Coronavírus: 5 motivos para sua prefeitura usar um sistema de gestão em nuvem imediatamente

02/04/2020 por IPM

A partir das medidas preventivas de isolamento social para conter a contaminação do coronavírus, as formas de trabalho tiveram que ser transformadas.

Mesmo que as rotinas de atividades sejam alteradas, os serviços essenciais à população devem continuar.

Além da necessidade de abertura de mercados, farmácias e postos de gasolina, os serviços das prefeituras são fundamentais para evitar prejuízos às cidades.

Hoje, os postos de saúde e hospitais municipais precisam prioritariamente ter seus funcionamentos normalizados.

É importante destacar que a maneira de realizar a tramitação de processos na prefeitura interfere diretamente na qualidade dos serviços oferecidos aos cidadãos.

Mas de que forma os setores públicos podem continuar em funcionamento, respeitando as medidas recomendadas pela OMS, Organização Mundial de Saúde?

É neste ponto que a computação em nuvem surge como uma solução bastante efetiva.

Pois, as prefeituras que gerenciam seus serviços através de um sistema de gestão em nuvem, podem continuar funcionando com seus servidores trabalhando de suas casas.

Já as prefeituras que trabalham com sistema de gestão desktop, seus servidores só conseguem ter acesso aos dados nas estações onde estão instalados, ou seja, só tem acesso a eles quem está dentro da Prefeitura.

Optar por uma solução cloud para prefeituras é uma decisão que traz inúmeros benefícios.

Redução de custos, mobilidade, segurança, aumento da performance dos sistemas e usabilidade são alguns deles.

Além de utilizar menos espaço de seus computadores.

Seja em instituições públicas ou privadas, as inovações tecnológicas facilitam e aumentam o desempenho das atividades.

Por isso, a modernização dos sistemas de gestão pública utilizados pelas prefeituras se torna inevitável e cada dia mais urgente.

Neste artigo, você vai saber quais são os 5 motivos pelos quais as prefeituras devem utilizar um sistema de gestão em nuvem imediatamente para garantir a continuidade de serviços em quaisquer circunstâncias.

 

1. Prestar serviços aos cidadãos


O cidadão que está em quarentena e não pode ir até a prefeitura para realizar solicitações, precisa ser atendido de alguma forma.

Certidões, emissão de guias de IPTU, alvarás ou qualquer outro tipo de serviço, pode ser solicitado via internet pelo autoatendimento, caso a prefeitura use um sistema de gestão em nuvem.

Muitas pendências podem ser resolvidas online, a qualquer hora, sem a necessidade de ir até a prefeitura.

Isso representa um grande avanço para o poder público, uma vez que as pessoas se sentem mais satisfeitas e tendem a cumprir com mais afinco suas obrigações, o que aumenta, inclusive, a arrecadação do município.

Sem um sistema em nuvem, o cidadão precisa se deslocar até a prefeitura, gastando dinheiro e tempo para realizar qualquer tipo de solicitação.

Portanto, o cidadão que precisasse dos serviços com urgência, não poderia ser atendido nesta quarentena.

 

2. Manter o pagamento de servidores


Todos os serviços essenciais oferecidos pelas prefeituras são realizados por profissionais que devem ser pagos mensalmente.

Numa situação emergencial como a quarentena, é necessário que a prefeitura tenha alternativas para gerar a folha de pagamento e garantir que os funcionários continuem sendo pagos.

Para garantir que a população continue usufrindo dos serviços dos profissionais da saúde, de limpeza, da segurança, vigilância sanitária, transportes, entre outros serviços de profissionais essenciais.

Com o sistema de gestão em nuvem, o servidor que trabalha no setor de Recursos Humanos da prefeitura pode lançar a folha de pagamento online, imediatamente, em home office.

Os servidores usando o sistema desktop só conseguem fazer a folha de pagamento no seu local de trabalho, podendo atrasar os salários e até falhar nas transferências, caso não tenha acesos ao sistema.

 

3. Garantir a gestão de suprimentos


A área de suprimentos da prefeitura é responsável por agilizar o processo de compra do município para evitar que a população fique sem materiais e equipamentos essenciais.

Para tanto, é preciso preparar os profissionais da saúde e abastecer o sistema de materiais como máscaras, luvas, produtos de higienização, remédios e equipamentos respiratórios.

A gestão de suprimentos não se limita somente ao processo de compras, também fica responsável pelo estoque, contratos, logística, transporte e distribuição de bens e serviços.

