O que são processos digitais e como eles impactam a sua prefeitura?

08/04/2019 por IPM

A tecnologia está cada vez mais avançada. A todo momento surge algo novo que, na maioria das vezes, vem para facilitar a vida das pessoas. Com tamanho poder tecnológico, por qual motivo alguns serviços ainda continuam desatualizados e morosos? Isso fica ainda mais visível quando falamos de poder público. A comunidade e até os próprios servidores municipais já estão habituados com a demora nos processos, mas com a tecnologia a seu favor isso pode mudar facilmente.

O processo digital já é realidade em muitas prefeituras graças à adoção de um novo tipo de software: os sistemas 100% em nuvem que funcionam de forma totalmente online. Confira abaixo quatro pontos positivos de aderir a essa facilidade na sua prefeitura:

Agilidade na rotina


Digitalizar documentos faz com que todo o processo seja mais rápido. Antes era preciso ter as informações impressas, transportar para outros departamentos para ter o papel assinado, retornar para a prefeitura,  podendo levar dias para finalizar. Agora, de forma on-line, tudo isso é mais rápido e não tem custo nem com o papel e nem com combustível. As filas também diminuem e os servidores municipais podem ter suas rotinas otimizadas.

Além disso, o sistema em nuvem permite o cadastro único, onde todos os dados de todos os órgãos são integrados, facilitando o acesso e a comunicação entre setores e sem a necessidade de atualizações frequentes.

Sustentabilidade e economia de recursos


Com os processos digitais, os papéis caem em desuso, o que já tem se tornado uma prática comum em empresas privadas e públicas. Assim, as prefeituras evitam o desperdício de material e os danos ao meio ambiente. Com a integração dos dados também se diminui outros recursos públicos, como veículos e telefone.

Localização de arquivos


Servidores municipais que trabalham com processos físicos sabem o quanto é difícil encontrar pastas de processos em armários pelos setores. O servidor perde horas e, no pior dos casos, até dias procurando por um documento, passando de setor em setor até encontrá-lo. Com o processo de forma digital esse tipo de situação deixa de ocorrer, já que é possível localizar um documento de forma instantânea, de forma prática e organizada.

Segurança dos dados


Os documentos e dados armazenados nos computadores ou nos servidores dentro das prefeituras podem ser um verdadeiro risco para a segurança do órgão público. Como já falamos aqui nos dois últimos textos do blog, hackers conseguem acessar informações de diversas maneiras, seja através de redes sociais, compras on-line, promoções, brechas no servidor, além de técnicas de engenharia social - estas são ainda mais sutis no roubo de informações privilegiadas.

Portanto, ao hospedar os dados na nuvem, os riscos são parecidos com os já existentes em soluções de Tecnologia da Informação tradicionais. A grande diferença é que esses data centers possuem investimentos em segurança como prioridade, possuindo protocolos que impedem invasões cibernéticas e fazendo rotinas preventivas para eliminar o risco de perda de dados. São locais com acesso restrito de funcionários e protegidos de qualquer ação que possa prejudicar os data centers como incêndios ou enchentes.

Como você pode ver nesse post, os processos digitais são o futuro inevitável para os órgãos públicos assim como tem sido para as empresas privadas. Eles trazem agilidade a processos morosos e tornam o órgão mais inteligente e ágil, preparando as prefeituras para transformar municípios em Smart Cities.

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