Prefeituras digitais melhoram prestação de serviços e diminuem gastos

*Matéria publicada no Portal NDmais. Leia na íntegra:

Sistemas de gestão em nuvem têm ajudado a melhorar os serviços oferecidos aos cidadãos no Brasil. Em Santa Catarina, centenas de órgãos públicos e prefeituras – entre elas Palhoça, Itapiranga, Rio Negrinho, Indaial e São Bento do Sul – usam ferramentas que possibilitam combater as filas nos postos de atendimento e agilizar o recebimento e o atendimento de demandas, o que é ainda mais importante para reduzir as possibilidades de contaminação com o COVID-19.

Além de fazer bem para a saúde, facilitar a vida das pessoas e solucionar problemas a partir de smartphones ou computadores, a chamada prefeitura digital ajuda a diminuir gastos públicos e gera ganhos de eficiência.

Na Grande Florianópolis, Palhoça utiliza ferramentas digitais para atender seus cerca de 172 mil habitantes. Entre junho de 2018 e fevereiro de 2020, um total de 2,17 milhões de problemas foram resolvidos sem a necessidade de os moradores saírem de casa.

Nesta época de pandemia os sistemas de gestão pública “tipo nuvem” e a Internet são cada vez mais importantes aliados da sociedade.

A gestão digital também é essencial para garantir a continuidade dos atendimentos durante a quarentena. “Hoje conseguimos trabalhar com um sistema totalmente web, integrado, onde todos os setores se comunicam e as informações estão disponíveis em tempo real. Além de ter ampliado a eficiência, conseguimos também ter muito mais transparência das nossas ações porque todos os dados alimentados já vão para o Portal da Transparência. Conseguimos melhorar, inclusive, o nosso relacionamento com o cidadão, prestando contas em tempo real de tudo o que está acontecendo dentro da prefeitura, em todos os setores, desde o banco de tributos até o de compras e o RH”, comenta a secretária de administração Cristina Schwinden.

Menos papel e mais transparência

No norte do Estado, Rio Negrinho implantou 65 serviços no Portal de Autoatendimento para facilitar a vida de seus 41 mil habitantes. Isso deu aos moradores o poder de, por exemplo, solicitar alvarás, certidões negativas de débitos, consultar notas fiscais, o andamento de licitações e fazer atualização cadastral – tudo on line.

Uma das consequências positivas para a administração local em 2019 foi ter cerca de 12 mil alvarás e 15 mil carnês digitais de IPTU emitidos pela Internet, reduzindo muito os gastos com serviços de gráfica, impressão e correios. Outra consequência imediata foi o aumento da arrecadação em relação ao ano anterior.

No Médio Vale do Itajaí e no Planalto Norte, as prefeituras de Indaial (com aproximadamente 70 mil habitantes) e São Bento do Sul (cuja população é de cerca de 85 mil moradores) também passaram a usar o sistema de empenho digital. A ferramenta conta com um fluxo de trabalho automatizado que evita erros na tramitação. Isso mantém os processos de compra junto a fornecedores em andamento, evitando demora na aquisição de insumos, e assegura transparência aos procedimentos.

A digitalização dá para prefeitos, secretários, técnicos e administradores, em um único sistema, toda a gestão do município. Desde processos licitatórios, atos de RH, contabilidade, tributação, compras, arrecadação, atendimento ao cidadão, indicadores, tudo pode ser acessado sem burocracia e com agilidade, promovendo os resultados positivos que essas prefeituras vêm obtendo.

Isso provoca celeridade nos processos, reduz custos com o autoatendimento da população pela Internet e promove um amplo corte no uso de papéis, impressões, materiais de expediente e até do arquivo morto, além do fim da necessidade de se investir em Centros de Processamento de Dados, já que a operação é totalmente online.

Como os processos são realizados em workflow (fluxo de trabalho), toda fase de cada procedimento é acompanhada. Com essa tecnologia os riscos de falhas desaparecem, pois o próprio sistema informa para cada servidor o que precisa ser feito. Isso amplia ainda mais a performance, pois o gestor consegue visualizar a fila de processos e acompanhar os prazos de realização em tempo real.

A diretora técnica de Administração de Rio do Sul, Laiana Ossemer, avalia que a digitalização dos processos traz agilidade e transparência ao cidadão, pois o que era realizado fisicamente hoje tramita somente online, “permitindo que a solicitação e seu acompanho sejam realizados de qualquer lugar”. Jovine Henrique, do departamento de Gestão de Sistemas da prefeitura de Araucária (PR), concorda com isso. Segundo ele, as respostas para as dúvidas e pendências têm maior agilidade, “reduzindo o tempo de espera, pois a comunicação é online” e tudo é armazenado em nuvem, assegurando a segurança dos dados.

