Administração Geral

No nosso último post sobre kickoff de processos eletrônicos em prefeituras acompanhamos como essa tecnologia pode fazer a diferença para melhorar o fluxo administrativo, gerar economia para o município e ainda facilitar a vida do cidadão. Como vimos, a vantagem dos processos eletrônicos é a organização e a manutenção de um histórico de tramitações internas pelos setores, a partir de um roteiro pré-definido de etapas. E, para o processo eletrônico funcionar, são necessários um bom sistema de gestão pública e pessoas capacitadas.

Neste post, vamos mostrar em que situações e setores a implantação de processos eletrônicos são mais indicados em prefeituras:

Processos administrativos

Há inúmeros processos administrativos que podem ser migrados do ambiente físico para o eletrônico dentro das prefeituras, como no setores de Contabilidade, Tesouraria, RH, Compras, Patrimônio, Frota, Almoxarifado, Arrecadação, Obras e Posturas, Saúde e tantos outros.

Centenas de serviços podem ser migrados para trâmite em meio digital. Dentre eles, poderíamos citar consulta de viabilidade de construção, aprovação de projetos, fornecimento de número para endereçamento postal, abertura de empresas, licença para estabelecimento de empresa, ouvidoria e centenas de outros. Alguns Municípios propciiam até que a comunidade reserve a quadra de esporte para algum jogo, outras para comunicar alguma dificuldade com a infraestrutura de água, esgoto, vias urbanas, iluminação pública. A maioria que usa também informa local e horários de funcionamento de cada repartição, quais os serviços são prestados e quais os requisitos que devem ser atendidos para a obtenção do benefício.

É possível estabelecer assinaturas digitais entre os gestores do município para que seja permitida a tramitação de processos eletrônicos de forma exclusiva, sem a utilização de papel, o que gera uma grande economia para os cofres públicos

Na Procuradoria Jurídica

Os processo eletrônicos permitem o peticionamento eletrônico de documentos. Ou seja, os procuradores podem ajuizar ações com mais praticidade e agilidade, utilizando somente o meio digital, sem papel. Com o peticionamento eletrônico há uma diminuição considerável no tempo de elaboração e envio de petições aos tribunais de justiça, em especial nos processos de execuções fiscais. O procedimento fica mais ágil ao setor jurídico na geração de petições (inicial e intermediária), com a utilização de assinaturas digitais, que garantem a segurança e idoneidade das movimentações.

O software de Procuradoria da IPM, por exemplo, conta com integração ao sistema de Dívida Ativa, o que facilita a emissão de CDAs, descartando importações ou redigitações dos dados.

No Portal do Cidadão

Neste caso, o processo eletrônico é implantado para facilitar a vida do contribuinte nos municípios. As Adminsitrações Municipais usam sistema interno, e o cidadão o acessa, peticiona, acompanha trâmite e obtem outras informações através do Portal do Cidadão.

O portal do cidadão também deve ser “a interface do sistema de gestão para com o cidadão”, permitindo que ele mesmo se autoatenda em serviços municipais, tais como: emissão de guias tributárias, CNDs, comprovantes de pagamento, declarações fiscais, emissão de Notas Fiscais eletrônicas, consulta e emissão de folhas de pagamento e outros para os Servidores, transparência, lei de acesso a informação, protocolo e acompanhamento de processos digitais.

Com os processos eletrônicos, o cidadão não precisa se deslocar até a prefeitura para solicitar um serviço. Com poucos cliques, na sua própria residência, pode resolver o problema.

Se a sua prefeitura ainda não implantou o processo digital, pode estar perdendo uma grande oportunidade para ganhar tempo entre os servidores e economizar recursos.

Crédito de imagem: Niekverlaan/CC