Administração Geral

A implantação de processos digitais nas prefeituras deve ser encarada como uma migração natural e necessária para os municípios. Em busca de melhores resultados e organização, o processo digital faz toda a diferença em comparação ao antigo método físico, que utiliza o papel para tramitação de processos. Isso gera um alto custo de materiais para o município e aumenta a probabilidade de erros e extravio de documentos. Mas quais são os primeiros passos para implantação do processo digital?

Um deles é montar uma equipe para receber e gerenciar os processos, instalada em um  local físico adequado, com acesso à internet e que sejam devidamente treinadas para este trabalho. Em prefeituras de pequeno porte, que não tenha um fluxo muito grande de processos, uma pessoa pode ser responsável pela atividade. Não é necessário também que este funcionário seja lotado especificamente para atuar com processos digitais.

O segundo passo é definir os assuntos prioritários que serão migrados para o processo digital. Os mais comuns são as solicitações de alvarás para construção, de viabilidade, entre outros. Se a prefeitura já trabalha com um sistema de gestão informatizado, é preciso fazer a migração dos dados dos atuais processos. Mesmo que o utilizado seja um sistema DOS, o Word ou o Excel.

As atividades que envolvem o processo digital essencialmente exigem um ambiente organizado, com distribuição de senhas, para atendimento da população. É preciso também que seja disponibilizado ao cidadão o autoatendimento e que essa facilidade seja amplamente divulgada pelos meios de comunicação da prefeitura e externos. Isso evita o deslocamento até a prefeitura para realização uma solicitação que poderia realizar através de serviços disponibilizados no Portal do Cidadão.

Uma das vantagens do processo digital é a organização e a manutenção de um histórico de tramitações internas. Os municípios também podem criar serviços específicos, como autorização para alinhamento de muros, por exemplo, diretamente com o setor responsável. Permanecer somente com sistema de processo físico é um retrocesso,

pois é difícil o controle de documentos dentro da prefeitura, além de aumentar os gastos com papel e impressão. Já no processo digital, há um roteiro pré-definido, e todo o histórico de documentos e tramitações é gravado no sistema, gerando uma grande economia e ganhos para gestão.

Pense nisso, e parta para o processo digital.

Colaborou Fernanda Benício, da IP