Gestão de prefeituras: sistemas de gestão tradicionais X cloud computing

22/12/2016 por IPM

gestão de prefeiturasA rotina da gestão de prefeituras é uma combinação diária de pequenas e grandes decisões. Das escolhas políticas às técnicas, o administrador público precisa constantemente decidir qual caminho seguir para que seu trabalho seja satisfatório para os cidadãos. Para atingir os objetivos traçados, é fundamental que cada setor contribua entregando o melhor em termos de resultados, sejam eles econômicos ou produtivos. Ainda mais importante é que os setores trabalhem em conjunto, alinhando inteligência e eficiência.

Os setores de TI, por exemplo, costumam ser confrontados com uma escolha significativa já no começo da gestão de prefeituras: o modelo de funcionamento dos sistemas. Os processos administrativos lidam com uma carga enorme de dados, desde a arrecadação de tributos até a folha de pagamento dos servidores. Tudo isso precisa ser guardado de forma segura, já que a perda dessas informações – mesmo que de forma temporária – pode significar um transtorno para a vida dos cidadãos e, consequentemente, do gestor público.

Muitas vezes acaba sendo necessário montar uma grande estrutura de tecnologia para atender as demandas da prefeitura. Além de computadores com alta capacidade de processamento de informações, a administração municipal acaba tendo que investir em locais para armazenar essas máquinas, que envolvem também custos de manutenção, licenças, atualizações, refrigeração, eletricidade e segurança. Claro, é preciso também que as equipes sejam treinadas e que funcionários estejam à disposição para eventualidades.

Outra possibilidade é a cloud computing. Nela, uma empresa especialista é contratada, de maneira terceirizada, para lidar com todas as situações descritas no parágrafo anterior. Muitas prefeituras estão migrando seus sistemas de gestão para a nuvem, obtendo resultados significativos em termos de economia e produtividade com essa tecnologia. Será que é a hora da sua prefeitura também migrar? Há alguns pontos a serem analisados.

 

Benefícios da cloud computing em gestão de prefeituras


A maioria das pessoas tem o impulso natural de acreditar que as coisas que estão mais seguras quando estão fisicamente próximas. Por isso, o gestor de TI pode acabar tendo a impressão que os sistemas podem estar em risco ficando sob a guarda de uma empresa distante da sede da administração municipal. Em tese, seria mais fácil controlar o acesso, tanto físico quanto eletrônico, se estiver o tempo todo de olho, não é mesmo?

A primeira coisa que você tem que lembrar é que você não vai conseguir estar, de fato, o tempo todo de olho. Até é possível contratar pessoas para fazer a segurança, mas essa não é a atividade-fim de uma prefeitura. Cuidar das máquinas e do ambiente em que se encontram é, por sua vez, primordial para o sucesso de uma empresa que oferece serviços de cloud computing. Além disso, ela tem acesso a tecnologias de ponta para garantir não apenas a segurança física dos dados, como também da própria nuvem.

O acesso dos cidadãos aos sistemas também fica muito mais fácil. Através de facilidades implantadas via nuvem, como os portais do cidadão e da transparência, as pessoas ficam mais próximas à gestão da prefeitura. Dessa forma, tudo melhora: comunicação, pagamentos, solicitação de documentos, enfim, a burocracia diminui e os serviços podem ser usados até pelo celular ou tablet. A disponibilidade, aliás, é de 24 horas por dia, já que a manutenção é constante.

 

Economizando com os sistemas em nuvem


Toda gestão de prefeituras tem um desafio em comum: economizar. A crise pela qual passa o país está fazendo com as administrações municipais precisem cortar ainda mais custos, já que atividade produtiva está reduzida e os repasses estão cada vez mais escassos. A boa notícia é que um sistema de cloud computing pode ajudar nesse cenário. Uma cidade de 200 mil habitantes, por exemplo, pode poupar até 70% do que precisaria investir em equipamentos, softwares e manutenção, caso contrate uma empresa especializada.

A economia também está em diversos outros pequenos pontos que, somados, vão representar um alívio substancial às contas da prefeitura. Com um sistema de dados centralizado e acessível a todos, pense na quantidade de documentos que não precisará ser impressa e enviada de um lado para o outro, como é obrigatório em uma gestão mais tradicional. E tem mais: com essa integração, o controle da arrecadação de impostos aumenta, e consequentemente, a receita do município.

Se você quiser saber mais sobre as vantagens de um sistema de cloud computing em relação a um modelo antigo na gestão de prefeituras, acesse nosso conteúdo especial sobre o tema.

 

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