Gestão pública digital é caminho sem volta

As cidades inteligentes se tornaram uma tendência mundial e hoje há iniciativas inovadoras nos setores administrativos de diversos municípios. As três esferas de poder no país estão mais abertas à readequação de métodos, comprovando estudos de entidades ligadas ao setor que indicam como um caminho sem volta o uso da tecnologia no setor público.

Ainda em 2018, a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom) projetava para o Brasil um crescimento anual de 27% no ranking de desempenho global de computação em nuvem até 2021. Por outro lado, a Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES) mostrou que estamos em nono lugar no volume de investimentos em tecnologia da informação.

Além de representar aprimoramento no serviço público e facilidade para a população, a gestão digital é uma oportunidade econômica para empresas do disputado setor da tecnologia da informação. A catarinense IPM Sistemas atua na área há mais de duas décadas, tendo dedicado oito anos exclusivamente para desenvolver e homologar um sistema próprio de computação na nuvem. Esse foi o diferencial para ter um produto que gera diminuição de despesas para as prefeituras, conduzindo à consolidação nos estados do Sul do País e a expansão de atividades para o Sudeste do Brasil, atendendo hoje em municípios de São Paulo, Minas Gerais e Espírito Santo.

Quando montou a empresa, em Rio do Sul, Aldo Mees queria criar soluções em softwares para que prefeituras pudessem elevar a arrecadação e, principalmente, melhorar o atendimento à população. “O grande problema no Brasil era o alto custo para a implantação da gestão digitalizada. Adquirir servidores, licenciar sistemas, construir o espaço físico ideal, fazer a manutenção dos equipamentos, ter energia, refrigeração e segurança física exigia um suporte financeiro muito elevado, algo que em um país com carga tributária tão elevada quanto a nossa tornava inviável o processo”, diz.

Por causa disso, Mees e sua equipe precisaram inovar. E, ao concluir um sistema próprio, passaram a comercializar uma ferramenta digital mais acessível, que não exige a implantação de um Centro de Processamento de Dados próprio do município. “Funciona tudo online. Tanto gestores quanto o cidadão comum acessam a ferramenta pela Internet usando um smartphone, um tablet ou um notebook a qualquer horário do dia, em qualquer lugar do mundo. Imagine o prefeito em uma viagem para Florianópolis ou para Brasília. Pelo próprio celular ele pode, por exemplo, assinar vários documentos digitalmente, evitando o acúmulo de trabalho para quando retornar ao seu município” destaca.

Cidades que fazem gestão pública digital divulgam gastos com COVID-19

A chegada da pandemia do coronavírus ao Brasil levou a IPM Sistemas buscar meios de auxiliar os gestores públicos. A ferramenta oferecida pela empresa ganhou uma nova e fundamental função: ser uma eficiente ferramenta de controle dos investimentos relativos à doença.

Prefeituras que já eram digitais puderam facilmente cumprir a missão de dar transparência aos gastos com a compra de materiais e medicamentos destinados ao combate à COVID-19. Os dados são incluídos no sistema e automaticamente ficam disponíveis no Portal da Transparência da cidade. E, de modo simples e prático, qualquer pessoa pode saber o quanto está sendo investindo, a quantidade de material adquirida e quais são os fornecedores.

Em Itapiranga, no Extremo-Oeste de Santa Catarina, a população de pouco mais de 16 mil moradores vive a preocupação com o COVID-19. “Mas nós temos que dar atenção total também para mostrar quanto estamos investindo, quais produtos estamos adquirindo e de quem estamos comprando para assegurar a qualidade de vida dos cidadãos. A tecnologia nos dá a tranquilidade e a segurança de que essas informações ficam à disposição da sociedade e dos órgãos de fiscalização”, comenta o prefeito Jorge Welter.

Ele conta que, por meio do sistema digital da IPM a prefeitura realizou o primeiro pregão eletrônico para a aquisição de máscaras de proteção. “E foi algo que nos possibilitou ainda contribuir para a economia de Santa Catarina, pois a vencedora foi uma empresa de Blumenau, que nos deu a melhor opção, com produto de qualidade e menor preço”, afirma.

Em Palhoça a rotina também foi alterada totalmente por causa da pandemia. Lá, do mesmo modo, a gestão digital ganhou ainda mais importância. Segundo a secretária de Administração, Cristina Schwinden, hoje é possível separar gastos relacionados à COVID das despesas com outras compras ou contratação de serviços. Ela avalia que, sem auxílio da tecnologia seria mais difícil prestar contas sobre os gastos. “Porque é muito complicado fazer isso em um momento de tensão e de crise, quando a gente tem que ter agilidade para dar respostas rápidas”, conclui.

Cristina Schwinden – Foto: Divulgação

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