Administração Geral

A Câmara Municipal de Palma Sola, no Oeste de SC, aposentou o sistema desktop de gestão pública em 2019, quando adotou uma solução tecnológica 100% em nuvem. Desde então, a rotina mudou significativamente por lá. “O trabalho está muito mais ágil. E o mais importante: não precisa mais atualizar o sistema como era com o anterior”, destaca o contador Airton Machiavelli. 

Airton salienta que houve ganhos no controle do ponto e na geração da folha de pagamento, por exemplo, com significativa economia de papel. “A folha está muito mais eficiente. E destaco a integração com a contabilidade. Hoje quase não usamos mais papel, reduzimos aproximadamente 70%”, revela. 

O software implantado na Câmara de Palma Sola é o Atende.Net, desenvolvido pela IPM Sistemas em plataforma única e 100% web. E o fato de ficar disponível 24h por dia também é destacado pelo contador. “É muito mais fácil de operar, bem mais simples. Uma das grandes vantagens desse sistema é que posso operar até em casa”, diz Airton.

Ou seja, é um sistema que pode ser acessado de qualquer dispositivo com internet, o que possibilita fazer home office. “Com certeza, recomendo o sistema IPM, com uma grande vantagem em relação ao anterior”, completa o contador da Câmara Palma Sola.

 

Veja como a tecnologia IPM ajuda a construir Cidades Inteligentes

 

Gestão Eletrônica de Documentos agiliza processos e reduz custos

O principal motivo para tanta economia está na funcionalidade GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Com essa ferramenta do software de gestão pública em nuvem Atende.Net, os órgãos públicos conseguem que qualquer processo seja catalogado e tramitado de forma integralmente digital, eliminando a necessidade de uso de papel.

E essa digitalização pode ser feita diretamente no sistema por escaneamento do documento, por captura com câmera, link externo ou upload. Então, esses documentos podem ser catalogados e classificados por meio de uma série de filtros, facilitando a organização e agilizando a busca e o acesso.

Além disso, o sistema converte qualquer documento digitalizado em texto, permitindo a busca por palavra-chave. Também é possível criar documentos com template, converter em PDF, compartilhar e juntar arquivos. Por fim, a tecnologia IPM permite que os agentes públicos incluam assinaturas digitais e eletrônicas em seus documentos com a garantia de segurança do Certificado Digital ICP-Brasil. 

Como resultado de toda essa digitalização vem a aposentadoria do famoso Arquivo Morto. Dessa forma, além de economizar com papel, ainda é possível liberar espaço físico na repartição pública, além da facilidade para localizar e encaminhar qualquer documento, dando celeridade ao trabalho.

 

Confira todas as funcionalidades do GED

 

Prefeituras também têm economia com papel

Mais um bom exemplo de redução do uso de papel vem de Gravataí (RS). “Quando a IPM chegou na Prefeitura, no final de 2012, tínhamos sistemas separados. Hoje temos uma Prefeitura modernizada, com todos os setores integrados, digital”, destaca o secretário de Administração de Gravataí, Alexsandro Lima Vieira.

“Em 2019, tivemos quase 76 mil processos exclusivamente digitais. Não tem cópia física, não tem papel. É quase 1 milhão de folhas de ofício que deixamos de utilizar no período que, além de gerar economia para o município, ainda gera sustentabilidade”, exemplifica o secretário.

Rio do Sul (SC) também tem números expressivos. Com a gestão em nuvem e o Projeto Rio do Sul sem Papel, a Prefeitura economizou R$ 250 mil em 2020. Além disso, reduziu custos com logística. Por exemplo, o município gastou R$ 544.880,79 com Correios em 2018, enquanto que, em 2020, esse gasto foi de R$ 247.948,68. Ou seja, considerando os gastos com papel e Correios, Rio do Sul economizou mais de R$ 500 mil no ano passado. 

Do mesmo modo, Coronel Bicaco (RS) comemora a economia advinda da gestão em nuvem. “A gente gastava antes, só para emissão de boletos, entre gráfica e Correios, em torno de R$ 7 mil a R$ 8 mil. Agora a gente tem custo zero, praticamente. Tem só o custo operacional de fazer o processo ali que está nas nossas mãos”, revela o secretário da Fazenda, Gabriel Machado. 

 

Vídeo mostra as facilidades oferecidas pelo Atende.Net

 

Municípios também economizam com oferta de serviços digitais

Além da eliminação de papel com processos digitais via GED, as Prefeituras têm significativa economia de custos com a oferta de serviços remotos ao cidadão. Como resultado da implantação do sistema da IPM na Prefeitura, o munícipe pode se autoatender. Pode, por exemplo, emitir suas guias de IPTU, ISS, ITBI e taxas sem sair de casa ou do escritório – e sem papel.

Do mesmo modo, consegue solicitar serviços diversos, registrar demandas na Ouvidoria ou mesmo agendar um Teleatendimento com poucos cliques. Bem como consegue tirar dúvidas, fazer o parcelamento e o pagamento de suas dívidas, inclusive pela nova modalidade PIX. Aliás, o fato de não precisar enfrentar filas é um incentivo a mais para a regularização das dívidas, gerando aumento da arrecadação municipal. 

 

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