6 vantagens de um sistema de gestão pública com cadastro único
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Imagine uma Prefeitura sem pilhas de papel sobre as mesas nem arquivo morto. Um município onde o gestor público consiga verificar, em poucos minutos, se um cidadão tem dívida aberta, retirou algum medicamento na farmácia municipal ou pediu algum serviço público. Sim, isso é possível. E com poucos cliques. No entanto, é necessário contar com um sistema que ofereça cadastro único. 

Primeiramente, para ter todas essas funcionalidades – e muitas outras – em um único software, o Município precisa trabalhar com Computação em Nuvem, ou Cloud Computing, em inglês, tecnologia que permite o desenvolvimento de sistemas únicos. Como é o caso do Atende.Net, desenvolvido pela IPM Sistemas.

Nesse software, é possível cruzar dados e corrigir inconsistências em tempo real, bem como gerar relatórios e analisar indicadores para uma gestão pública mais qualificada. E vai muito além. Para exemplificar melhor essas possibilidades, listamos 6 vantagens que a tecnologia oferece às administrações municipais. Em seguida, detalharemos os seguintes benefícios:

  • 1) Visão geral de todos os departamentos
  • 2) Economia com papel e logística
  • 3) Maior arrecadação e transparência
  • 4) Maior controle da dívida ativa
  • 5) Trabalho em home office durante a pandemia
  • 6) Folha de pagamento gerada em minutos

> Vídeo: como a IPM ajuda a construir Cidades Inteligentes

1) Visão geral de todos os departamentos

A solução tecnológica criada em plataforma única e 100% WEB pela IPM funciona com base em tabelas únicas e de uso compartilhado entre os usuários. Ou seja, as informações de todos os departamentos ficam em um único banco de dados.

Dessa forma, é mais fácil atualizar as informações, evita-se o retrabalho com digitação e, ainda, é reduzido o risco de erros. Afinal, a Prefeitura controlará contabilidade, compras e licitações, gestão de pessoas, folha de pagamento, lançamentos, fiscalização e arrecadação de tributos, por exemplo, em um único sistema.

Contar com essa tecnologia tem facilitado a rotina na Prefeitura de Horizontina (RS), conforme o gestor de TI Ariel Radunz. “O sistema IPM nos proporciona uma base única e centralizada de informações. O mesmo cadastro que é realizado pelos profissionais de Saúde é acessado pelos profissionais da área Social ou da área administrativa”, salienta.

“Esse sistema de cadastro único facilita muito a busca de informações, tanto do pessoal que trabalha na área administrativa, quanto na Saúde, no Social, na Agricultura, ao fazer uma análise e tomar decisões em cima das informações que são geradas de forma centralizada”, destaca Radunz. 

> Vídeo: vantagens de um sistema de gestão pública com cadastro único

2) Economia com papel e logística

Uma grande vantagem do sistema de cadastro único 100% em nuvem é a aposentadoria do papel. Afinal, todos os dados estão acessíveis com poucos cliques. E todos os documentos podem ser criados e tramitados integralmente pela internet. Inclusive assinados digitalmente. Além da praticidade e agilidade, resulta em economia aos cofres públicos.

“O trabalho está muito mais ágil depois da migração do desktop para a nuvem. E o mais importante: não precisa mais atualizar o sistema como era com o anterior. E destaco a integração com a contabilidade. Hoje quase não usamos mais papel, reduzimos aproximadamente 70%”, revela Airton Machiavelli, contador da Câmara Municipal de Palma Sola (SC). “É muito mais fácil de operar, bem mais simples. Uma das grandes vantagens desse sistema é que posso operar até em casa”, diz Airton. 

Gabriel Machado, secretário da Fazenda de Coronel Bicaco (RS), também comemora a economia. “A gente gastava antes, só para emissão de boletos, entre gráfica e Correios, em torno de R$ 7 mil a R$ 8 mil. Agora temos custo zero, praticamente”, revela. Conforme ele, agora só há o custo operacional de fazer o processo que está nas mãos dos servidores.

Outro exemplo vem de Gravataí (RS). “Quando a IPM chegou na Prefeitura, no final de 2012, tínhamos sistemas separados. Hoje temos uma Prefeitura modernizada, com todos os setores integrados, digital”, destaca o secretário de Administração, Alexsandro Lima Vieira. 

“Em 2019, tivemos quase 76 mil processos exclusivamente digitais. Não tem cópia física, não tem papel. É quase 1 milhão de folhas de ofício que deixamos de utilizar no período que, além de gerar economia para o município, ainda gera sustentabilidade”, exemplifica o secretário de Gravataí.

> Vídeo: 5 vantagens da Computação em Nuvem na gestão pública

3) Maior arrecadação e transparência

As prefeituras que operam um sistema de cadastro único geralmente arrecadam mais. Ter uma gestão atualizada em tempo real e com visão geral das informações gera maior controle de compras, pagamentos e prestação de contas, por exemplo. Facilidades que geram impacto especialmente nas equipes de contabilidade.

É o caso de Eliza Borsatti, contadora da Prefeitura de Concórdia (SC), que trabalhava com o sistema desktop e viveu a migração para a nuvem IPM.

“No sistema desktop, para tudo tinha que fazer uma integração. Hoje, já trabalha integrado. Então, esse novo sistema em nuvem auxilia bastante na arrecadação do município, e faz com que as informações fiquem mais transparentes e seguras. Ficou fácil até a questão da lei orçamentária, a LDO, o PPA”, relata Eliza.

