A aplicação da gestão orientada a processos na administração pública

14/12/2016 por IPM

gestão orientada a processosA gestão orientada a processos é amplamente difundida no setor privado, apresentando resultados que a colocam em destaque entre as metodologias da administração de empresas. Seu foco em eficiência e eficácia melhora o desempenho das organizações, além de aumentar a competitividade nos mercados em que estão inseridas.

O administrador público moderno, por sua vez, pode aplicar muitos dos conceitos e princípios da gestão de processos para otimizar a produtividade e a qualidade dos serviços prestados à população. Vamos saber mais sobre o assunto?


O que é a gestão orientada a processos?


Muitas vezes chamada pela sigla BPM (Business Project Management, em inglês), é uma abordagem das funções de uma organização a partir da sequência de suas atividades, com uma visão sistêmica. Dessa forma, é possível analisar, aperfeiçoar e padronizar os processos de trabalho, envolvendo todos os setores e áreas da gestão.

Quando realizada de forma correta, a gestão orientada a processos permite melhorar cada etapa do negócio, diminuindo ciclos, custos e perdas. Como dito anteriormente, a meta é a excelência organizacional e a racionalização das atividades, contando com o envolvimento dos colaboradores e a informatização desses processos.

O mapeamento das atividades, indicando o responsável por cada tarefa, é uma premissa básica. Vendo a organização como um sistema, é possível planejar adequadamente a sequência em que se desenvolve o produto ou serviço, definindo responsabilidades e permitindo o uso correto de recursos financeiros e humanos. Tudo isso pode ser feito também em órgãos públicos.


Por que aplicar gestão de processos na administração pública?


A crescente cobrança da sociedade pela economia do dinheiro recolhido por meio dos tributos e impostos é uma realidade à qual o gestor público precisa se adaptar. A gestão orientada a processos é uma ótima forma de engajar os servidores nessa transformação, fazendo com que também eles notem os ganhos no desempenho de suas funções.

Dois dos princípios mais importantes da metodologia são, justamente, a satisfação do cliente – no caso, o cidadão – e o desenvolvimento dos colaboradores. Pela padronização dos processos e constante fluxo de informações entre os envolvidos, ou seja, gestores e servidores, o setor público pode alcançar a melhoria contínua de suas atividades.

O uso de ferramentas tecnológicas também permite o melhor aproveitamento das pessoas dentro do ambiente de trabalho. Uma equipe reduzida, porém bem treinada para a utilização de softwares, pode otimizar seu tempo e produzir resultados de forma mais eficiente. Aí entra a adoção do workflow, que será mais aprofundado a seguir.


Como funciona o workflow


O workflow é uma tecnologia aliada da gestão orientada a processos. Um dos grandes desafios da administração pública é coordenar o fluxo de informações vindas de fontes variadas, sejam dentro de um órgão ou mesmo de diferentes partes de um poder ou governo. Com o workflow, tudo isso pode ser sistematizado – o que facilita a visualização destes dados.

Sua meta é reduzir ao máximo as perdas que podem acontecer na execução de um processo envolvendo um grande número de pessoas e setores dentro de uma organização. Com o workflow, o gestor público e os demais servidores podem ter acesso em tempo real ao andamento de um projeto, ganhando em eficiência e evitando desperdício de tempo e dinheiro com retrabalho, por exemplo.

O sistema é ativo e cria alertas para quando uma etapa do processo é encerrada e outra deve ser iniciada, além de outros eventos. Mais importante, o workflow promove uma compreensão completa da realização do processo, possibilitando também a padronização das etapas. A consequência natural de sua implementação é mais controle e segurança das informações, além da tão desejada economia.

Como vimos, a gestão orientada a processos pode propiciar ao gestor público – e, consequentemente, ao cidadão – a racionalização das atividades e o aumento da qualidade do serviço prestado. A boa administração pública se faz com dados coletados em diferentes fontes, que podem ser agrupados para a criação de conhecimento, com apoio da tecnologia.

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