Tecnologia agiliza o processo de abertura de empresas - IPM
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O uso da tecnologia é fundamental para agilizar o processo de abertura de empresas, influindo diretamente no fomento à economia. Se antigamente era preciso levar documentos pessoalmente a várias repartições públicas e aguardar semanas para o processo ficar completo, agora é possível ter o negócio regularizado e emitindo notas fiscais em poucos dias.

“Antes tinha um processo para a área federal, outro para a municipal e outro para a estadual. Hoje em dia tu consegue, com um único processo, integrar todos os órgãos”, comemora a contadora Janete Caldas, que atua na Merlo Contabilidade, em Concórdia (SC). “Hoje é tudo muito rápido, é tudo integrado. A gente quase não usa nada de manual, muito pouco”, destaca.

Além das alterações na legislação feitas pelo Governo Federal para incentivar a economia e facilitar a abertura de empresas, contar com sistema em nuvem no Município tem feito a diferença na rotina dos escritórios de contabilidade. 

É o caso da contadora Janete, pois a Prefeitura de Concórdia utiliza o sistema Atende.Net, plataforma única desenvolvida 100% em nuvem. Dessa forma, quando o cliente chega no escritório para abrir uma empresa, ela consegue iniciar o trâmite na Prefeitura com poucos cliques. “Quando libera na Prefeitura, já libera também no CNPJ. Daí a gente já faz solicitação da nota, também é bem rápido”, salienta.

Conforme o Mapa de Empresas Brasil, levantamento feito pelo Governo Federal, em 2020 foram abertas 3.359.750 empresas, o que representa aumento de 6,0% em relação a 2019. Um recorde histórico, evidenciando que a economia tem reagido ao cenário de pandemia. Por outro lado, foram fechadas 1.044.696 empresas, uma queda de 11,3% em relação ao ano anterior.

> Vídeo: confira depoimento da contadora Janete Caldas

 

Confira as fases de abertura de empresas no Brasil

  • Viabilidade: processo inicia junto ao Município, que informa se a atividade selecionada pode ser exercida no local pretendido;
  • Registro e Inscrição: registro na Junta Comercial e obtenção do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), mais inscrições;
  • Licenciamento: obtenção de alvarás e licenças, se a atividade não for dispensada nos termos da Lei de Liberdade Econômica; 
  • Registro de Funcionários: registro no eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), PIS (Programa de Integração Social) e Sindicato.

 

Levantamento nacional mostra queda no tempo de abertura de empresas

Para fomentar a economia, o Governo Federal tem coordenado diversas ações para desburocratizar e agilizar o processo de abertura de empresas. Um dos objetivos é permitir respostas automáticas para o usuário, possibilitando ao cidadão abrir empresa em menos de 1 dia e de forma simplificada.

No entanto, ainda há um longo caminho a ser percorrido. De acordo com o Mapa de Empresas Brasil, o tempo médio de abertura de empresas iniciou o ano de 2020 com registros acima de 4 dias. Em Santa Catarina, foi de 3 dias e 7 horas (2 dias e 18 horas na fase de viabilidade e mais 14 horas para o processo de registro).

Os dados constam do relatório de análise do 3º quadrimestre de 2020, divulgados em fevereiro, pela Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital. O levantamento é publicado pelo Governo Federal a cada quatro meses.

Uma das dificuldades para reduzir esse tempo é a falta de automatização. Conforme o Mapa de Empresas, o processo de abertura de empresas ainda não disponibiliza respostas de forma automática para todas as etapas. Dessa forma, ainda são necessárias interações humanas, as quais ficaram prejudicadas devido à pandemia e à paralisação ou redução das atividades.

Dificuldade essa que foi amenizada nas Prefeituras que usam o sistema de gestão pública da IPM Sistemas. Desenvolvido 100% em nuvem, ele permite o home office nas repartições públicas. Por exemplo, quem comemora os benefícios da digitalização com o Atende.Net é Pinhalzinho (SC).

Lá, o tempo de abertura de empresas caiu de 33 dias e 21 horas em 2019 para 1 dia e 20 horas (tempo da viabilidade) e 12 horas (de registro) em 2020. E ainda viu aumentarem as receitas provenientes de IPTU, ITBI, ISS, taxas de alvarás e outras contribuições: cresceram 46,26% até 2019.

 

Sistema em nuvem permite home office nos órgãos públicos

“Nesse momento de pandemia, que desde 2020 a gente vem sendo assolado com tantos problemas, com tantas crises econômicas, o estado, a nação e o mundo como um todo, a gente notou claramente que o sistema web foi o ponto-chave”, avalia a secretária da Fazenda e Administração de Timbó, Maria Angélica Faggiani.

O município do Vale do Itajaí, em SC, foi o 14° mais bem avaliado no último Índice de Governança Municipal (IGM), de 2020. O levantamento é do Conselho Federal de Administração (CFA) e considera oito grupos. Com cerca de 45 mil habitantes, Timbó está no grupo 4, que é formado por 551 municípios na faixa de 20.001 a 50.000 habitantes.

“Se a gente não tivesse o sistema web, como que as pessoas iriam fazer, já que temos de trabalhar com todas as medidas de segurança, principalmente o isolamento social, o não aglomero de pessoas”, reflete a secretária.