“A gente consegue ter tudo ali no sistema, o que antigamente não se tinha com  desktop”, completa Eliza. “Até a parte da MSC (Matriz de Saldos Contábeis) a gente pode estar integrando os relatórios, para não ficar digitando tudo. Então, depois, só faz a conferência”, finaliza a contadora.

Essas facilidades também são comemoradas na Secretaria de Administração de Palmitinho (RS). Conforme a secretária Michele Zanela, “é um sistema otimizado, autoexplicativo. Tudo que a gente faz dentro do sistema, ele vai gerando relatórios”, salienta. Em outras palavras, significa ter uma visão geral e qualificada da gestão.

“É possível consultar as despesas, as receitas, quanto está empenhando, quanto está desenvolvendo, que lucros está tendo nesse trabalho, o que a administração, as pessoas estão ganhando com isso”, enumera a secretária Michele.  Isso porque tudo está em um cadastro único.

“Porque a gente visa o bem da população. Assim, pode-se demonstrar o sucesso que a gente está tendo com esse sistema. E nós estamos 100% com o Tribunal de Contas. Não temos problema na questão de transparência”, finaliza. Michele.

> Vídeo: as vantagens da tecnologia no processo de compras públicas

4) Maior controle da dívida ativa

Ter uma gestão econômica e eficiente é meta de todo gestor público. E a possibilidade de cruzamento de dados em tempo real facilita o processo de identificação e correção de inconsistências. Isso significa, portanto, maior agilidade e controle das dívidas.

“Antigamente, a gente tinha de fazer os lançamentos da inscrição de dívida de forma manual. Agora o sistema nos dá isso automaticamente, tanto a inscrição, como a atualização de crédito, o cancelamento de dívida”, comemora Zanatta, contador da Prefeitura de Palmitinho (RS).

“O sistema oferece condições de negociar dívida de forma fácil. Você simplesmente tira um relatório. E ano a ano a gente está conseguindo baixar a dívida. Hoje nossa dívida está quase 100% parcela. Ou seja, a gente não tem problema em entrar via judicial. Então isso facilitou muito para mim, contador. E a gente está procurando, cada dia, melhorar mais. E a IPM está nos dando essa oportunidade de melhorar. Diminuiu muito o  trabalho da gente”, salienta o contador Zanatta.

5) Trabalho em home office durante a pandemia

Com a computação 100% em nuvem, os dados ficam disponíveis 24 horas por dia, a partir de qualquer dispositivo com internet. Portanto, o Servidor público consegue realizar suas tarefas de casa. “O sistema IPM é imprescindível nesse período de pandemia, pois facilitou o trabalho e a adaptação para esse novo normal”, segundo João Rodolfo Toniolo Flores, gestor de Tecnologia da Informação da Prefeitura de Nova Santa Rita (RS).

“Alguns servidores que precisaram fazer isolamento puderam seguir com seus processos de casa com poucos cliques. Isso agilizou o trabalho. A tecnologia veio para somar, fazendo com que os processos e o trabalho sejam mais ágeis”, comemora João Flores. “A nuvem possibilitou ter agilidade nos processos e nas tramitações internas, sem complicações. Com uso de login e senha, não é preciso estar no ambiente da Prefeitura para execução do trabalho”, completa. 

A secretária de Fazenda e Administração de Timbó (SC), Maria Angélica Faggiani, comemora da mesma forma. “Nesse momento de pandemia, que desde 2020 a gente vem sendo assolado com tantos problemas, com tantas crises econômicas, o estado, a nação e o mundo como um todo, a gente notou claramente que o sistema web foi o ponto-chave”, avalia.

“Se a gente não tivesse o sistema web, como que as pessoas iriam fazer, já que temos de trabalhar com todas as medidas de segurança, principalmente o isolamento social, o não aglomero de pessoas”, reflete a secretária. “Hoje tudo é tecnologia, e as pessoas viram que temos um sistema muito bom disponível, que elas podem gerar, em casa, o seu carnê de IPTU, de ISS, que podem solicitar abertura de empresas pelo sistema”, enumera Maria Angélica.

> Vídeo: sistema em nuvem facilitou a rotina na Prefeitura de Oliveira (MG)

6) Folha de pagamento gerada em minutos

Fazer a folha de pagamento é uma grande responsabilidade que costuma gerar muita dor de cabeça. Não mais na Prefeitura de Palmitinho (RS), conforme relata o contador Rogério Zanatta.

“Para fazer a folha de pagamento, que levava dois ou três dias para fazer toda manualmente, hoje leva 40 ou 50 minutos, e está pronta para passar para o setor financeiro pagar. Uma das coisas mais importantes que a IPM está nos passando é a confiabilidade, relatórios confiáveis”, salienta Zanatta.

Zanatta igualmente salienta que ter um sistema de gestão pública 100% WEB com cadastro único resulta em muitas outras facilidades. “A partir da implantação da nuvem, os módulos ficaram unificados, juntos. Para mim, contador, acessar uma contabilidade e ver que tem planejamento, financeiro, tributação, compras, tudo integrado, foi uma coisa ótima. Isso melhorou muito o dia a dia do contador, bem como da administração toda”, destaca.

 

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