4 consequências da falta de um gerenciamento de agenda em procuradorias municipais - IPM
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gerenciamento-de-agenda-procuradoriaA procuradoria municipal lida com uma série de desafios diários, que vão desde o cumprimento de prazos ao contato com os munícipes. É preciso organização  para criar um ambiente eficiente que seja capaz de dar vazão à demanda de processos do município. Já falamos em posts anteriores sobre formas para garantir o cumprimento de prazos judiciais e das vantagens de um sistema cloud computing para a procuradoria. Neste post, vamos abordar algumas das principais consequências da falta de um gerenciamento de agenda eficiente, e como evitar os  problemas ocasionados por isso.

 

O que provoca a falha no gerenciamento de agenda?

Problemas de gerenciamento de agenda não aparecem de uma hora para a outra. Geralmente são falhas pontuais diárias que acabam provocando um efeito bola de neve e difícil de ser recuperado. Para o trabalho diário do procurador, falhas no gerenciamento podem ser acarretadas por uma série de razões. Veja abaixo as mais comuns.

“Não tenho tempo para mais uma tarefa”

A rotina de um procurador municipal é corrida, precisando acompanhar vários casos ao mesmo tempo, comparecer a tribunais e audiências de conciliação. Sendo assim, um dos principais motivos para um mau gerenciamento de agenda é simplesmente a falta de tempo. Se o sistema usado é muito complexo ou requer muita dedicação, a tendência é que seja ignorado pelos colaboradores, ou apenas parcialmente utilizado.

“Não consigo preencher tantos sistemas”

Quando existe mais de um sistema de gestão municipal a ser preenchido, alguma coisa sempre acaba sendo abandonada. Esse problema também pode ser consequência da falta de tempo, mas o ideal é que haja apenas um sistema que integre tudo o que o procurador municipal precisará  – inclusive a agenda.

“Tenho dificuldade em acompanhar tantos processos”

Outro problema relacionado à falta de tempo, o acompanhamento de processos e o gerenciamento de agenda estão intimamente relacionados. Afinal, um pode ser um poderoso aliado para a execução do outro, mas é preciso treinamento para isso. Uma agenda on-line pode enviar avisos de prazos, sessões e reuniões. É possível, inclusive, integrar com o sistema de acompanhamento de processos e com o e-mail, facilitando a troca de informações entre essas ferramentas.

 

As principais consequências são…

Atrasos

Sem um gerenciamento de agenda eficiente, começam a ocorrer uma série de atrasos que iniciam um efeito cascata. A grande demanda de trabalho de uma procuradoria municipal requer agilidade e pontualidade em relação aos encaminhamentos. Sem uma agenda, ocorrem esquecimentos, que geram um volume maior de trabalho a ser feito posteriormente, que resulta em ainda mais atrasos.

 

Desperdício de recursos

O planejamento da procuradoria municipal prevê um determinado investimento financeiro e estipula uma quantidade de profissionais para resolver um volume específico de casos. Se o trabalho está sendo realizado acima do volume já previsto de atrasos, isso quer dizer que a prefeitura está perdendo dinheiro.

 

Indicadores ruins para a prefeitura

O número de processos abertos simultaneamente e o seu tempo de conclusão são indicadores importante para o sistema judicial nacional, e a análise inicia nos municípios. Se o resultado dessa análise for ruim, (acima da média nacional, por exemplo) será um problema para a administração pública, e medidas precisarão ser tomadas para apuração do problema.

 

Baixa arrecadação para o município

A maioria dos processos da procuradoria municipal são de execução fiscal, e isso resulta em uma maior arrecadação por parte do município. Se esse processo não funciona por falta no gerenciamento de agenda, ou qualquer outro motivo, o município passa a a arrecadar menos, criando problemas de fluxo de caixa.

Você ainda tem dúvidas sobre como melhorar os processos da procuradoria? Confira mais um de nossos conteúdos sobre o tema!

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