5 vantagens de um processo eletrônico para o município - IPM
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processo-eletrônicoJá abordamos em posts anteriores como dar os primeiros passos para a implantação do processo eletrônico em prefeituras, e também três aplicações práticas do modelo em administrações municipais. Agora que você já conhece um pouco sobre a tecnologia, vamos voltar ao assunto para falar sobre as vantagens da aplicação de processo eletrônico em prefeituras. Na verdade, a implantação do processo eletrônico é um caminho natural de amadurecimento da gestão das prefeituras e deve ser tratada como prioridade para o gestor que pretende fazer a diferença à frente da sua pasta.

Vamos listar 5 vantagens de um processo eletrônico para o município:

1) Papel, um item em extinção: a primeira delas é o impacto mais visível da adoção do processo eletrônico: o adeus ao papel e a economia que se tem com essa medida. Sim, com os processos encaminhados apenas em meio digital, não será preciso utilizar resmas e resmas de papel para preparar documentos. Além de evitar gastos com o item, no caso das Procuradorias Municipais, por exemplo, haverá um ganho de espaço físico nos setores, uma vez que não será mais necessário “estocar” ou “empilhar” processos, muitas vezes, pelos corredores. O processo digital ainda otimiza o serviço, pois permite uma busca inteligente de cada processo por um sistema informatizado.

2) Encurtamento de distâncias: a implantação do processo digital em prefeituras também reflete diretamente em melhorias para a população. Um exemplo são os municípios que utilizam uma gama de serviços via autoatendimento pelo site da prefeitura. Nestes sítios, é possível, por exemplo, solicitar um alvará para uma obra por meio da abertura de um processo digital pelo site da prefeitura. A grande vantagem é que o cidadão interessado não precisa deslocar-se até a prefeitura para solicitar o serviço. Pode fazer de casa mesmo, pela internet, economizando tempo e dinheiro. O processo eletrônico permite que aquele cidadão acompanhe todos os passos da sua solicitação, de forma célere e transparente.

3) Segurança: a utilização de processo digital nas prefeituras também é um ganho de segurança para os documentos. Quando mal estocados, os processos em papel podem ser extraviados com mais facilidade, além de estarem sujeitos a incêndios e roubos. Uma prefeitura que implantou um sistema de gestão em nuvem e que utiliza o processo digital tem o seu banco de dados hospedados em datacenters da empresa desenvolvedora da tecnologia. Assim, é praticamente impossível a perda de dados e o extravio de processos, pois está tudo em nuvem.

4) Rastreabilidade: para quem trabalha com processos físicos em prefeituras, uma das tarefas mais árduas é localizar pastas de processos em armários ou estantes pelos setores. Muitas vezes, o servidor tem a surpresa de não encontrar o processo e ser obrigado a visitar outros setores para encontrá-lo. Com o processo eletrônico, essa situação não existe, pois, pelo sistema, é possível rastrear o processo instantaneamente, de qualquer setor e em qualquer dispositivo com acesso à internet, sem preocupar-se com a localização física dos documentos. É um ganho tremendo de tempo de trabalho para os servidores.

5) Peticionamento eletrônico: esta vantagem está mais ligada à Procuradorias Jurídicas, mas resolvemos citá-la pela importância nestes setores. O processo eletrônico permite o peticionamento eletrônico de documentos. Com isso, como comentamos em um post anterior, os procuradores podem ajuizar ações com mais praticidade e agilidade, apenas em meio digital. Há uma redução grande no tempo de elaboração e envio de petições aos tribunais de justiça, como nos processos de execuções fiscais. Aí entram também a adoção de assinaturas digitais, que incorporam validade jurídica aos documentos eletrônicos. Cada procurador municipal deve ter uma assinatura digital, que nada mais é do que um CPF eletrônico.

O que achou das vantagens do processo digital nos municípios? Se você tiver alguma dúvida sobre a tecnologia, envie para o blog.

Crédito de imagem: Negativespace/CC

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