7 ferramentas integradas que ajudam o município a se tornar uma Prefeitura Digital

Combinação de ferramentas em plataforma única elimina a necessidade de uso de papel nas administrações públicas, facilita os processos e dá mais autonomia ao cidadão

Quando se imagina uma prefeitura é comum vir à mente a imagem de pilhas de papel e arquivos físicos ocupando espaço e dando muito trabalho aos servidores públicos. Essa visão, aos poucos, está deixando de ser uma realidade para dar espaço à digitalização do setor. Com o apoio de sistemas de gestão pública em nuvem, como o Atende.net, o município caminha em direção ao desenvolvimento de uma Prefeitura Digital, onde todos os processos ocorrem por software conectado à internet 24h por dia cujos dados permanecem armazenados em datacenters. 

Com a consolidação de ferramentas em uma plataforma única, esse sistema, também chamado de ERP (do inglês Enterprise Resource Planning), torna-se completo para os municípios que desejam modernizar seus processos a caminho do conceito de Prefeitura Digital. 

Diferente de muitos softwares existentes no mercado, opções como Cadastro Único, Processo Digital, Workflow, GED, Diário Oficial, Portal de Serviços ao Cidadão e aplicativo mobile constam no mesmo sistema. Essas funcionalidades contribuem para a otimização e transparência das rotinas administrativas e para o aumento da arrecadação dos municípios.

Para o coordenador de Tecnologia e Pesquisa da IPM, Cleber Nardelli, o maior benefício de incorporar essas ferramentas em um ERP de gestão pública é a capacidade de permitir o nascimento e/ou digitalização de documentos diretamente pelos servidores públicos durante a operação das suas rotinas diárias, ou seja, o documento já nasce digital.

“Um exemplo é o cadastro imobiliário. Toda vez que uma unidade é criada ou mantida no sistema, os documentos relacionados diretamente a ela (registro de imóvel, termos e contratos importantes) podem ser digitalizados e relacionados.”

Confira cada uma das ferramentas existentes no Atende.net que podem auxiliar a o seu município a se tornar uma Prefeitura Digital:

Soluções do Atende.net para uma Prefeitura Digital

1. Cadastro Único

O sistema de gestão pública em nuvem da IPM funciona com base em tabelas únicas de uso compartilhado entre os usuários e departamentos. Permite ainda que as pessoas se autoatendam via internet, em Portal do Cidadão unificado, com login único. Isso tudo exige menos serviços de digitação, facilita a atualização das informações e, automaticamente, promove uma melhor comunicação interna. E tem mais: as prefeituras que funcionam com cadastro único geralmente arrecadam mais.

“Só há duas opções: ou existe um Cadastro Único que permite o compartilhamento de informações e elimina a duplicidade ou a divergência/inconsistência de informações, ou então a administração pública não avança”, comenta Nardelli.

2. Processo Digital

Em busca de melhores resultados e organização, o Processo Digital faz toda a diferença em comparação ao antigo método físico, que utiliza o papel para tramitação de processos. Nesse caso, como o próprio nome diz, os processos tramitam totalmente em meio eletrônico, algo essencial para um município que deseja se tornar uma Prefeitura Digital.

“O problema não é a burocracia, na verdade ela é necessária é lei. O problema é a forma como ocorrem os encaminhamentos internos/externos somados a uma comunicação ineficiente”, explica o coordenador Cleber Nardelli.

3. Workflow

O Workflow presente no Atende.net oferece mais rapidez ao atendimento das necessidades dos públicos interno e externo das prefeituras através do monitoramento e automatização dos processos. De forma visual, como em fluxogramas, é possível analisar a situação de cada processo, o que já foi feito, o que está pendente e quais atividades podem ser executadas.

“O mapeamento de processos e consequente automação pelo do workflow, constitui-se em um verdadeiro patrimônio para a administração pública”, explica Nardelli.

4. GED

Com o uso da técnica de desenho de processos através de Workflow e o gerenciamento completo através do Processo Digital, os documentos já nascem digitais. Mas ainda assim é possível que documentos adicionais sejam digitalizados e incorporados diretamente através da Gestão Eletrônica de Documentos (GED). 

Dessa forma, assim que um documento “nasce” no sistema de gestão pública em nuvem ele é imediatamente classificado no GED, ficando disponível para consulta documental, levando em consideração prazos regimentais, regras de sigilo e/ou transparência. A GED, portanto, é uma forma de facilitar o armazenamento de documentos e garantir o fácil acesso a eles de forma totalmente digital. 

Funciona assim: os documentos em formato físico guardados em pastas e arquivos do setor público são digitalizados diretamente no sistema através do escaneamento direto; da obtenção da imagem através de uma câmera ou de um link externo, ou através do upload de arquivos. A partir daí eles passam a tramitar de forma integralmente digital e online e os usuários podem acessá-los de qualquer lugar por um navegador web.

Segundo o coordenador de Tecnologia e Pesquisa da IPM, Cleber Nardelli, as funcionalidades disponíveis na gestão eletrônica de documentos foram desenvolvidas de acordo com as melhores práticas e requisitos definidos pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

“Um GED incorporado a um ERP permite a classificação e vinculação dos documentos diretamente nas rotinas, ficando sempre acessíveis quando necessários e para quem puder acessá-los, de acordo com as regras de acesso.”

5. Portal de Serviços ao Cidadão

O Portal de Serviços ao Cidadão vinculado ao site da prefeitura proporciona mais autonomia ao cidadão, evitando filas, perda de tempo e até o trânsito das grandes cidades. Além do atendimento ser otimizado, há economia de recursos, os servidores municipais podem ser deslocados para outras funções e há menos danos ao meio ambiente pela diminuição de papel. 

Tudo pode ser feito de um computador ou smartphone conectado à internet, de qualquer hora e em qualquer lugar. Cada cidadão pode ter um login e uma senha para acessar os serviços dos quais precisa. As opções, que vão desde a emissão de guias para o pagamento dos impostos municipais até o acesso às informações imobiliárias da cidade, estão separadas conforme o perfil de quem acessa.

“O portal permite acesso unificado de usuários através de um único login. As administrações modernas estão disponibilizando todos os serviços para que fiquem acessíveis de forma digital, diretamente ao cidadão”, cita Nardelli.

6. App Atende.net

O App Atende.net é integrado ao sistema de gestão homônimo usado na prefeitura.  Com ele é possível interagir com os principais serviços de órgãos públicos por meio de celular sem enfrentar filas e sem burocracia. A própria prefeitura faz a gestão do sistema com total autonomia para ativar e desativar funções por meio do Portal do Cidadão.

“Fica muito fácil para a administração pública disponibilizar serviços, seja através do portal web ou do aplicativo nativo, seja nas plataformas Android e iOS. Para o cidadão isso significa a convergência de serviços públicos disponíveis digitalmente”, finaliza Cleber Nardelli.

7. Diário Oficial Eletrônico

Desenvolvido no Atende.Net, o Diário Oficial Eletrônico é integrado ao site da prefeitura com navegabilidade intuitiva, facilitando o acesso dos cidadãos. A ferramenta de gestão pública e transparência também proporciona economia à administração municipal, que já não precisa comprar espaço para divulgação em jornais e elimina os gastos com impressão para o mural interno.

Com o auxílio do Atende.net e das ferramentas que compõe a plataforma unificada é possível que o seu município entre na era da modernidade e torne-se uma Prefeitura Digital. Quer saber mais? Agende uma demonstração com os nossos consultores técnicos pelo e-mail comercial@ipm.com.br ou pelo telefone (48) 3031-7500.

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