Conforme Maria Angélica, o software em nuvem permitiu reduzir significativamente o movimento interno na Prefeitura, o que é muito importante para o isolamento social. “E isso só é possível porque disponibilizamos um sistema web que passa por transformações constantes. A cada ano, a gente consegue agregar novos serviços, novas ferramentas para facilitar a vida dos contribuintes, deixando mais transparentes as transformações públicas”, salienta.

Tudo isso com considerável economia de papel, afinal, com a inovação chamada Workflow, o sistema da IPM mostra os processos mais complexos no formato de fluxogramas, inclusive para abertura de empresas. Além de exibir na tela a situação em tempo real de cada fase, quais etapas foram executadas ou estão pendentes, a ferramenta não permite passar adiante sem que sejam cumpridas todas as etapas.

Ou seja, promove a automatização da tramitação dos processos entre servidores ou entre setores, a partir de análises automáticas do sistema. 

> Vídeo: confira as vantagens de usar um sistema em nuvem

 

Cascavel é destaque no ranking nacional 

A análise do Mapa Empresas Brasil destaca o desempenho apresentado pelo Paraná. Conforme o levantamento, o estado registrou redução considerável de 2 dias e 8 horas no tempo de abertura de empresas em relação ao segundo quadrimestre de 2020.

Por exemplo, somente o tempo relativo à etapa de registro foi reduzido em 73,1%, resultado das ações adotadas para agilizar as análises de registro de empresas empenhadas pela Junta Comercial do Paraná.

No ranking dos municípios com os menores tempos relativos à análise de viabilidade de endereço no terceiro quadrimestre de 2020, destaca-se Cascavel (PR). O município aparece em 7° lugar nacional com 2 horas e 12 minutos. 

A Prefeitura de Cascavel utiliza o Atende.Net para sua gestão pública. Com seus processos otimizados pelo sistema, ganhou mais eficiência e viu a receita própria aumentar 82% desde 2016. O aumento foi de 7% em 2020, em relação a 2019. Ou seja, a administração pública cascavelense tem realizado uma gestão inteligente e eficiente, mesmo com a pandemia de Covid-19.

Colabora para esse resultado o fato de o software ser desenvolvido em plataforma única IPM e oferecer mais de 50 indicadores. Entre eles, estão: comparativo entre receita e despesa; comparativo entre orçado e arrecadado; estatística de pagamento de IPTU; índices de inadimplência; principais receitas do município; entre outros.

Essa tecnologia também possibilita o aumento da arrecadação do município, ao garantir maior controle da cobrança dos impostos, como o IPTU, ISS, ITBI e taxas, bem como oferece diversas funcionalidades para cobrança e fiscalização de tributos. Entre elas, estão emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e), implantação de Nota Fiscal Premiada e maior controle do ISSQN Bancos. Ou seja, funcionalidades que se revertem em maior arrecadação.

 

Contar com assinaturas digital e eletrônica é fundamental no processo

Dispor de um sistema que permite contar com certificado digital e inserir assinatura digital ou eletrônica em documentos eletrônicos é fundamental para o trabalho home office. E isso é oferecido pelo Atende.Net, sistema de gestão pública 100% em nuvem desenvolvido pela IPM Sistemas.

Segundo levantamento feito junto aos usuários do software em 2020, o uso de assinaturas digitais subiu 268% em relação a 2019. Além disso, foram realizados 3,7 milhões de acessos a serviços públicos via autoatendimento ou aplicativo. Números que refletem o isolamento exigido pela pandemia de Covid-19, que fez as pessoas ficarem em casa, mas sem deixarem de solucionar seus processos. 

Portanto, mesmo com o cenário adverso, o trabalho dos servidores públicos pôde ser mantido nessas cidades, porque o software IPM permite o trabalho remoto, com digitalização de documentos e eliminação de papel. Ou seja, com poucos cliques em um dispositivo com internet, seja em casa ou na repartição pública, o servidor consegue assinar documentos com segurança e rapidez. Processo esse aplicado inclusive na abertura de empresas.

 

> Vídeo: veja as vantagens da assinatura digital

 

Sistema em nuvem garante acesso de qualquer lugar

Ao buscarem soluções tecnológicas para uma gestão mais eficiente e econômica, as Prefeituras estão trabalhando o conceito de Cidades Inteligentes. Totalmente on-line, pode ser acessado em qualquer dispositivo móvel com acesso à internet, 24h por dia, em um ambiente seguro e de alta disponibilidade.

Além disso, elimina a necessidade de servidores de banco de dados e de aplicativos, sistemas de gerenciamento de banco de dados (SGBDs), softwares básicos e cabeamentos estruturados. Ainda, com a tramitação de documentos de forma eletrônica, reduz consideravelmente o uso de papel, o que também reverte em economia aos cofres públicos.

Com a funcionalidade de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), qualquer processo pode ser catalogado e tramitar de forma integralmente digital, sem uso de papel. A digitalização pode ser feita diretamente no sistema por escaneamento do documento, por captura com câmera, link externo ou upload. Além disso, o sistema converte qualquer documento digitalizado em texto, permitindo a busca por palavra-chave. 

 

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