Por isso, o gerenciamento desta cadeia de suprimentos sem o uso da tecnologia da nuvem se torna moroso e ineficiente, principalmente em situações emergenciais.

É o caso das prefeituras que usam o sistema desktop.

Elas dependem de um espaço físico para acessar todas as informações e caso este acesso seja impedido, os servidores ficam impossibilitados de continuar trabalhando.

Por outro lado, com o uso de um sistema de gestão em nuvem, a prefeitura pode realizar o planejamento e controle de cada etapa da cadeia de suprimentos de qualquer lugar pela internet.

Outras vantagens da nuvem são a automatização processos, desburocratização, eliminação do papel e de processos manuais.

Além disso, disponibilizar a proposta eletrônica aos fornecedores, sem que eles precisem se deslocar até a prefeitura para participar de licitações.

Isso garante a economia de tempo, otimiza os processos, é mais sustentável e proporciona segurança aos cidadãos.

 

4. Gerenciar as informações dos cidadãos


Muitas prefeituras utilizam sistemas desktop para a realização de cadastros e armazenamento de dados em centros de processamentos de dados internos.

Infelizmente, nenhuma cidade está imune a desastres naturais como enchentes, chuvas de granizo e até mesmo incêndios.

Quando os dados ficam armazenados fisicamente em um servidor, eles ficam exposto a esses imprevistos.

O mesmo não acontece com o sistema de gestão em nuvem.

Se a cidade for abalada por qualquer desastre, os dados permanecerão seguros.

Os sistemas desktop são aqueles que só podem ser operados dentro das estações onde estão instalados, ou seja, só tem acesso a eles quem está dentro da empresa ou dentro da Prefeitura.

Além disso, na maioria das vezes, essas máquinas precisam de manutenções constantes, pois não possuem grande capacidade de armazenamento.

Ou seja, esses dados frequentemente correm o risco de serem corrompidos ou até perdidos.

Essas prefeituras levam um grande período de tempo para finalizar processos tramitados através do vai e vem de papéis e não poderiam ter um bom funcionamento de forma remota.

Em situações emergenciais, essas prefeituras terão dificuldade para operar ou até paralisar suas atividades.

Somente um sistema integrado funcionando em nuvem permite uma gestão eficiente das informações dos cidadãos.

Na saúde, é possível saber qual atendimento foi realizado, quando o cidadão foi atendido, em qual unidade, que medicamento fez uso, exames, transportes emergenciais em ambulância entre outros dados importantes.

Esse controle garante que a gestão consiga ser mais eficiente no atendimento e no planejamento de ações para a melhoria do sistema como um todo.

 

5. Executar o planejamento orçamentário


Sabemos que a secretaria da fazenda de uma prefeitura é essencial para garantir o funcionamento da estrutura pública.

Pois sem orçamento, não é possível realizar nenhuma das atividades que já mencionamos neste texto.

Principalmente em situações adversas, é o bom gerenciamento do planejamento orçamentário que vai solucionar os impasses que possam surgir neste período.

Usando o sistema desktop em detrimento a tecnologia cloud computing, se torna muito difícil e vagaroso o monitoramento das receitas do município para realizar a prestação de contas e ainda ter controle sob todos os custos.

Ao utilizar um sistema em nuvem, o gestor pode acompanhar os indicadores de receita e gastos do município, apenas acessando a internet.

Além disso, a assinatura de empenhos pode ser feita digitalmente com certificações de segurança de forma rápida e segura até mesmo pelo celular.

Garantindo que a prefeitura fortaleça sua base e esteja preparada financeiramente para agir em situações de crise.

Migrar processos para nuvem não é apenas facilitar o trabalho dentro da administração pública e mostrar-se de acordo com as tendências.

É também a garantia de segurança de dados, de organização na gestão de recursos e transparência na arrecadação de impostos.

Como vimos, a modernização da administração pública é mais que necessária, é imprescindível e inevitável.

Seguindo a premissa de que a prefeitura não pode parar, a IPM Sistemas foi a primeira empresa de tecnologia no país a desenvolver um software de gestão pública 100% em nuvem, o Atende.Net.

Além de oferecer todos os 5 itens que destacamos neste artigo, a IPM ainda permite que a prefeitura realize o mapeamento de processos e automatização dos processos através do Workflow.

Essa funcionalidade acelera a produtividade e permite a desburocratização dos serviços públicos.

Se você se interessou pelo tema e quer saber mais sobre as vantagens da computação em nuvem para as prefeituras, conheça nossas soluções!

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