações podem ser acessadas em qualquer dispositivo móvel conectado à internet, 24h por dia. É o caso do Atende.Net. 

Ao adotar um sistema 100% em nuvem, ganha-se com economia de recursos públicos, pois elimina-se a necessidade de servidores de banco de dados e de aplicativos, sistemas de gerenciamento de banco de dados (SGBDs), softwares básicos e cabeamentos estruturados. Bem como reduz consideravelmente o uso de papel, devido à tramitação de documentos e processos de forma eletrônica. Tudo isso se reverte em economia aos cofres públicos.

> Vídeo: como a tecnologia IPM ajuda a construir Cidades Inteligentes

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