Administração Geral

A adoção de processos eletrônicos em prefeituras deve ser encarada pelo gestor público como um passo primordial para modernizar a administração, no sentido de otimizar as atividades internas e melhorar o atendimento ao cidadão. É uma mudança que só traz benefícios para o município, tanto econômicos, como a redução drástica do uso de documentos em papel, como também um ganho de imagem frente ao contribuinte, que percebe a evolução da prefeitura por meio da tecnologia.

 

Pré-requisitor para implantar processos eletrônicos em prefeituras

• O primeiro e mais importante deles é a adoção de um sistema de gestão pública eficientenas prefeituras. É preciso ter o suporte de um software que reúna as informações de todos os setores em um único banco de dados, de forma organizada e transparente, com fácil acesso a servidores do órgão. Utilizar vários programas de gestão em uma mesma prefeitura não é indicado, pois acaba criando “ilhas”, ou seja, setores que não se comunicam entre si. Desta forma, um processo eletrônico pode encontrar barreiras no decorrer da implantação e execução de projetos.
• O segundo pré-requisito, também essencial, é que o sistema de gestão adotado pela prefeitura seja hospedado na internet, eliminando vestígios de softwares que funcionam em desktop, instalados em computadores físicos. Uma vez com dados armazenados em nuvem, a partir da tecnologia cloud computing, é possível acessar o sistema em qualquer dispositivo conectado na web, a qualquer hora ou local. Isso facilita a implantação de processos eletrônicos em prefeituras, principalmente, em relação ao acesso remoto do cidadão a serviços de autoatendimento via internet.
• Outro pré-requisito, normalmente vinculado à procuradorias jurídicas municipais, é a obtenção de identificação digital para os procuradores, que permite a assinatura eletrônica de documentos. É uma necessidade latente, uma vez que o processo eletrônico permite o peticionamento eletrônico de documentos, ou ajuizar ações em meio digital, sem papel e com mais praticidade e agilidade. Com uma assinatura digital, também está garantida a segurança e a idoneidade das operações no meio eletrônico.
• Para implantar processos eletrônicos em prefeituras é preciso também contar com um site eficiente na internet. A adoção de processos eletrônicos acrescenta uma série de benefícios ao cidadão, pois não é mais necessário deslocar-se até a prefeitura para solicitar serviços como alvarás, emissão de carnês do IPTU, de Certidões Negativas de Débito (CNDs), entre outros. Agora, o cidadão precisa saber da existência destes serviços online, por meio de uma área específica dentro dos portais das prefeituras. É recomendado também que seja realizada uma divulgação dos serviços oferecidos via autoatendimento à população.
• Por último, é importante o treinamento de pessoal. A implantação de processos eletrônicos em prefeituras exige um envolvimento dos servidores responsáveis de cada setor e, por isso, precisam a entender a migração e trabalhar para modernizar os processos. Nos primeiros meses, uma saída é implantar uma central dentro das prefeituras para recebimento de processos físicos em papel e, assim, migrá-los para o meio digital e passar orientações aos autores dos documentos.

Implantar processos eletrônicos é, acima de tudo, uma mudança cultural e sem volta para as prefeituras.

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Crédito de imagem: Geralt/CC